Foto af H er til hjemmet
E-mail kan gøre kommunikationen lettere, men det kan også dræne din tid. Lær hvordan du behandler indgående e-mail og skriver udgående e-mail for at spare tid.
Ifølge en undersøgelse fra 2005 afslørede medarbejderinterviews, at spildt tid på e-mail fik en virksomhed med 10.000 medarbejdere til at tabe anslået 152 millioner dollars i lønninger om året.
E-mail har helt klart sine ulemper. Uklare e-mails distraherer medarbejdere fra vigtige arbejdsrelaterede opgaver, cloudkommunikationskanaler og skaber ofte ekstra arbejde. Undgå faldgruberne ved e-mail ved at følge nedenstående forslag.
Hvordan indgående e-mail kan spilde din tid
Foto af Dvortygirl
Der er mange typer e-mail-beskeder, der kan spilde din tid. De, der:
- Kunne blive skåret ned fra flere beskeder og kondenseret til omfattende
- Forhold ikke direkte med dig
- Forhold dig, men ikke på en direkte måde, hvilket efterlader dig usikker på, hvordan eller om du skal reagere (og spiser tid)
- Henvis dig ikke til at tage handling (hvilket er uproduktivt)
- Distrahere og / eller opfordre dig til at spilde tid på nettet
- Er ikke egnede til e-mailen, og giver mere mening gennem en dynamisk kommunikationskanal såsom et forretningsmøde eller et format, der er mere egnet til indholdet (som et informationsrig, enkeltstående dokument)
Sådan behandles indgående e-mail effektivt
For at kunne læse og behandle e-mails effektivt skal du fokusere på to ting - at finde ud af meddelelsen i e-mailen (eller mangel på) og beslutte, hvilken handling du skal tage som svar.
Trin 1: Find ud af meddelelsen (eller mangel på)
Når du læser en ny e-mail, skal du tage så lidt tid som muligt på at finde ud af:
- Uanset om højttaleren henvender sig direkte til dig eller indirekte
- Uanset om højttaleren har fortalt dig, hvad de forventer af dig
- Uanset om det gøres på en klar måde
- Om det overordnede budskab er relevant for dig
- Uanset om den overordnede besked synes passende i betragtning af konteksten af dit forhold til afsenderen (eller mangel på, hvis de f.eks. Forsøger at indlede et forretningsforhold)
Dette hjælper dig med at finde ud af, hvad meddelelsen i e-mailen er, og hvordan du vil reagere. Det vil sige, hvis du i første omgang har til hensigt at svare.
Det er især vigtigt at bemærke, om højttaleren laver en eller flere ting, der kan lokke dig til at spilde dyrebar tid, såsom:
- At være uklar om, hvad de prøver at sige
- Brug af sprog på en forvirrende eller eufemistisk måde for at undgå at tale i konkrete termer (f.eks. "Jeg tror, vi skal have et hjerte til hjertet på et eller andet tidspunkt" versus "Kan du ringe til mig i denne uge, så vi kan tale i telefonen om noget vigtigt? ”)
- Vandrer eller går ud af emnet
- Herunder oplysninger, der ikke er din forretning, upassende, stødende eller usammenhængende
- Cc eller bcc'ing dig på meddelelser, der ikke er relevante for dig
- Gentagelse af den samme besked via forskellige e-mails eller gentagelse af, hvad der allerede er blevet dækket af tidligere kommunikation undtagen e-mail
- Skriv om noget, som du allerede har diskuteret og løst - på en glemsom eller skødesløs måde
I disse typer situationer skal du være særlig forsigtig med at reagere på en effektiv måde, der minimerer, hvor meget tid du bruger på kommunikationen. Fordi det er let at lade ovenstående tvetydige e-mail-scenarier dræne din tid.
Trin 2: Beslut, hvilken handling der skal foretages
Når du ved, hvad meddelelsen handler om, skal du finde ud af den mest produktive måde at reagere på. Her er nogle typiske svar:
- Flytning af samtalen til et bedre kommunikationsmedium såsom telefon- og konferenceopkald
- Svar på et tilbagevendende spørgsmål stillet af flere personer - ikke via e-mail - men gennem et mere informationsrig medium, der kan deles, såsom et Google Doc
- Ikke at svare på meddelelser, der ikke gør det klart, hvad højttaleren forventer af dig (selvom det føles lidt uhøfligt)
- Adressering af uklare beskeder med direkte og korte konkrete spørgsmål, såsom: "Hvornår vil du gerne have rapporten afsluttet af?" eller "Hvordan vil du have mig til at bidrage til dette projekt?"
- At tage telefonen og ringe til personen når som helst drama eller kommunikationsnedbrud begynder at forekomme - at trække det via e-mail tager kun længere tid og kan intensivere konflikten
Trin 3: Kom tilbage på opgave
Vigtigst er det, at når du reagerer på en e-mail (som kan bestå af ikke at svare og i stedet slette beskeden), skal du komme tilbage til opgaven. Gå videre til den næste e-mail, der venter i din indbakke, eller skift gear, og vend tilbage til faktisk at arbejde i stedet for at svare på andres anmodninger.
