Enkelte sakte virksomheter og offentlige etater godtar kanskje ikke dokumenter via e-post, og tvinger deg til å fakse dem inn. Hvis du blir tvunget til å sende en faks, kan du gjøre det fra datamaskinen din gratis.
Vi har tidligere dekket måter å signere dokumenter elektronisk uten å skrive ut og skanne dem . Med denne prosessen kan du signere et dokument digitalt og fakse det til en bedrift - alt på datamaskinen din uten utskrift.
Hvordan faksmaskiner fungerer (og hvorfor de er så upraktiske)
Dette er ikke så enkelt som det burde være. Faksmaskiner er alle koblet til de vanlige gamle telefonlinjene. Når du bruker en vanlig faksmaskin, ringer den faksmaskinen til det nummeret du angir. Faksmaskinen på destinasjonsnummeret svarer, og dokumentet overføres via en telefonsamtale.
Denne prosessen ble oppfunnet før Internett og virker latterlig arkaisk på dette tidspunktet. For å utføre en faks kan en person skrive opp et dokument, skrive det ut og skanne det inn i faksmaskinen som sender det over telefonlinjen. Personen som mottar faksen, kan deretter skanne det faksede dokumentet og gjøre det om til en digital fil. De har kommet i full sirkel - dokumentet ble sendt fra en datamaskin til en annen datamaskin med mye ekstra arbeid og tapt bildekvalitet.
I SLEKT: Hvordan elektronisk signere PDF-dokumenter uten å skrive ut og skanne dem
Ideelt sett vil du kunne sende inn et dokument via e-post eller en sikrere online metode. Mange bedrifter anser faks som en sikker metode for overføring av dokumenter, men det er det virkelig ikke. Hvis noen lurte på telefonlinjen, kunne de enkelt fange opp alle faksede dokumenter.
Det er ingen måte å koble til en faksmaskin direkte over Internett, siden faksmaskinen bare er koblet til telefonlinjer. For å utføre en faks på nettet trenger vi en slags gateway som godtar dokumenter via Internett og overfører dokumentet til en faksmaskin. Det er her tjenestene nedenfor kommer inn. Gi dem et dokument, så gjør de det irriterende arbeidet med å ringe opp faksmaskinen og sende dokumentet over telefonlinjen.
Du kan fakse bare med datamaskinen din, men ...
Du kan selvfølgelig hoppe over tjenestene nedenfor. Microsoft Windows inneholder til og med et faks- og skanneprogram som lar deg sende fakser. Haken er at du trenger datamaskinen din koblet til telefonlinjen - ja, dette betyr at du trenger et oppringt faksmodem. Du trenger også en fast telefonforbindelse, og du må be folk om å holde seg utenfor telefonen når du sender fakser, akkurat som i de gamle oppringte Internett-dagene. Hvis du fakset mye, kunne du selvfølgelig betale for en dedikert faks-telefonlinje - dette kan til og med være nødvendig hvis du mottok mange fakser.
Dette er åpenbart ikke ideelt. Jo, hvis du trenger å sende ganske mange fakser, kan du kjøpe en faksmaskin eller et modem og koble den til fasttelefonen din. Men du trenger sannsynligvis ikke å sende og motta fakser dette ofte - du trenger forhåpentligvis bare å sende en og annen faks når du støter på en organisasjon som sitter fast tidligere.
Skann dokumentet eller bruk en eksisterende digital fil
I SLEKT: Slik skanner du dokumenter til PDF med Android-telefonens kamera
Den grunnleggende prosessen er enkel. Først må du skanne dokumentet du vil fakse, akkurat som om du skulle sende dokumentet via e-post. hvis du ikke har en skanner som ligger rundt, kan det være lurt å prøve skanne den med smarttelefonen din . Hvis dokumentet allerede er en fil på datamaskinen din, gratulerer - du trenger ikke å skanne noe.
Med dokumentet nå i digital form, kan du sende det til en tjeneste som vil gjøre det irriterende faksarbeidet for deg.
Send fakser online, gratis
Det er så mange online fakstjenester der ute at det er vanskelig å ta en informert beslutning om hvilken du skal velge. Det første du bør tenke på er hva slags bruker du er, hvor ofte du skal sende faks og hvilke funksjoner du trenger.
Kraftbruker: RingCentral faks
Hvis du hele tiden skal sende sensitive fakser, eller hvis du jobber for et selskap og prøver å velge en tjeneste, RingCentral faks , som er delvis eid av Cisco og AT&T, er sannsynligvis det beste valget for dine behov, spesielt siden de har mange gode sikkerhetsfunksjoner og støtte for flere brukere med separate fakslinjer.
Den har alle funksjonene du kan forestille deg, inkludert integrasjoner med Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, og du kan til og med få et gratisnummer. Den har også mange sikkerhetsfunksjoner som vil være nyttige for bedrifter eller personer som overfører sikker informasjon.
Selvfølgelig, hvis du bare vil sende noen fakser, kan du registrere deg for en av deres billige planer ... og deretter bare avbryte etter en måned eller to.
Noen ganger bruker
Hvis du trenger å sende en og annen faks, anbefaler vi at du registrerer deg for en gratis prøveversjon av MyFax , som lar deg sende opptil 100 sider, som er flere sider per måned enn de fleste må fakse per år. Hvis du trenger å fakse ofte, kan du oppgrader til en vanlig plan .
Motta fakser
Hvis du trenger å motta fakser, må du registrere deg for en betalt tjeneste. Tjenesten må etablere et dedikert telefonnummer for fakslinjen din, og det koster penger. RingCentral , MyFax , og mange andre tjenester vil gjøre dette hvis du betaler.
I SLEKT: Hvordan elektronisk signere PDF-dokumenter uten å skrive ut og skanne dem
Heldigvis skal du i det minste kunne få en gratis prøveperiode - RingCentral tilbyr for eksempel 30 dagers gratis faksmottak.
Det er mange fakstjenester å bruke, og hvis du bare trenger å sende en og annen faks, kan du klare det gratis, men hvis du vil motta en faks, vil du til slutt trenge å registrere deg for en prøvekonto. . Du kan alltid avbryte hvis du vil.
Bildekreditt: Matt Jiggins på Flickr , David Voegtle på Flickr
