Фото: H - для дому
Електронна пошта може полегшити спілкування, але також може витратити ваш час. Дізнайтеся, як обробляти вхідну електронну пошту та писати вихідну електронну пошту, щоб заощадити час.
Згідно з опитуванням 2005 року, співбесіди працівників показали, що час, витрачений на електронну пошту, змусив підприємство з 10 000 працівників втрачати заробітну плату в розмірі 152 мільйони доларів на рік.
Електронна пошта явно має свої мінуси. Незрозумілі електронні листи відволікають працівників від важливих робочих завдань, хмарних каналів зв'язку та часто створюють додаткову роботу. Уникайте пасток електронної пошти, дотримуючись наведених нижче пропозицій.
Як вхідна електронна пошта може витратити ваш час
Фото: Dvortygirl
Є багато типів електронних повідомлень, які можуть витратити ваш час. Ті, що:
- Можна вирізати з кількох повідомлень і згустити до всебічного
- Не стосуйтесь безпосередньо вас
- Зв’яжіться з вами, але не безпосередньо, що залишає вас невпевненим у тому, як і чи слід вам реагувати (і з’їдає час)
- Не вказуйте вам на якісь дії (що непродуктивно)
- Відволікайте увагу та / або заохочуйте витрачати час в Інтернеті
- Непридатні для електронної пошти та мають більше сенсу за допомогою динамічного каналу спілкування, наприклад, ділової зустрічі або іншого формату, який більше підходить для вмісту (наприклад, багатий інформацією самостійний документ)
Як ефективно обробляти вхідну електронну пошту
Для того, щоб ефективно читати та обробляти електронні листи, вам потрібно зосередитися на двох речах - з’ясувати повідомлення електронної пошти (або його відсутність) та вирішити, які дії вжити у відповідь.
Крок 1: З’ясуйте повідомлення (або його відсутність)
Кожного разу, коли ви читаєте новий електронний лист, витрачайте якомога менше часу, щоб зрозуміти:
- Незалежно від того, звертається до вас спікер прямо чи опосередковано
- Чи говорив тобі спікер, чого вони від тебе чекають
- Чи це робиться чітко
- Чи відповідає загальне повідомлення для вас
- Чи загальне повідомлення здається доречним, враховуючи контекст ваших стосунків із відправником (або відсутність, якщо вони намагаються завести ділові стосунки, наприклад)
Це допоможе вам з’ясувати, в чому полягає повідомлення електронної пошти та як ви хочете відповісти. Тобто, якщо ви маєте намір відповісти в першу чергу.
Особливо важливо відзначити, якщо спікер робить одну або кілька речей, які можуть спокусити вас витрачати дорогоцінний час, наприклад:
- Бути незрозумілим щодо того, що вони намагаються сказати
- Використовуючи мову в заплутаній чи евфемістичній манері, щоб уникнути конкретних висловлювань (наприклад, «Я думаю, що нам потрібно колись мати сердечне серце до серця» проти «Чи можете ви зателефонувати мені цього тижня, щоб ми могли поговорити по телефону про щось важливе? ")
- Шахрайство або відхід від теми
- Включаючи інформацію, яка не стосується вашої справи, є неприйнятною, образливою або непослідовною
- Копії або приховані повідомлення щодо невідповідних вам повідомлень
- Повторення одного і того ж повідомлення через різні електронні листи або повторення того, що вже було висвітлено в попередніх повідомленнях, крім електронної пошти
- Писати про те, що ви вже обговорювали та вирішували - забудькувато чи необережно
У таких ситуаціях будьте особливо обережні, реагуйте ефективно, що мінімізує, скільки часу ви витрачаєте на спілкування. Оскільки легко дозволити наведеним вище неоднозначним сценаріям електронної пошти витратити ваш час.
Крок 2: Вирішіть, які дії вжити
Дізнавшись, про що йдеться в повідомленні, з’ясуйте найпродуктивніший спосіб відповісти. Ось декілька типових відповідей:
- Переміщення розмови на кращий носій зв'язку, такий як телефонні та конференц-дзвінки
- Відповідь на повторювані запитання, задані багатьма людьми, - не електронною поштою, а через більш насичений інформацією носій, яким можна поділитися, наприклад, Google Doc
- Не реагувати на повідомлення, які не дають зрозуміти, що спікер чекає від вас (навіть якщо він відчуває себе трохи неввічливим)
- Звернення до незрозумілих повідомлень із прямими та короткими конкретними запитаннями, наприклад, “Коли ви хочете, щоб доповідь була заповнена до?” або "Як ви хочете, щоб я долучився до цього проекту?"
- Підняти телефонну трубку та зателефонувати людині в будь-який час починає траплятися драма або збій у спілкуванні - її витяг через електронну пошту займе більше часу і може посилити конфлікт
Крок 3: Поверніться до завдання
Найголовніше, що після того, як ви відповісте на електронне повідомлення (яке може полягати в тому, щоб не відповісти, а замість цього видалити повідомлення), вам потрібно повернутися до завдання. Перейдіть до наступного електронного листа, який чекає у вашій поштовій скриньці, або переключіть передачі та поверніться до фактичної роботи, а не відповідайте на запити інших людей.
