foto door H is voor thuis
E-mail kan de communicatie vergemakkelijken, maar het kan ook uw tijd kosten. Leer hoe u inkomende e-mail verwerkt en uitgaande e-mail schrijft om tijd te besparen.
Volgens een enquête uit 2005 bleek uit interviews met werknemers dat tijdverspilling aan e-mail ertoe leidde dat een onderneming met 10.000 werknemers naar schatting $ 152 miljoen aan loon per jaar verloor.
E-mail heeft duidelijk zijn nadelen. Onduidelijke e-mails leiden medewerkers af van belangrijke werkgerelateerde taken, cloudcommunicatiekanalen en creëren vaak extra werk. Vermijd de valkuilen van e-mail door de onderstaande suggesties op te volgen.
Hoe inkomende e-mail uw tijd kan verspillen
foto door Dvortygirl
Er zijn veel soorten e-mailberichten die uw tijd kunnen verspillen. Die dat:
- Kan worden gekapt uit meerdere berichten en worden samengevat in een uitgebreide
- Heb geen directe relatie met jou
- Heb wel betrekking op u, maar niet op een directe manier, waardoor u niet zeker weet hoe en of u moet reageren (en tijd opslokt)
- Geef geen instructie om actie te ondernemen (wat niet productief is)
- Leid u af en / of moedig u aan om tijd op internet te verspillen
- Niet geschikt zijn voor de e-mail en logischer zijn via een dynamisch communicatiekanaal zoals een zakelijke bijeenkomst of een indeling die geschikter is voor de inhoud (zoals een informatierijk op zichzelf staand document)
Hoe u inkomende e-mail efficiënt kunt verwerken
Om e-mails efficiënt te kunnen lezen en verwerken, moet u zich op twee dingen concentreren: de boodschap van de e-mail (of het ontbreken daarvan) uitzoeken en beslissen welke actie u moet ondernemen als reactie.
Stap 1: Zoek het bericht (of het ontbreken ervan)
Elke keer dat u een nieuwe e-mail leest, neem dan zo min mogelijk tijd om erachter te komen:
- Of de spreker u direct of indirect aanspreekt
- Of de spreker je heeft verteld wat ze van je verwachten
- Of dat op een duidelijke manier gebeurt
- Of de algehele boodschap voor jou relevant is
- Of de algehele boodschap passend lijkt, gezien de context van uw relatie met de afzender (of het ontbreken daarvan, als ze bijvoorbeeld proberen een zakelijke relatie aan te gaan)
Dit helpt u erachter te komen wat het bericht van de e-mail is en hoe u wilt reageren. Dat wil zeggen, als u in de eerste plaats van plan bent te reageren.
Het is vooral belangrijk op te merken of de spreker een of meer dingen doet die u ertoe kunnen brengen kostbare tijd te verspillen, zoals:
- Onduidelijk zijn over wat ze proberen te zeggen
- Taal gebruiken op een verwarrende of eufemistische manier om te vermijden dat je in concrete termen spreekt (bijv. "Ik denk dat we op een gegeven moment een hart tot hart moeten hebben" versus "Kun je me deze week bellen zodat we over iets belangrijks kunnen praten?" ”)
- Struinen of van onderwerp af gaan
- Inclusief informatie die uw zaken niet aangaat, ongepast, aanstootgevend of onsamenhangend is
- Cc of bcc'en u op berichten die niet relevant voor u zijn
- Hetzelfde bericht herhalen via verschillende e-mails, of herhalen wat al is behandeld in eerdere berichten, behalve e-mail
- Schrijven over iets dat je al hebt besproken en opgelost - op een vergeetachtige of onzorgvuldige manier
Wees in dit soort situaties vooral voorzichtig om op een effectieve manier te reageren, zodat u zo min mogelijk tijd aan de communicatie besteedt. Omdat het gemakkelijk is om de bovenstaande dubbelzinnige e-mailscenario's uw tijd te laten wegnemen.
