Skär ner tiden som skickats och mottagits av e-post

Foto av H är för hem

E-post kan göra kommunikationen enklare, men det kan också dränera din tid. Lär dig hur du behandlar inkommande e-post och skriver utgående e-post för att spara tid.

Enligt en undersökning från 2005 avslöjade medarbetarintervjuer att den tid som slösades bort på e-post fick ett företag med 10 000 anställda att förlora uppskattningsvis 152 miljoner dollar i löner per år.

E-post har tydligt sina nackdelar. Oklara e-postmeddelanden distraherar anställda från viktiga arbetsrelaterade uppgifter, molnkommunikationskanaler och skapar ofta extra arbete. Undvik fallgroparna med e-post genom att följa förslagen nedan.

Hur inkommande e-post kan slösa bort din tid

Foto av Dvortygirl

Det finns många typer av e-postmeddelanden som kan slösa bort din tid. De som:

• Kan klippas ned från flera meddelanden och kondenseras till omfattande
• Förhålla dig inte direkt med dig
• Förhålla dig till dig men inte på ett direkt sätt, vilket gör att du är osäker på hur eller om du ska svara (och äter tid)
• Be dig inte att vidta några åtgärder (vilket är oproduktivt)
• Distrahera och / eller uppmuntra dig att slösa bort tid på webben
• Är inte lämpliga för e-postmeddelandet och är mer meningsfullt genom en dynamisk kommunikationskanal som ett affärsmöte eller något format som är mer lämpligt för innehållet (som ett informationsrikt fristående dokument)

Hur man behandlar inkommande e-post effektivt

För att kunna läsa och bearbeta e-postmeddelanden effektivt måste du fokusera på två saker - ta reda på meddelandet i e-postmeddelandet (eller brist på) och bestämma vilken åtgärd du ska vidta som svar.

Steg 1: Ta reda på meddelandet (eller brist på)

Varje gång du läser ett nytt e-postmeddelande, ta så lite tid som möjligt att räkna ut:

• Oavsett om talaren vänder dig direkt eller indirekt
• Oavsett om talaren har berättat vad de förväntar sig av dig
• Oavsett om det görs på ett tydligt sätt
• Om det övergripande budskapet är relevant för dig
• Huruvida det övergripande budskapet verkar lämpligt, med tanke på kontexten för din relation till avsändaren (eller brist på, om de till exempel försöker starta en affärsrelation)

Detta hjälper dig att ta reda på vad meddelandet i e-postmeddelandet är och hur du vill svara. Det vill säga om du tänker svara i första hand.

Det är särskilt viktigt att notera om talaren gör en eller flera saker som kan locka dig att slösa bort dyrbar tid, till exempel:

• Att vara oklar om vad de försöker säga
• Använda språket på ett förvirrande eller eufemistiskt sätt för att undvika att prata i konkreta termer (t.ex. "Jag tror att vi måste ha ett hjärta mot hjärtat någon gång" kontra "Kan du ringa mig den här veckan så att vi kan prata i telefon om något viktigt? ”)
• Rambling eller går av ämnet
• Innehåller information som inte hör till din verksamhet, olämplig, stötande eller osammanhängande
• Kopiera eller skicka ett meddelande till dig om meddelanden som inte är relevanta för dig
• Upprepa samma meddelande via olika e-postmeddelanden eller upprepa vad som redan har beskrivits i tidigare meddelanden än e-post
• Skriva om något som du redan har diskuterat och löst - på ett glömskt eller slarvigt sätt

I dessa typer av situationer, var särskilt försiktig med att svara på ett effektivt sätt som minimerar hur mycket tid du spenderar på kommunikationen. Eftersom det är lätt att låta ovanstående tvetydiga e-postscenarier tömma din tid.

Steg 2: Bestäm vilken åtgärd du ska vidta

När du vet vad meddelandet handlar om, ta reda på det mest produktiva sättet att svara. Här är några typiska svar:

• Flytta konversationen till ett bättre kommunikationsmedium som telefon- och konferenssamtal
• Svara på en återkommande fråga som ställs av flera personer - inte via e-post - utan via ett mer informationsrikt medium som kan delas, till exempel ett Google Doc
• Inte svara på meddelanden som inte klargör vad talaren förväntar sig av dig (även om det känns lite oartigt)
• Att ta itu med oklara meddelanden med direkta och korta konkreta frågor, till exempel ”När vill du ha rapporten ifylld?” eller "Hur vill du att jag ska bidra till detta projekt?"
• Plocka upp telefonen och ringa personen när som helst drama eller kommunikationsnedbrytning börjar inträffa - att dra ut det via e-post tar bara längre tid och kan intensifiera konflikten

Steg 3: Gå tillbaka till uppgiften

Viktigast av allt, efter att du har svarat på ett e-postmeddelande (som kan bestå av att inte svara och istället ta bort meddelandet) måste du komma tillbaka till uppgiften. Gå vidare till nästa e-postmeddelande som väntar i din inkorg, eller byt redskap och återgå till faktiskt arbete istället för att svara på andras önskemål.

