A képet készítette H az otthoni
Az e-mail megkönnyítheti a kommunikációt, de feleslegessé teheti az idejét is. Ismerje meg a bejövő e-mailek feldolgozását és a kimenő e-mailek írását az idő megtakarítása érdekében.
Egy 2005-ös felmérés szerint az alkalmazottak interjúiból kiderült, hogy az e-mailre pazarolt idő miatt a 10 000 alkalmazottal rendelkező vállalkozás évente becslések szerint 152 millió dolláros béreket veszített.
Az e-mailnek egyértelműen megvannak a hátrányai. A nem világos e-mailek elvonják az alkalmazottak figyelmét a fontos munkával kapcsolatos feladatokról, a felhő kommunikációs csatornáiról, és gyakran extra munkát hoznak létre. Kerülje el az e-mail buktatóit az alábbi javaslatok betartásával.
Hogyan pazarolhatja az idejét a bejövő e-mail
A képet készítette Dvortygirl
Sokféle e-mail üzenet pazarolhatja az idejét. Azok, amelyek:
- Lehetne több üzenetből kivágni és átfogóvá tömöríteni
- Ne kapcsolódjon közvetlenül magához
- Ne kapcsolódj magadhoz, de ne közvetlen módon, ami elbizonytalanodik abban, hogy hogyan vagy ha válaszolj (és felemész az idő)
- Ne utasítson valamilyen tevékenységre (ami nem eredményes)
- Vezesse el a figyelmét és / vagy ösztönözze az idő pazarlására az interneten
- Nem alkalmasak az e-mail küldésre, és értelmesebbek egy dinamikus kommunikációs csatornán, például üzleti értekezleten vagy valamilyen formátumnál, amely jobban megfelel a tartalomnak (például információgazdag önálló dokumentum)
Hogyan lehet hatékonyan feldolgozni a bejövő e-maileket
Az e-mailek hatékony olvasása és feldolgozása érdekében két dologra kell összpontosítania - kitalálnia az e-mail üzenetét (vagy annak hiányát), és el kell döntenie, hogy milyen lépéseket tegyen válaszként.
1. lépés: Az üzenet kitalálása (vagy hiánya)
Amikor új e-mailt olvas, szánjon a lehető legkevesebb időt, hogy kitalálja:
- Függetlenül attól, hogy a beszélő közvetlenül vagy közvetetten szólít meg
- Mondta-e az előadó, mit várnak tőled?
- Hogy ez világos módon történt-e
- Hogy az átfogó üzenet releváns-e az Ön számára
- Hogy az átfogó üzenet megfelelőnek tűnik-e, tekintettel a feladóval való kapcsolatának összefüggéseire (vagy annak hiányára, ha például üzleti kapcsolatot próbálnak kezdeményezni)
Ez segít abban, hogy megtudja, mi az e-mail üzenete, és hogyan szeretne válaszolni. Vagyis, ha elsősorban válaszolni kíván.
Különösen fontos megjegyezni, ha a hangszóró egy vagy több olyan dolgot végez, amely csábíthat az értékes időveszteségre, például:
- Mivel nem világos, mit akarnak mondani
- A nyelv zavaros vagy eufemisztikus használata a konkrét kifejezések elkerülése érdekében (pl. „Úgy gondolom, hogy valamikor szívvel-szívvel kell rendelkeznünk”, szemben a „Hívhatsz ezen a héten, hogy telefonon beszélhessünk valami fontosról? ”)
- Tévelygés vagy témáról való lemondás
- Beleértve azokat az információkat, amelyek nem a te dolgod, nem megfelelőek, sértőek vagy következetlenek
- Másolat vagy másolat másolása olyan üzenetekre, amelyek nem relevánsak az Ön számára
- Ugyanazon üzenet megismétlése különféle e-maileken keresztül, vagy az e-mailek kivételével a korábbi közlemények már megismétlése
- Írjon valamiről, amelyet már megbeszélt és megoldott - feledékeny vagy gondatlan módon
Az ilyen típusú helyzetekben különösen ügyeljen arra, hogy hatékonyan reagáljon, és így minimalizálja a kommunikációra fordított időt. Mert könnyű hagyni, hogy a fenti kétértelmű e-mail szcenáriók lerázzák az idejét.
