ảnh chụp bởi H dành cho Trang chủ
Email có thể làm cho việc liên lạc trở nên dễ dàng hơn, nhưng nó cũng có thể làm tiêu hao thời gian của bạn. Tìm hiểu cách xử lý email đến và viết email gửi đi để tiết kiệm thời gian.
Theo một cuộc khảo sát từ năm 2005, các cuộc phỏng vấn nhân viên cho thấy thời gian lãng phí vào email đã khiến một doanh nghiệp có 10.000 nhân viên mất khoảng 152 triệu đô la tiền lương mỗi năm.
Email rõ ràng có những mặt trái của nó. Các email không rõ ràng khiến nhân viên mất tập trung khỏi các nhiệm vụ quan trọng liên quan đến công việc, các kênh liên lạc đám mây và thường tạo ra công việc thừa. Hãy tránh những cạm bẫy của email bằng cách làm theo những gợi ý dưới đây.
Email đến có thể lãng phí thời gian của bạn như thế nào
ảnh chụp bởi Dvortygirl
Có rất nhiều loại email có thể làm lãng phí thời gian của bạn. Những cái đó:
- Có thể cắt bớt nhiều thư và cô đọng thành một thư toàn diện
- Không liên quan trực tiếp đến bạn
- Có liên quan đến bạn nhưng không theo cách trực tiếp, điều này khiến bạn không chắc chắn về cách thức hoặc liệu bạn có nên trả lời hay không (và ngốn thời gian)
- Không hướng dẫn bạn thực hiện một số hành động (không hiệu quả)
- Đánh lạc hướng và / hoặc khuyến khích bạn lãng phí thời gian trên web
- Không phù hợp với email và có ý nghĩa hơn thông qua kênh giao tiếp động như cuộc họp kinh doanh hoặc một số định dạng phù hợp hơn với nội dung (như tài liệu độc lập giàu thông tin)
Cách xử lý email đến một cách hiệu quả
Để đọc và xử lý email hiệu quả, bạn cần tập trung vào hai điều - tìm ra thông điệp của email (hoặc thiếu) và quyết định hành động nào cần thực hiện để phản hồi.
Bước 1: Tìm ra thông báo (hoặc thiếu)
Bất cứ khi nào bạn đọc một email mới, hãy dành ít thời gian nhất có thể để tìm ra:
- Cho dù người nói đang nói chuyện với bạn trực tiếp hay gián tiếp
- Liệu người nói có nói với bạn những gì họ mong đợi ở bạn
- Cho dù điều đó được thực hiện một cách rõ ràng
- Liệu thông điệp tổng thể có liên quan đến bạn không
- Liệu thông điệp tổng thể có phù hợp hay không, dựa trên bối cảnh mối quan hệ của bạn với người gửi (hoặc thiếu, nếu họ đang cố gắng bắt đầu mối quan hệ kinh doanh chẳng hạn)
Điều này sẽ giúp bạn xác định thông điệp của email là gì và bạn muốn trả lời như thế nào. Đó là, nếu bạn có ý định trả lời ngay từ đầu.
Điều đặc biệt quan trọng cần lưu ý là nếu người nói đang làm một hoặc nhiều việc có thể khiến bạn lãng phí thời gian quý báu, chẳng hạn như:
- Không rõ ràng về những gì họ đang cố gắng nói
- Sử dụng ngôn ngữ một cách khó hiểu hoặc khoa trương để tránh nói những thuật ngữ cụ thể (ví dụ: “Tôi nghĩ rằng chúng ta cần phải có trái tim vào một lúc nào đó” so với “Bạn có thể gọi cho tôi trong tuần này để chúng ta có thể nói chuyện qua điện thoại về một điều gì đó quan trọng không? ”)
- Luyên thuyên hoặc lạc đề
- Bao gồm thông tin không phải việc của bạn, không phù hợp, gây khó chịu hoặc không mạch lạc
- Cc hoặc bcc cho bạn những tin nhắn không liên quan đến bạn
- Lặp lại cùng một thông báo qua các email khác nhau hoặc lặp lại những gì đã được đề cập trong các cuộc liên lạc trước đó ngoài email
- Viết về điều gì đó mà bạn đã thảo luận và giải quyết - một cách đãng trí hoặc bất cẩn
Trong những loại tình huống này, hãy đặc biệt cẩn thận để phản hồi một cách hiệu quả để giảm thiểu thời gian bạn dành cho giao tiếp. Bởi vì bạn rất dễ để các tình huống email mơ hồ ở trên làm tiêu hao thời gian của bạn.