Hur skicka e-post kan slösa bort din tid

Foto av Orättvis

Dessutom finns det många typer av e-postmeddelanden du skickar som kan slösa bort din tid. De som:

• Strängs ut i onödan i flera meddelanden, som vart och ett tar tid och tanke att skräddarsy, istället för ett heltäckande
• Relatera inte direkt till mottagaren, vilket är slöseri med ansträngning från din sida
• Är inte tillräckligt tydliga och drar ut i långa e-postkonversationer och / eller missförstånd, eller ingen produktiv åtgärd alls (vilket innebär att du måste spendera tid på att initiera konversationen igen senare)
• Be inte mottagaren att vidta några åtgärder, vilket är oproduktivt
• Distrahera och uppmuntra mottagaren att slösa bort tid på webben - vilket innebär att det uppmuntrar samma av dig
• Är inte lämpliga för e-postformatet, men kommuniceras bättre genom realtidskonversationer eller genom ett instruktions- eller informationsrikt dokument som en manual, bloggartikel, FAQ-sida, företagsrapport eller PowerPoint-presentation

Hur du skickar e-post effektivt

För att skriva e-postmeddelanden som inte slösar bort din tid på lång sikt (för att inte tala om mottagarens tid) måste du fokusera på fem saker: kommunicera ett tydligt meddelande, be din mottagare att vidta åtgärder, med bra struktur, redigering innan du trycker på skicka och följer upp effektivt.

Steg 1: Bli tydlig i ditt meddelande

Innan du ens skriver ett e-postmeddelande måste du bli kristallklart på meddelandet. Bestämma:

• Vad du vill kommunicera
• Varför vill du kommunicera det?
• Vilken åtgärd du vill att din mottagare ska vidta
• Hur du bäst kan övertala dem att vidta sådana åtgärder

Här är några vanliga skäl att skicka e-post:

• För att påminna någon om en deadline
• Att ge någon skriftliga instruktioner om en uppgift
• Att ställa en snabb fråga som kan besvaras adekvat genom att skriva
• Att svara på en snabb fråga som kan besvaras adekvat genom att skriva
• Att förmedla tidskänslig information
• Att erbjuda tillgängliga datum för schemaläggning av ett möte
• Att följa upp efter ett möte och visa uppskattning

I alla dessa exempel, förutom det sista, vill du att din mottagare ska vidta några åtgärder (även om det bara svarar dig).

Ibland verkar åtgärden inte som en handling. Du kanske vill:

• Ge ett tips till din kollega
• Låt dina vänner veta att du landat säkert på din resmål
• Ge en kort uppdatering om hur du mår på din nya destination och hur du kan nås de närmaste veckorna

I var och en av dessa situationer säger du inte till mottagaren att vidta en viss åtgärd. Det antyds dock att de inte förväntas vidta några åtgärder, så länge du ger e-postmeddelandet ordentligt stängning, eller åtminstone genom att underteckna ditt namn. De förstår att kommunikationen enkelt kan sluta med din e-post; att de inte behöver svara.

Steg 2: Be din mottagare vidta åtgärder

För att kunna skriva effektiva e-postmeddelanden som sparar tid måste du göra dem användbara. Och du måste se till att din mottagare är tydlig om vad som förväntas av dem.

Om du inte siktar på det här men försöker att stava ut din livshistoria eller förklara varför du håller ut med nästa iPhone-modell istället för att få den senaste, kan du glömma att spara tid eftersom pennavänskrivning tar en mycket tanke och tid.

Fokusera på följande när du gör e-poståtgärd:

• Ställa in tidsfrister
• Skisserar beredskapsplaner
• Erbjuder potentiella alternativ för nästa handlingssätt (t.ex. tider när du är tillgänglig för ett personligt möte, platser du kan träffas på)
• Ge ett yttrande när du blir frågad om en
• Att göra en begäran som är lämplig för att skriva och är faktiskt bekvämare än att använda ett annat kommunikationssätt
• Ange en uppsättning anvisningar för en uppgift som din mottagare har gått med på att utföra

Var proaktiv och självsäker när du beskriver handlingsbara steg. Undvik att ställa öppna frågor om det inte finns något annat alternativ. Eftersom öppna frågor är motsatsen till handlingsbart innehåll.

Här är några exempel:

• I stället för att be din mottagare att ge dig sitt schema (och slösa bort ett e-postmeddelande i processen) - börja med att skicka dina tillgängliga mötetider.
• Istället för att fråga din mottagare vad de tycker om ett visst affärsbeslut, skissera det potentiella beslutet och begär feedback från konstruktionen; på det sättet behöver de inte komma på något på egen hand och i stället ha något att arbeta med

Du håller e-post åtkomlig genom att ge tydliga instruktioner till läsaren och hålla innehållet funktionsdugligt snarare än öppet.