2. lépés: Döntse el, hogy mi a teendő
Miután megtudta, miről szól az üzenet, találja meg a válaszok legeredményesebb módját. Íme néhány tipikus válasz:
- A beszélgetés áttérése egy jobb kommunikációs eszközre, például telefonos és konferenciahívásokra
- Válasz a több ember által feltett, ismétlődő kérdésre - nem e-mailben -, hanem információval gazdagabb, megosztható közegben, például egy Google Doc-ban
- Nem válaszol olyan üzenetekre, amelyek nem teszik egyértelművé, mit vár el a beszélő tőled (még ha kissé udvariatlannak is érzi magát)
- A nem egyértelmű üzenetek kezelése közvetlen és rövid konkrét kérdésekkel, például: „Mikor szeretné, ha a jelentés elkészülne?” vagy „Hogyan szeretné, ha hozzájárulnék ehhez a projekthez?”
- A telefon felvétele és a személy bármikor felhívása dráma vagy kommunikációs meghibásodás következik be - e-mailen keresztül történő kihúzása csak hosszabb időt vesz igénybe, és fokozhatja a konfliktust
3. lépés: Tegye vissza a feladatot
Ami a legfontosabb, hogy miután válaszolt egy e-mailre (ami abból áll, hogy nem válaszolt, és inkább törölte az üzenetet), vissza kell állnia a feladattal. Lépjen a beérkező levelek között várakozó következő e-mailre, vagy váltson sebességváltót, és térjen vissza a tényleges munkához, ahelyett, hogy válaszolna mások kéréseire.
Hogyan pazarolhatja el az e-mail küldése az idejét
A képet készítette Tisztességtelen
Ezenkívül sokféle e-mail üzenet létezik küldesz ezzel pazarolhatja az idejét. Azok, amelyek:
- Feleslegesen vannak több üzenetre felfűzve, amelyek mindegyikének átfogó helyett időre és gondolatra van szüksége a testreszabáshoz
- Ne kapcsolódjon közvetlenül a címzetthez, ami az ön részéről felesleges erőfeszítést jelent
- Nincsenek elég egyértelműek, és hosszú e-mailes beszélgetésekbe és / vagy félreértésekbe keverednek, vagy egyáltalán nem végeznek produktív műveleteket (ami azt jelenti, hogy később újra el kell töltenie az időt a beszélgetés kezdeményezésével)
- Ne utasítsa a befogadót valamilyen tevékenységre, ami nem eredményes
- Vonja el a figyelmét és ösztönözze a címzettet arra, hogy pazarolja az idejét az interneten - ami azt jelenti, hogy ugyanezt ösztönzi Önökre
- Nem alkalmasak az e-mail formátumra, de jobb kommunikálni valós idejű beszélgetések útján, vagy olyan oktatási vagy információ-gazdag dokumentumon keresztül, mint például kézikönyv, blogcikk, GYIK oldal, vállalati jelentés vagy PowerPoint prezentáció
E-mail hatékony küldése
Ahhoz, hogy olyan e-maileket írhasson, amelyek hosszú távon nem pazarolják el az idejét (a címzett idejéről nem is beszélve), öt dologra kell összpontosítania: világos üzenet közlése, cselekvésre alkalmas lépések felszólítása a címzettre, jó struktúra használata, szerkesztés mielőtt a küldés gombra kattintana, és hatékonyan kövesse nyomon.
1. lépés: Tisztázza az üzenetét
Mielőtt még e-mailt készítene, kristálytiszta képet kell kapnia az üzenetről. Határozza meg:
- Amit közölni akarsz
- Miért akarod közölni
- Milyen műveletet kíván végrehajtani a címzettnek
- Hogyan lehet a legjobban rábeszélni őket ilyen cselekvésre
Íme néhány gyakori ok az e-mail küldésre:
- Emlékeztetni valakit egy határidőre
- Írásbeli utasításokat adni valakinek egy feladathoz
- Gyors kérdés feltevése, amelyre írásban megfelelő választ lehet adni
- Gyors kérdés megválaszolására, amelyre írásban megfelelő választ lehet adni
- Idő-érzékeny információk átadása
- A találkozó ütemezéséhez rendelkezésre álló dátumok felajánlása
- Egy értekezlet után nyomon követni, és elismerést mutatni
Az összes példában az utolsó kivételével azt szeretné, ha a címzett valamilyen műveletet végezne (még akkor is, ha ez csak válaszol Önnek).