Bước 2: Quyết định hành động cần thực hiện
Sau khi bạn biết nội dung tin nhắn, hãy tìm ra cách phản hồi hiệu quả nhất. Dưới đây là một số câu trả lời điển hình:
- Chuyển cuộc trò chuyện sang một phương tiện liên lạc tốt hơn như cuộc gọi điện thoại và cuộc gọi hội nghị
- Trả lời một câu hỏi lặp lại được hỏi bởi nhiều người - không phải qua email - mà thông qua một phương tiện giàu thông tin hơn có thể được chia sẻ, chẳng hạn như Google Tài liệu
- Không trả lời những tin nhắn không nói rõ người nói mong đợi điều gì ở bạn (ngay cả khi cảm thấy hơi bất lịch sự)
- Giải quyết các thông báo không rõ ràng bằng các câu hỏi cụ thể trực tiếp và ngắn gọn, chẳng hạn như “Khi nào bạn muốn báo cáo được hoàn thành trước?” hoặc "Bạn muốn tôi đóng góp như thế nào cho dự án này?"
- Nhấc điện thoại và gọi cho người đó bất cứ lúc nào kịch tính hoặc sự cố giao tiếp bắt đầu xảy ra - việc giải quyết vấn đề qua email sẽ chỉ mất nhiều thời gian hơn và có thể làm xung đột thêm trầm trọng
Bước 3: Quay lại công việc
Quan trọng nhất, sau khi bạn trả lời email (có thể bao gồm việc không trả lời và thay vào đó là xóa thư), bạn cần phải quay lại công việc. Chuyển sang email tiếp theo đang chờ trong hộp thư đến của bạn hoặc chuyển sang chế độ và quay lại thực sự làm việc thay vì trả lời yêu cầu của người khác.
Làm thế nào để gửi email có thể lãng phí thời gian của bạn
ảnh chụp bởi Không công bằng
Ngoài ra, có nhiều loại email bạn gửi điều đó có thể làm lãng phí thời gian của bạn. Những cái đó:
- Được xâu chuỗi một cách không cần thiết thành nhiều thư, mỗi thư cần thời gian và suy nghĩ để điều chỉnh, thay vì một thư toàn diện
- Không liên quan trực tiếp đến người nhận, điều này gây lãng phí công sức của bạn
- Không đủ rõ ràng và lôi ra các cuộc trò chuyện dài qua email và / hoặc hiểu lầm, hoặc không có hành động hiệu quả nào cả (có nghĩa là bạn sẽ phải dành thời gian bắt đầu lại cuộc trò chuyện sau này)
- Không hướng người nhận thực hiện một số hành động không có lợi
- Đánh lạc hướng và khuyến khích người nhận lãng phí thời gian trên web - điều đó có nghĩa là điều đó cũng khuyến khích bạn
- Không phù hợp với định dạng email, nhưng được truyền đạt tốt hơn thông qua cuộc trò chuyện thời gian thực hoặc thông qua tài liệu hướng dẫn hoặc giàu thông tin như sách hướng dẫn, bài viết trên blog, trang Câu hỏi thường gặp, báo cáo công ty hoặc bản trình bày PowerPoint
Cách gửi Email hiệu quả
Để viết email không lãng phí thời gian của bạn về lâu dài (chưa kể thời gian của người nhận), bạn cần tập trung vào năm điều: truyền đạt một thông điệp rõ ràng, yêu cầu người nhận thực hiện các bước có thể hành động, sử dụng cấu trúc tốt, chỉnh sửa trước khi bạn nhấn gửi và theo dõi hiệu quả.
Bước 1: Xóa tin nhắn của bạn
Trước khi soạn thảo email, bạn cần hiểu rõ nội dung thư. Mục đích:
- Những gì bạn muốn giao tiếp
- Tại sao bạn muốn thông báo nó
- Bạn muốn người nhận của mình thực hiện hành động nào
- Làm thế nào bạn có thể thuyết phục tốt nhất họ thực hiện hành động như vậy
Dưới đây là một số lý do phổ biến để gửi email:
- Để nhắc ai đó về thời hạn
- Để cung cấp cho ai đó hướng dẫn bằng văn bản về một nhiệm vụ
- Đặt một câu hỏi nhanh có thể được trả lời đầy đủ thông qua văn bản
- Để trả lời một câu hỏi nhanh có thể được trả lời đầy đủ bằng cách viết
- Để chuyển thông tin nhạy cảm về thời gian
- Cung cấp các ngày có sẵn để lên lịch cuộc họp
- Để theo dõi sau cuộc họp và thể hiện sự đánh giá cao
Trong tất cả các ví dụ này, ngoại trừ ví dụ cuối cùng, bạn muốn người nhận thực hiện một số hành động (ngay cả khi đó chỉ là trả lời bạn).