Як надсилання електронної пошти може витратити ваш час
Фото: Нечесно
Крім того, існує багато типів електронних повідомлень Ви посилаєте що може витратити ваш час. Ті, що:
- Непотрібно розтягнуті на декілька повідомлень, кожне з яких потребує часу та думки, щоб їх адаптувати, замість одного вичерпного
- Не стосуйтесь безпосередньо одержувача, що з вашого боку витрачає зусилля
- Недостатньо чіткі та затягуйте довгі розмови електронною поштою та / або непорозуміння або взагалі не робіть продуктивних дій (а це означає, що пізніше доведеться витратити час на те, щоб знову розпочати бесіду)
- Не вказуйте одержувачу на якісь дії, які непродуктивні
- Відволікайте увагу і заохочуйте одержувача витрачати час в Інтернеті - це означає, що це заохочує того самого з вас
- Непридатні для формату електронної пошти, але краще передавати їх у режимі реального часу або через навчальний або насичений інформацією документ, такий як посібник, стаття в блозі, сторінка поширених запитань, звіт компанії чи презентація PowerPoint
Як ефективно відправляти електронну пошту
Для того, щоб писати електронні листи, які не витрачають ваш час у довгостроковій перспективі (не кажучи вже про час одержувача), вам потрібно зосередитись на п’яти речах: передача чіткого повідомлення, прохання одержувача зробити вжиті заходи, використання гарної структури, редагування перед тим, як натиснути надіслати, і ефективно виконати подальші дії.
Крок 1: Очистіть своє повідомлення
Перш ніж навіть скласти електронний лист, вам потрібно чітко зрозуміти повідомлення. Визначте:
- Що ви хочете поспілкуватися
- Чому ви хочете про це повідомити
- Яку дію ви хочете зробити від одержувача
- Як найкраще переконати їх вчинити такі дії
Ось кілька типових причин надсилання електронного листа:
- Нагадати комусь про дедлайн
- Дати комусь письмові вказівки щодо завдання
- Поставити швидке запитання, на яке можна адекватно відповісти письмово
- Відповісти на швидке запитання, на яке можна адекватно відповісти письмово
- Передавати інформацію, що важлива за часом
- Запропонувати доступні дати планування зустрічі
- Продовжити після зустрічі та продемонструвати вдячність
У всіх цих прикладах, крім останнього, ви хочете, щоб ваш одержувач вжив певних дій (навіть якщо це просто відповідь вам).
Іноді дія не здається дією. Можливо, ви хочете:
- Передайте пораду своєму колезі
- Повідомте друзям, що ви безпечно приземлились у місці призначення
- Дайте коротке повідомлення про те, як у вас справи у новому пункті призначення, і про те, як з вами можна зв’язатися протягом найближчих кількох тижнів
У кожній із цих ситуацій ви не наказуєте одержувачу вчинити певну дію. Однак мається на увазі, що від них не очікується жодних дій, якщо ви належним чином закриєте електронну пошту або, принаймні, підписавши своє ім'я. Вони розуміють, що спілкування може легко закінчитися вашою електронною поштою; що їм не потрібно реагувати.
Крок 2: Попросіть одержувача виконати вжиті заходи
Щоб писати ефективні електронні листи, які заощаджують ваш час, вам потрібно зробити їх активними. І вам потрібно переконатися, що одержувач чітко розуміє, які дії від них очікуються.
Якщо ви не прагнете до цього, але намагаєтеся викласти свою історію життя або пояснити, чому ви тримаєтеся наступної моделі iPhone, а не останньої, ви можете забути про економію часу, тому що писання друзів по друзях вимагає багато думки і часу.
Зосереджуючись на наступному, роблячи електронною поштою дію:
- Встановлення термінів
- Окреслення планів дій на випадок непередбачених ситуацій
- Пропонуючи потенційні варіанти для наступного курсу дій (наприклад, коли ви готові до особистої зустрічі, місця, де ви можете зустрітися)
- Надання думки, коли його запитують
- Зробити запит, який підходить для написання і насправді є більш зручним, ніж використання іншого режиму спілкування
- Надання набору вказівок для завдання, яке ваш одержувач погодився виконати
Будьте ініціативними та напористими, коли окреслюєте дії, які можна здійснити. Уникайте відкритих питань, якщо немає іншого варіанту. Тому що відкриті питання - це протилежність змісту, що підлягає дії.
Ось кілька прикладів:
- Замість того, щоб просити одержувача повідомити вам свій графік (і витратити електронний лист у процесі) - почніть, надсилаючи їм доступний час зустрічей.
- Замість того, щоб запитувати одержувача, що вони думають про певне ділове рішення, окресліть потенційне рішення та попросіть побудувати зворотний зв’язок; таким чином їм не доведеться щось придумувати самостійно, а натомість їм буде з чим працювати
Ви продовжуєте діяти з електронною поштою, надаючи читачеві чіткі вказівки та підтримуючи вміст, а не відкритий.