Néha a cselekvés nem tűnik cselekvésnek. Talán a következőket szeretné:
- Adjon át egy tippet munkatársának
- Mondja el barátainak, hogy biztonságosan leszállt az úti célnál
- Adjon meg egy rövid tájékoztatást arról, hogyan áll az új úti célja, és hogyan érhető el a következő néhány hétben
E helyzetek mindegyikében nem azt mondja a címzettnek, hogy hajtson végre egy bizonyos lépést. Mindazonáltal feltételezhető, hogy várhatóan semmilyen lépést nem fognak tenni, amennyiben Ön az e-mailt megfelelően lezárja, vagy legalább a nevének aláírásával írja le. Megértik, hogy a kommunikáció könnyen véget érhet az Ön e-mailjével; hogy nem kell válaszolniuk.
2. lépés: Kérje meg a címzettet, hogy hajtson végre megfelelő lépéseket
Hatékony, időmegtakarító e-mailek írásához működőképessé kell tenni őket. És meg kell győződnie arról, hogy a címzett tisztában van-e azzal, milyen intézkedéseket várnak tőle.
Ha nem erre törekszik, hanem megpróbálja megfogalmazni az élettörténetét, vagy elmagyarázza, miért tartja ki magát a következő iPhone-modell helyett, nem pedig a legújabbat, akkor elfelejtheti az időmegtakarítást, mert a tollbetétes pár írásakor sok gondolat és idő.
Az alábbiakra koncentráljon, amikor az e-mailt művelhetővé teszi
- Határidők meghatározása
- Készenléti tervek felvázolása
- Potenciális lehetőségek felajánlása a következő lépéshez (pl. Amikor személyes találkozóra áll rendelkezésre, azokon a helyeken, ahol találkozhat)
- Vélemény benyújtása, ha kérik
- Olyan kérés benyújtása, amely alkalmas írásra, és valójában sokkal kényelmesebb, mint egy másik kommunikációs mód használata
- Útmutató készlet megadása egy olyan feladathoz, amelyet a címzett vállalt
Legyen proaktív és határozott, amikor felvázolható lépéseket tesz. Kerülje a nyílt kérdések feltevését, hacsak nincs más lehetőség. Mivel a nyitott kérdések ellentétesek a cselekvésre alkalmas tartalommal.
Íme néhány példa:
- Ahelyett, hogy megkérné a címzettet, hogy adja meg ütemezését (és közben e-mailt pazaroljon), kezdje azzal, hogy elküldi neki a rendelkezésre álló találkozási időket.
- Ahelyett, hogy megkérdezné a címzettet, mit gondol egy bizonyos üzleti döntésről, vázolja fel a lehetséges döntést, és kérjen konstruktív visszajelzést; így nem kell egyedül kitalálniuk valamit, és ehelyett lesz dolgozniuk
Az e-mailt működőképesnek tartja, ha egyértelmű utasításokat ad az olvasónak, és a tartalmat nem nyílt végűként, hanem működőképesen tartja.
Ami a legfontosabb, meg kell győződnie arról, hogy minden olyan műveletet, amelyet elvár az olvasótól, egyértelműen közölje. Ne feltételezzék, hogy tudják, hogy a héten egy értekezletet akarsz létrehozni, csak a rendelkezésre álló időket kínálod fel. Ne feltételezzük, hogy tudják, hogy az utasításkészlet melyik feladatra vonatkozik. Fogalmazza meg kifejezetten, és kedvesen közölje velük, mit akar.
3. lépés: Hozzon létre jó struktúrát
Az egyik, amelynek az üzenete egyértelműen meg van határozva, és cselekvőképessé tette, itt az ideje, hogy ezt úgy szervezze, hogy továbbítsa ezt az egyértelműséget és az Ön kérhető igényeit.
Bekezdések: Követendő általános szabály a bekezdések öt mondat alatti megtartása. A webes olvasás során nem csak nehéz hosszú bekezdésekre koncentrálni, de az ügyetlen bekezdések lehetőséget adnak a címzettnek arra, hogy elveszítse az összpontosítást, és talán kihagyja a legfontosabb pontokat. Ez aztán hanyag vagy felesleges válaszokhoz vezet, amelyek elhomályosítják a kommunikációs csatornát.
Mondatok: Mondatok írásakor használja az aktív hangot. Tartsa a mondatokat rövidek és lényegre törőek. Kerülje el az érintőképernyőt, és indokolatlanul magyarázza a dolgokkal kapcsolatos érvelését vagy érzelmeit. Ehelyett ragaszkodjon a tényekhez és ahhoz, hogy milyen intézkedést kér a címzetttől.