Đôi khi hành động có vẻ không phải là một hành động. Có thể bạn muốn:
- Chuyển cho đồng nghiệp của bạn một mẹo
- Cho bạn bè của bạn biết bạn đã hạ cánh an toàn tại điểm đến du lịch của bạn
- Cập nhật ngắn gọn về tình hình hoạt động của bạn tại điểm đến mới và cách bạn có thể đạt được trong vài tuần tới
Trong mỗi tình huống này, bạn không yêu cầu người nhận của mình thực hiện một hành động nhất định. Tuy nhiên, có nghĩa là họ sẽ không thực hiện bất kỳ hành động nào, miễn là bạn đóng email thích hợp, hoặc ít nhất bằng cách ký tên của bạn. Họ hiểu rằng giao tiếp có thể dễ dàng kết thúc bằng email của bạn; mà họ không cần phải trả lời.
Bước 2: Yêu cầu người nhận của bạn thực hiện các bước có thể hành động
Để viết các email hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, bạn cần làm cho chúng có thể hành động được. Và bạn cần đảm bảo rằng người nhận của bạn biết rõ họ mong đợi hành động nào.
Nếu bạn không nhắm đến mục tiêu này, nhưng đang cố gắng kể ra câu chuyện cuộc đời mình hoặc giải thích lý do tại sao bạn lại chờ đợi mẫu iPhone tiếp theo thay vì chọn mẫu mới nhất, bạn có thể quên việc tiết kiệm thời gian vì việc viết bút ký mất nhiều thời gian. rất nhiều suy nghĩ và thời gian.
Tập trung vào những điều sau khi làm cho email có thể hành động:
- Đặt thời hạn
- Vạch ra các kế hoạch dự phòng
- Đưa ra các tùy chọn tiềm năng cho quá trình hành động tiếp theo (ví dụ: thời gian bạn có mặt để gặp gỡ trực tiếp, địa điểm bạn có thể gặp)
- Đưa ra ý kiến khi được yêu cầu
- Đưa ra một yêu cầu phù hợp để viết và thực sự thuận tiện hơn khi sử dụng một phương thức giao tiếp khác
- Cung cấp một tập hợp các hướng cho một nhiệm vụ mà người nhận của bạn đã đồng ý thực hiện
Chủ động và quyết đoán khi vạch ra các bước hành động. Tránh hỏi những câu hỏi mở trừ khi không có lựa chọn nào khác. Vì câu hỏi mở đối lập với nội dung hành động.
Dưới đây là một số ví dụ:
- Thay vì yêu cầu người nhận cung cấp cho bạn lịch trình của họ (và lãng phí email trong quá trình này) - hãy bắt đầu bằng cách gửi cho họ thời gian họp có sẵn của bạn.
- Thay vì hỏi người nhận của bạn họ nghĩ gì về một quyết định kinh doanh nhất định, hãy phác thảo quyết định tiềm năng và yêu cầu phản hồi mang tính xây dựng; theo cách đó, họ sẽ không phải nghĩ ra thứ gì đó của riêng mình và thay vào đó sẽ có thứ gì đó để làm việc
Bạn giữ cho email có thể hành động bằng cách cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho người đọc và giữ cho nội dung có thể hành động thay vì kết thúc mở.
Quan trọng nhất, bạn cần đảm bảo rằng bất kỳ hành động nào bạn mong đợi từ người đọc đều được truyền đạt rõ ràng. Đừng cho rằng họ biết rằng bạn muốn thiết lập một cuộc họp trong tuần này chỉ cần bạn cung cấp thời gian rảnh của mình. Đừng cho rằng họ biết bộ hướng dẫn của bạn áp dụng cho nhiệm vụ công việc nào. Hãy nói rõ ràng và vui lòng cho họ biết bạn muốn họ làm gì.
Bước 3: Tạo cấu trúc tốt
Một là bạn đã xác định rõ thông điệp của mình và bạn đã biến nó thành hành động, đã đến lúc tổ chức nó theo cách để truyền tải sự rõ ràng và các yêu cầu có thể hành động của bạn.
Các đoạn: Một quy tắc chung cần tuân theo là giữ các đoạn văn dưới năm câu. Không chỉ khó tập trung vào các đoạn văn dài trong khi đọc web, mà các đoạn văn lộn xộn khiến người nhận có cơ hội mất tập trung và có thể bỏ lỡ những điểm quan trọng nhất. Sau đó, điều này dẫn đến các phản hồi cẩu thả hoặc dư thừa, làm mờ kênh liên lạc.
Câu phù hợp: Sử dụng giọng chủ động khi viết câu. Giữ các câu ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Tránh đi lạc hướng hoặc giải thích lý trí hoặc cảm xúc của bạn về mọi thứ một cách không cần thiết. Thay vào đó, hãy bám sát sự kiện và hành động bạn yêu cầu mà người nhận của bạn thực hiện.