Hvordan afsendelse af e-mail kan spilde din tid
Foto af Urimelig
Derudover er der mange typer e-mail-beskeder du sender der kan spilde din tid. De, der:
- Bliver unødigt trukket ud i flere meddelelser, der hver især tager tid og tanke at skræddersy, i stedet for en omfattende
- Forhold ikke direkte med modtageren, hvilket er spild af indsats fra din side
- Er ikke klare nok og trækker sig ud i lange e-mail-samtaler og / eller misforståelser eller slet ingen produktive handlinger (hvilket betyder, at du bliver nødt til at bruge tid på at starte samtalen igen senere)
- Anvis ikke modtageren til at tage nogle handlinger, som er uproduktive
- Distraher og opfordre modtageren til at spilde tid på nettet - hvilket betyder, at det tilskynder den samme af dig
- Er ikke egnet til e-mail-formatet, men kommunikeres bedre gennem realtidssamtale eller gennem et instruktions- eller informationsrig dokument såsom en manual, blogartikel, FAQ-side, virksomhedsrapport eller PowerPoint-præsentation
Sådan sendes e-mail effektivt
For at skrive e-mails, der ikke spilder din tid i det lange løb (for ikke at nævne din modtagers tid), skal du fokusere på fem ting: kommunikere en klar besked, bede din modtager om at tage skridt, ved hjælp af god struktur, redigering inden du trykker på send og følger effektivt op.
Trin 1: Bliv klar på din besked
Før du selv udarbejder en e-mail, skal du få krystalklar meddelelse. Bestemme:
- Hvad du vil kommunikere
- Hvorfor du vil kommunikere det
- Hvilken handling vil du have, at din modtager skal tage
- Hvordan du bedst kan overtale dem til at tage en sådan handling
Her er nogle almindelige grunde til at sende e-mail:
- At minde nogen om en deadline
- At give nogen skriftlige instruktioner om en opgave
- At stille et hurtigt spørgsmål, der kan besvares tilstrækkeligt gennem skrivning
- At besvare et hurtigt spørgsmål, der kan besvares tilstrækkeligt gennem skrivning
- At formidle tidsfølsomme oplysninger
- At tilbyde tilgængelige datoer til planlægning af et møde
- At følge op efter et møde og vise påskønnelse
I alle disse eksempler, bortset fra den sidste, vil du have, at din modtager foretager sig noget (selvom det bare svarer dig).
Nogle gange virker handlingen ikke som en handling. Måske vil du:
- Giv et tip til din kollega
- Fortæl dine venner, at du landede sikkert på din rejsedestination
- Giv en kort opdatering om, hvordan du har det på din nye destination, og hvordan du kan nås inden for de næste par uger
I hver af disse situationer beder du ikke din modtager om at tage en bestemt handling. Imidlertid antydes det, at de ikke forventes at foretage sig noget, så længe du giver e-mailen korrekt lukning eller i det mindste ved at underskrive dit navn. De forstår, at kommunikationen let kan ende med din e-mail; at de ikke behøver at svare.
Trin 2: Bed din modtager om at tage skridt til handling
For at skrive effektive e-mails, der sparer dig tid, skal du gøre dem handlingsmæssige. Og du skal sørge for, at din modtager er klar over, hvad der forventes af dem.
Hvis du ikke sigter mod dette, men forsøger at stave din livshistorie eller forklare, hvorfor du holder ud til den næste iPhone-model i stedet for at få den nyeste, kan du glemme at spare tid, fordi penneven skriver megen tanke og tid.
Fokuser på følgende, når du gør e-mail handlingsbar:
- Fastsættelse af deadlines
- Skitserer beredskabsplaner
- Tilbyder mulige muligheder for det næste handlingsforløb (f.eks. Tidspunkter, hvor du er tilgængelig til et personligt møde, placeringer, du er tilgængelig til at mødes på)
- Udtalelse, når man bliver bedt om en
- At stille en anmodning, der er velegnet til skrivning, og som faktisk er mere praktisk at bruge en anden kommunikationsform
- Tilvejebringelse af et sæt instruktioner til en opgave, som din modtager har accepteret at udføre
Vær proaktiv og selvsikker, når du skitserer handlingsfrie trin. Undgå at stille åbne spørgsmål, medmindre der ikke er nogen anden mulighed. Fordi åbne spørgsmål er det modsatte af indhold, der kan handles.
Her er nogle eksempler:
- I stedet for at bede din modtager om at give dig deres tidsplan (og spilde en e-mail i processen) - start med at sende dem dine tilgængelige mødetider.
- I stedet for at spørge din modtager, hvad de synes om en bestemt forretningsbeslutning, skal du skitsere den potentielle beslutning og anmode om konstrukt feedback; på den måde behøver de ikke komme på noget alene og vil i stedet have noget at arbejde med
Du holder e-mail handlingsbar ved at give klare instruktioner til læseren og holde indholdet handlingsrettet i stedet for åben.