Stap 2: Bepaal welke actie u moet ondernemen
Als je weet waar het bericht over gaat, bedenk dan wat de meest productieve manier is om te reageren. Hier zijn enkele typische reacties:
- Het gesprek verschuiven naar een beter communicatiemedium zoals telefoon- en conferentiegesprekken
- Reageren op een terugkerende vraag die door meerdere mensen wordt gesteld - niet via e-mail - maar via een medium met meer informatie dat kan worden gedeeld, zoals een Google-document
- Niet reageren op berichten die niet duidelijk maken wat de spreker van je verwacht (ook al voelt het een beetje onbeleefd)
- Het aanpakken van onduidelijke berichten met directe en korte concrete vragen, zoals: "Wanneer wil je dat het rapport vóór is ingevuld?" of "Hoe wil je dat ik bijdraag aan dit project?"
- De telefoon opnemen en de persoon bellen wanneer er zich een drama of communicatieonderbreking voordoet - het opnemen via e-mail duurt alleen langer en kan het conflict verergeren
Stap 3: ga terug naar de taak
Het belangrijkste is dat nadat u op een e-mail hebt gereageerd (die mogelijk bestaat uit niet reageren en in plaats daarvan het bericht verwijderen), u weer aan de slag moet. Ga verder met de volgende e-mail die in uw inbox wacht, of schakel over en ga weer aan het werk in plaats van te reageren op verzoeken van anderen.
Hoe het verzenden van e-mail uw tijd kan verspillen
foto door Oneerlijk
Bovendien zijn er veel soorten e-mailberichten jij stuurt dat kan je tijd verspillen. Die dat:
- Worden onnodig opgesplitst in verschillende berichten, die elk tijd en aandacht vragen om op maat te maken, in plaats van één alomvattend bericht
- Maak geen directe relatie met de ontvanger, dat is zonde van uw inspanning
- Zijn niet duidelijk genoeg en veroorloven lange e-mailgesprekken en / of misverstanden, of helemaal geen productieve actie (wat betekent dat u later tijd moet besteden aan het opnieuw beginnen van het gesprek)
- Geef de ontvanger geen opdracht om iets te doen, dat is niet productief
- Leid de ontvanger af en moedig hem aan om tijd op internet te verspillen - wat betekent dat hij hetzelfde van u aanmoedigt
- Zijn niet geschikt voor het e-mailformaat, maar worden beter gecommuniceerd via realtime conversaties of via een instructie- of informatiedocument zoals een handleiding, blogartikel, pagina met veelgestelde vragen, bedrijfsrapport of PowerPoint-presentatie
E-mail efficiënt verzenden
Om e-mails te schrijven die op de lange termijn geen tijdverspilling zijn (om nog maar te zwijgen van de tijd van uw ontvanger), moet u zich concentreren op vijf dingen: een duidelijke boodschap overbrengen, uw ontvanger verzoeken om actie te ondernemen, een goede structuur gebruiken, voordat je op verzenden klikt en effectief opvolgt.
Stap 1: Krijg duidelijk over uw bericht
Voordat u zelfs maar een e-mail opstelt, moet u glashelder zijn over het bericht. Bepalen:
- Wat je wilt communiceren
- Waarom u het wilt communiceren
- Welke actie u wilt dat uw ontvanger onderneemt
- Hoe u hen het beste kunt overtuigen om dergelijke maatregelen te nemen
Hier zijn enkele veelvoorkomende redenen om e-mail te verzenden:
- Om iemand aan een deadline te herinneren
- Iemand schriftelijke instructies geven voor een taak
- Om een snelle vraag te stellen die schriftelijk adequaat kan worden beantwoord
- Om een snelle vraag te beantwoorden die adequaat schriftelijk kan worden beantwoord
- Om tijdgevoelige informatie door te geven
- Om beschikbare data aan te bieden voor het plannen van een vergadering
- Om een ontmoeting op te volgen en waardering te tonen
In al deze voorbeelden, behalve in de laatste, wilt u dat uw ontvanger actie onderneemt (ook al is dat alleen maar een antwoord op u).