Từ ngữ: Cố gắng không sử dụng những từ lớn hoặc tiếng lóng, trừ khi bạn biết khán giả của mình sẽ hiểu chúng. Tránh những câu nói đùa và những đề cập đến văn hóa có thể bị hiểu nhầm, bởi vì bất cứ điều gì có thể dễ dàng bị hiểu sai đều là rào cản tiềm ẩn đối với giao tiếp hiệu quả.
Tránh các từ thừa và các cụm từ đủ tiêu chuẩn. “Với tình hình hiện tại mà điều này đang xảy ra, tôi nghĩ rằng có thể là khôn ngoan nếu…” là một câu nói đủ điều kiện không chỉ lãng phí lời nói và thời gian mà còn làm mất tập trung khỏi thông điệp thực sự. Thay vào đó, chỉ cần nêu đề xuất của bạn mà không cần phải đủ điều kiện.
Một ví dụ khác: “Tôi đang tự hỏi liệu tôi có thể hỏi bạn…” Cắt cụm từ này ra và chỉ cần đặt câu hỏi. Nó cũng sẽ làm tăng sự tự tin của bạn, vì bạn sẽ không xin phép trong tiềm thức để giao tiếp một cách chủ động.
Chấm câu: Giữ dấu câu đơn giản. Các từ và cụm từ đủ tiêu chuẩn chỉ hiệu quả khi được sử dụng để thiết lập phép lịch sự khi bắt đầu giao tiếp với người mà bạn muốn có mối quan hệ kinh doanh hoặc cá nhân. Trong những trường hợp như vậy, bạn không nhất thiết muốn trở thành người sắp tới, nhưng hãy sử dụng một số cụm từ lịch sự để thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ.
Giảm thiểu việc sử dụng dấu phẩy - điều này tự nhiên giúp bạn giữ cho câu ngắn gọn. Tránh nói lười biếng theo cảm hứng văn bản, lạm dụng quá nhiều dấu chấm-chấm-chấm và dấu phẩy liên tiếp. Thay vào đó, hãy ngắt câu bằng tiếng Anh thích hợp và sử dụng các từ co khi có ý nghĩa, vì chúng giúp việc đọc trôi chảy hơn.
Ngoài ra, hãy xem xét việc ngắt câu danh sách bằng các dấu đầu dòng và sử dụng một dòng dấu gạch ngang để chia nhỏ các phần chính (có thể bao gồm một hoặc nhiều đoạn văn).
Dấu đầu dòng và ngắt phần nâng cao khả năng đọc của trang web, cũng như giúp bạn tổ chức thông điệp của mình rõ ràng hơn.
Bước 4: Chỉnh sửa trước khi gửi
Trước khi bạn gửi email, hãy dành 1-2 phút để đọc to. Điều này sẽ giúp bạn nhận ra những sai lầm hoặc nhận thấy những phần khó xử mà bạn thường không nói trực tiếp. Loại bỏ những từ thừa đó và đơn giản hóa dấu câu. Gạch đầu dòng danh sách và cắt bớt các đoạn văn của bạn.
Khi bạn có thể trả lời những câu hỏi sau bằng "có", thì bạn đã sẵn sàng nhấn "gửi":
- Thông điệp có rõ ràng không?
- Các kỳ vọng có khả thi và được nêu rõ ràng không?
- Liệu người nhận của tôi có thể nhận thành công tin nhắn của tôi không? Thành công có nghĩa là họ biết họ mong đợi phản ứng nào.
- Nếu các vai trò bị đảo ngược, tôi có thể nhận được thông báo này thành công không?
Bước 5: Theo dõi hiệu quả
Ngoài ra, hãy chủ động theo dõi các email của bạn. Nếu ai đó không trả lời yêu cầu trực tiếp, đừng lãng phí thời gian tự hỏi điều gì đã xảy ra. Thay vào đó, hãy gửi một email theo dõi lịch sự nhưng trực tiếp để kiểm tra với họ. Áp dụng các nguyên tắc được liệt kê ở trên. Và đừng lãng phí quá nhiều thời gian để nhận được phản hồi; nếu người nhận không liên lạc với bạn, hãy biết khi nào cần tiếp tục hoặc gặp trực tiếp họ.
Sử dụng Email để tiết kiệm thời gian
Email có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn biết cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Và điều này áp dụng cho cả việc gửi và nhận tin nhắn.
Email được sử dụng tốt nhất để cung cấp các thông điệp hữu ích được truyền đạt đầy đủ qua văn bản. Nếu bạn tận dụng được những lợi ích của email và tránh được nhiều cạm bẫy lãng phí thời gian, nó sẽ là một công cụ mạnh mẽ.