Viktigast av allt måste du se till att alla åtgärder du förväntar dig av din läsare kommuniceras tydligt. Antag inte att de vet att du vill sätta upp ett möte den här veckan bara du erbjuder dina tillgängliga tider. Antag inte att de vet vilken arbetsuppgift din uppsättning instruktioner gäller. Ange det uttryckligen och vänligen låt dem veta vad du vill att de ska göra.

Steg 3: Skapa bra struktur

När du har ditt budskap klart definierat och du har gjort det tillåtet, är det dags att organisera det på ett sådant sätt att förmedla den tydligheten och dina handlingsbara förfrågningar.

Stycken: En allmän regel att följa är att hålla stycken under fem meningar. Det är inte bara svårt att fokusera på långa stycken medan du läser på nätet, men klumpiga stycken ger mottagaren möjlighet att tappa fokus och kanske missa de viktigaste punkterna. Detta leder sedan till slarviga eller överflödiga svar, vilket fördunklar kommunikationskanalen.

Meningar: Använd den aktiva rösten när du skriver meningar. Håll meningarna korta och till punkten. Undvik att gå på tangenter eller förklara i onödan ditt resonemang eller känslor om saker. Håll dig istället till fakta och vilken åtgärd du begär att din mottagare ska vidta.

Ord: Försök att inte använda stora ord eller slang, om du inte vet att publiken förstår dem. Undvik skämt och kulturella referenser som kan missförstås, för allt som lätt kan misstolkas är ett potentiellt hinder för effektiv kommunikation.

Undvik extra ord och kvalificerade fraser. ”Med tanke på den nuvarande situationen där detta för närvarande händer, tror jag att det kan vara klokt att ...” är ett kvalificerande uttalande som inte bara slösar bort ord och tid utan distraherar från det verkliga budskapet. I stället bara ange din rekommendation utan att behöva kvalificera den.

Ett annat exempel: "Jag undrade om jag kunde fråga dig ..." Klipp ut den här frasen och ställ bara frågan. Det kommer också att öka ditt självförtroende, eftersom du inte omedvetet söker tillstånd att kommunicera proaktivt.

Interpunktion: Håll skiljetecken enkelt. Kvalificerande ord och fraser är bara effektiva när de används för att skapa artighet när du inleder kommunikation med någon du vill ha ett affärs- eller personligt förhållande med. I sådana fall vill du inte nödvändigtvis vara den kommande, utan använd några artiga fraser för att visa respekt för sin tid.

Minimera användning av komma - detta hjälper dig naturligtvis att hålla meningarna korta. Undvik lata textinspirerade tal, med överanvändning av prick-prick-prickar och på varandra följande kommatecken. Istället punkterar du dina meningar med korrekt engelska och använder sammandragningar när det är vettigt, eftersom de får läsning att flyta bättre.

Dessutom kan du överväga att punktera listor med punktpunkter och använda en rad streck för att bryta upp större avsnitt (som kan innehålla ett eller flera stycken).

Punktpunkter och sektionsbrott förbättrar webbläsbarheten och hjälper dig att ordna ditt budskap tydligare.

Steg 4: Redigera innan du skickar

Innan du skickar ett mejl, ta 1-2 minuter att läsa det högt. Detta hjälper dig att fånga misstag eller märka besvärliga delar som du normalt inte skulle säga personligen. Ta bort dessa extra ord och förenkla skiljetecken. Kula ut listor och minska dina stycken.

När du kan svara på följande frågor med ett "ja" är du redo att trycka på "skicka":

• Är meddelandet klart?
• Är förväntningarna genomförbara och tydliga?
• Kommer min mottagare att kunna ta emot mitt meddelande? Framgång innebär att de vet vilket svar som förväntas av dem.
• Om rollerna vändes, skulle jag kunna få det här meddelandet?

Steg 5: Uppföljning effektivt

Var också proaktiv när du följer upp dina e-postmeddelanden. Om någon inte svarar på en direkt begäran, slösa inte tid på att undra vad som hände. Skicka istället ett artigt men direkt uppföljningsmeddelande för att checka in med dem. Tillämpa principerna som anges ovan. Och slösa inte för mycket tid på att försöka få svar; om mottagaren inte kommunicerar med dig, vet när du ska gå vidare eller kontakta dem personligen istället.

Använd e-post för att spara tid

E-post kan spara mycket tid om du vet hur du använder det effektivt. Och det gäller både att skicka och ta emot meddelanden.

E-post används bäst för att leverera handlingsbara meddelanden som kommuniceras adekvat via skrivning. Om du utnyttjar fördelarna med e-post och undviker de många tidsödande fallgroparna, fungerar det som ett kraftfullt verktyg.