Szavak: Ne használjon nagy szavakat vagy szlenget, hacsak nem tudja, hogy a közönsége megérti őket. Kerülje azokat a poénokat és kulturális utalásokat, amelyeket félreérthetnek, mert bármi, amit könnyen félre lehet értelmezni, akadályozhatja a hatékony kommunikációt.
Kerülje az extra szavakat és a megfelelő kifejezéseket. "Tekintettel a jelenlegi helyzetre, amelyben ez jelenleg zajlik, úgy gondolom, hogy bölcs dolog lehet…" egy minősítő nyilatkozat, amely nemcsak pazarolja a szavakat és az időt, hanem elvonja a figyelmet a valódi üzenetről. Ehelyett csak állítsa meg ajánlását anélkül, hogy minősítenie kellene.
Egy másik példa: „Arra gondoltam, megkérdezhetném-e magát…” Vágja ki ezt a kifejezést, és egyszerűen tegye fel a kérdést. Ez növeli az önbizalmadat is, mert tudat alatt nem kérsz engedélyt a proaktív kommunikációra.
Központozás: Az írásjelek legyenek egyszerűek. A minősítő szavak és kifejezések csak akkor hatékonyak, ha az udvariasság megalapozására szolgálnak, ha kommunikációt kezdeményeznek valakivel, akivel üzleti vagy személyes kapcsolatot szeretne ápolni. Ilyen esetekben nem feltétlenül akarsz megjelenni, de használj néhány udvarias kifejezést, hogy tiszteletben tartsd az idejüket.
Minimalizálja a vesszők használatát - ez természetesen segít rövidíteni a mondatokat. Kerülje a lusta szöveg ihlette beszédet, a pont-pont-pont és az egymást követő vesszők túlzott használatával. Ehelyett írja be a mondatait megfelelő angol nyelvre, és használja az összehúzódásokat, ha van értelme, mert ezek jobbá teszik az olvasást.
Fontolja meg a listák pontjelekkel történő elválasztását, valamint a fő szakaszok felosztásához kötőjelek használatát (amelyek egy vagy több bekezdést tartalmazhatnak).
A pontok és a szakaszok törései javítják az internetes olvashatóságot, valamint segítenek az üzenet egyértelműbb rendezésében.
4. lépés: Szerkesztés küldés előtt
E-mail küldése előtt szánjon 1-2 percet a hangos elolvasására. Ez segít elkapni a hibákat vagy észrevenni olyan kényelmetlen részeket, amelyeket általában nem mondana személyesen. Távolítsa el ezeket a plusz szavakat, és egyszerűsítse az írásjeleket. Gondoljon listákat és vágja le a bekezdéseit.
Amikor az alábbi kérdésekre igen választ adhat, akkor készen áll a „küldés” gombra:
- Világos az üzenet?
- Az elvárások működőképesek és egyértelműen meg vannak-e jelölve?
- A címzettem képes lesz sikeresen megkapni az üzenetemet? A siker azt jelenti, hogy tudják, milyen választ várnak tőlük.
- Ha a szerepek megfordulnának, sikeresen meg tudnám fogadni ezt az üzenetet?
5. lépés: Hatékony nyomon követés
Ezenkívül proaktív módon kövesse nyomon e-mailjeit. Ha valaki nem válaszol a közvetlen megkeresésre, ne pazarolja az idejét azon, hogy vajon mi történt. Ehelyett küldjön udvarias, de közvetlen nyomon követési e-mailt, hogy jelentkezzen be velük. Alkalmazza a fent felsorolt elveket. És ne pazaroljon túl sok időt arra, hogy választ kapjon; ha a címzett nem kommunikál veled, tudd meg, mikor kell tovább lépni, vagy inkább személyesen keressük meg őket.
Az E-mail használatával időt spórolhat
Az e-mail sok időt takaríthat meg, ha tudja, hogyan kell hatékonyan használni. Ez vonatkozik mind az üzenetek küldésére, mind fogadására.
Az e-mail a legalkalmasabb olyan cselekvő üzenetek kézbesítésére, amelyek írásban megfelelően kommunikálva vannak. Ha kihasználja az e-mail előnyeit és elkerüli a sok időt pazarló buktatót, az hatékony eszközként szolgál.