Найголовніше, вам потрібно переконатися, що будь-які дії, яких ви очікуєте від свого читача, чітко повідомляються. Не припускайте, що вони знають, що ви хочете призначити зустріч цього тижня, просто ви пропонуєте доступний час. Не припускайте, що вони знають, до якого робочого завдання стосується ваш набір інструкцій. Викладіть це чітко і люб’язно повідомте їм, що ви хочете, щоб вони робили.
Крок 3: Створіть хорошу структуру
Якщо у вас є чітко визначене повідомлення, і ви зробили його дієвим, настав час організувати його таким чином, щоб передати цю ясність та ваші активні запити.
Абзаци: Загальним правилом, якого слід дотримуватися, є зберігання абзаців під п’ятьма реченнями. Під час читання в Інтернеті не лише важко зосередитись на довгих абзацах, але незграбні абзаци дають одержувачу можливість втратити увагу та, можливо, пропустити найважливіші моменти. Потім це призводить до неакуратних або надмірних реакцій, що затьмарює канал зв'язку.
Речення: Використовуйте активний голос під час написання речень. Робіть речення короткими та чіткими. Уникайте виходу на дотичні або зайвого пояснення своїх міркувань чи почуттів щодо речей. Натомість дотримуйтесь фактів і того, які дії ви вимагаєте від одержувача.
Слова: Намагайтеся не вживати великих слів чи сленгу, якщо ви не знаєте, що ваша аудиторія їх зрозуміє. Уникайте жартів та посилань на культуру, які можуть бути неправильно зрозумілими, оскільки все, що можна легко витлумачити, є потенційною перешкодою для ефективного спілкування.
Уникайте зайвих слів та відповідних фраз. «Враховуючи поточну ситуацію, в якій це відбувається в даний час, я думаю, що, можливо, було б розумно…» - це твердження, яке не тільки витрачає слова та час, але й відволікає від реального повідомлення. Натомість просто вкажіть свою рекомендацію, не вимагаючи її отримання.
Інший приклад: "Я міркував, чи можу я запитати вас ..." Виріжте цю фразу і просто задайте питання. Це також підвищить вашу впевненість у собі, оскільки ви не будете підсвідомо шукати дозволу для активного спілкування.
Розділові знаки: Зберігайте пунктуацію простою. Кваліфікуючі слова та фрази ефективні лише тоді, коли використовуються для встановлення ввічливості під час спілкування з кимось, з ким ви хотіли б мати ділові або особисті стосунки. У таких випадках вам не обов’язково хочеться бути майбутнім, але використовуйте ввічливі фрази, щоб продемонструвати повагу до свого часу.
Мінімізуйте використання коми - це, природно, допомагає скорочувати речення. Уникайте ледачих натхненних текстів, з надмірним використанням крапок-крапок та послідовних коми. Натомість, перекладайте свої речення відповідною англійською мовою та використовуйте скорочення, коли це має сенс, оскільки вони покращують читання.
Крім того, розгляньте пунктуаційні списки з крапками та використовуйте рядок тире для розбиття основних розділів (які можуть включати один або кілька абзаців).
Крапки та розділи розділів покращують читабельність в Інтернеті, а також допомагають чіткіше впорядкувати своє повідомлення.
Крок 4: Редагуйте перед надсиланням
Перш ніж надсилати електронне повідомлення, знайдіть 1-2 хвилини, щоб прочитати його вголос. Це допоможе вам вловити помилки або помітити незручні частини, про які ви зазвичай не говорили б особисто. Видаліть зайві слова та спростіть розділові знаки. Виведіть списки в списки та скоротіть свої абзаци.
Коли ви можете відповісти на такі запитання "так", тоді ви готові натиснути "відправити":
- Чи зрозуміле повідомлення?
- Чи дійсні та чітко сформульовані очікування?
- Чи зможе одержувач успішно отримати моє повідомлення? Успіх означає, що вони знають, яка реакція від них очікується.
- Якби ролі були змінені, чи зміг би я успішно отримати це повідомлення?
Крок 5: Ефективно виконуйте подальші дії
Окрім того, будьте ініціативними у відстеженні своїх електронних листів. Якщо хтось не відповідає на прямий запит, не витрачайте час на роздуми, що сталося. Натомість надішліть ввічливий, але прямий електронний лист, щоб зареєструватися з ними. Застосовуйте перелічені вище принципи. І не витрачайте занадто багато часу на спроби отримати відповідь; якщо одержувач не спілкується з вами, знайте, коли рухатися далі, або натомість зверніться до них особисто.
Заощаджуйте час за допомогою електронної пошти
Електронна пошта може заощадити вам багато часу, якщо ви знаєте, як нею ефективно користуватися. І це стосується як надсилання, так і отримання повідомлень.
Електронну пошту найкраще використовувати для доставки активних повідомлень, які адекватно передаються в письмовій формі. Якщо ви скористаєтеся перевагами електронної пошти та уникнете багатьох підводних каменів, вона буде потужним інструментом.