Vigtigst er det, at du skal sørge for, at uanset hvilken handling du forventer af din læser, kommunikeres det tydeligt. Antag ikke, at de ved, at du vil oprette et møde i denne uge, bare du tilbyder dine tilgængelige tidspunkter. Antag ikke, at de ved, hvilken jobopgave dit sæt instruktioner gælder for. Angiv det eksplicit og venligt, lad dem vide, hvad du vil have dem til at gøre.
Trin 3: Opret god struktur
En, du har din besked klart defineret, og du har gjort den handlingsbar, er det tid til at organisere den på en sådan måde, at du formidler den klarhed og dine handlinger, der kan handles.
Afsnit: En generel regel, der skal følges, er at holde afsnit under fem sætninger. Det er ikke kun svært at fokusere på lange afsnit under læsning på nettet, men klodsede afsnit giver modtageren mulighed for at miste fokus og måske gå glip af de vigtigste punkter. Dette fører derefter til sjuskete eller overflødige svar, som skyer kommunikationskanalen.
Sætninger: Brug den aktive stemme, når du skriver sætninger. Hold sætninger korte og nøjagtige. Undgå at gå ud på tangenter eller unødigt forklare din ræsonnement eller følelse af ting. I stedet skal du holde dig til fakta, og hvilken handling du beder om, at din modtager tager.
Ord: Prøv ikke at bruge store ord eller slang, medmindre du ved, at dit publikum vil forstå dem. Undgå vittigheder og kulturelle referencer, der kan misforstås, fordi alt, der let kan fortolkes fejlagtigt, er en potentiel barriere for effektiv kommunikation.
Undgå ekstra ord og kvalificerende sætninger. ”I betragtning af den nuværende situation, hvor dette i øjeblikket sker, tror jeg, at det kan være klogt at ...” er en kvalificerende erklæring, der ikke kun spilder ord og tid, men distraherer fra det virkelige budskab. I stedet skal du bare angive din anbefaling uden at skulle kvalificere den.
Et andet eksempel: ”Jeg spekulerede på, om jeg kunne stille dig ...” Klip denne sætning ud og still spørgsmålet. Det vil også øge din tillid, fordi du ikke ubevidst søger tilladelse til at kommunikere proaktivt.
Tegnsætning: Hold skilletegn enkelt. Kvalificerende ord og sætninger er kun effektive, når de bruges til at etablere høflighed ved indledning af kommunikation med en person, du gerne vil have et forretnings- eller personligt forhold til. I sådanne tilfælde vil du ikke nødvendigvis være den kommende, men brug nogle høflige sætninger for at vise respekt for deres tid.
Minimer brug af kommaer - dette hjælper dig naturligvis med at holde sætninger korte. Undgå doven tekstinspireret tale med overforbrug af prik-prik-prikker og på hinanden følgende kommaer. Punkt i stedet dine sætninger med korrekt engelsk og brug sammentrækninger, når det giver mening, fordi de får læsning til at flyde bedre.
Derudover skal du overveje at tegne lister med punkttegn og bruge en linje med bindestreger til at opdele store sektioner (som kan omfatte et eller flere afsnit).
Punkttegn og sektionsbrud forbedrer læsbarheden på nettet samt hjælper dig med at organisere din besked mere tydeligt.
Trin 4: Rediger inden afsendelse
Før du sender en e-mail, skal du tage 1-2 minutter til at læse den højt. Dette hjælper dig med at opfange fejl eller bemærke akavede dele, som du normalt ikke ville sige personligt. Fjern disse ekstra ord og forenkle tegnsætning. Kugle ud lister og skære ned på dine afsnit.
Når du kan besvare følgende spørgsmål med et "ja", er du klar til at trykke på "send":
- Er beskeden klar?
- Er forventningerne handlingsmæssige og klart angivet?
- Kan min modtager med succes modtage min besked? Succes betyder, at de ved, hvilket svar der forventes af dem.
- Hvis rollerne blev vendt om, ville jeg så kunne modtage denne meddelelse?
Trin 5: Opfølg effektivt
Derudover skal du være proaktiv med at følge op på dine e-mails. Hvis nogen ikke reagerer på en direkte anmodning, skal du ikke spilde tid på at undre dig over, hvad der skete. Send i stedet en høflig, men direkte opfølgende e-mail for at tjekke ind hos dem. Anvend de principper, der er anført ovenfor. Og spild ikke for meget tid på at prøve at få et svar; hvis modtageren ikke kommunikerer med dig, skal du vide, hvornår han skal gå videre eller kontakte dem personligt i stedet.
Brug e-mail til at spare tid
E-mail kan spare dig for meget tid, hvis du ved, hvordan du bruger det effektivt. Og dette gælder både for afsendelse og modtagelse af meddelelser.
E-mail bruges bedst til at levere handlingsmæssige meddelelser, der kommunikeres tilstrækkeligt via skrivning. Hvis du udnytter fordelene ved e-mail og undgår de mange tidsspildende faldgruber, fungerer det som et kraftfuldt værktøj.