Soms lijkt de actie geen actie. Misschien wil je:
- Geef een tip voor uw collega
- Laat uw vrienden weten dat u veilig op uw reisbestemming bent geland
- Geef een korte update over hoe het met je gaat op je nieuwe bestemming en hoe je de komende weken bereikt kunt worden
In elk van deze situaties vertel je de ontvanger niet dat hij een bepaalde actie moet ondernemen. Het impliceert echter dat van hen niet wordt verwacht dat ze enige actie ondernemen, zolang u de e-mail op de juiste manier afsluit, of in ieder geval door uw naam te ondertekenen. Ze begrijpen dat de communicatie gemakkelijk kan eindigen met uw e-mail; dat ze niet hoeven te reageren.
Stap 2: Vraag uw ontvanger om actie te ondernemen
Om effectieve e-mails te schrijven die u tijd besparen, moet u ze actiegericht maken. En u moet ervoor zorgen dat uw ontvanger duidelijk weet welke actie van hem wordt verwacht.
Als je hier niet naar streeft, maar je levensverhaal probeert te spellen of uit te leggen waarom je op zoek bent naar het volgende iPhone-model in plaats van het nieuwste te kopen, kun je tijd besparen, want schrijven met een penvriend duurt even veel aandacht en tijd.
Richt u op het volgende wanneer u e-mail actiegericht wilt maken:
- Deadlines stellen
- Opstellen van noodplannen
- Mogelijke opties bieden voor de volgende actie (bijv. Tijden waarop u beschikbaar bent voor een persoonlijke bijeenkomst, locaties waar u beschikbaar bent om te vergaderen)
- Een mening geven wanneer daarom wordt gevraagd
- Een verzoek doen dat geschikt is om te schrijven en eigenlijk handiger is dan het gebruik van een andere communicatiemethode
- Een reeks instructies geven voor een taak die uw ontvanger heeft afgesproken om uit te voeren
Wees proactief en assertief bij het uitstippelen van uitvoerbare stappen. Stel geen open vragen, tenzij er geen andere optie is. Omdat open vragen het tegenovergestelde zijn van bruikbare inhoud.
Hier zijn enkele voorbeelden:
- In plaats van je ontvanger te vragen om je zijn schema te geven (en daarbij een e-mail te verspillen), begin je door hem je beschikbare vergadertijden te sturen.
- In plaats van uw ontvanger te vragen wat ze van een bepaalde zakelijke beslissing vinden, kunt u de mogelijke beslissing schetsen en constructieve feedback vragen; op die manier hoeven ze niet zelf iets te verzinnen en hebben ze in plaats daarvan iets om mee te werken
U houdt e-mail actiegericht door duidelijke instructies aan de lezer te geven en de inhoud actiegericht te houden in plaats van open.
Het belangrijkste is dat u ervoor zorgt dat de actie die u van uw lezer verwacht, duidelijk wordt gecommuniceerd. Ga er niet vanuit dat ze weten dat je deze week een vergadering wilt organiseren, alleen bied je je beschikbare tijden aan. Ga er niet vanuit dat ze weten op welke taak uw instructies van toepassing zijn. Geef het expliciet aan en laat ze vriendelijk weten wat u wilt dat ze doen.
Stap 3: Creëer een goede structuur
Als je je boodschap duidelijk hebt gedefinieerd en je hem actiegericht hebt gemaakt, is het tijd om hem zo te organiseren dat je die duidelijkheid en je actiegerichte verzoeken overbrengt.
Paragrafen: Een algemene regel die moet worden gevolgd, is om alinea's onder vijf zinnen te houden. Het is niet alleen moeilijk om tijdens het lezen op lange paragrafen te focussen, maar onhandige paragrafen geven de ontvanger de kans om de focus te verliezen en misschien de belangrijkste punten over het hoofd te zien. Dit leidt vervolgens tot slordige of overtollige reacties, die het communicatiekanaal vertroebelen.
Zinnen: Gebruik de actieve stem bij het schrijven van zinnen. Houd zinnen kort en bondig. Vermijd raaklijnen of onnodig uitleggen van uw redenering of gevoelens over dingen. Houd u in plaats daarvan aan de feiten en welke actie u de ontvanger vraagt.
Woorden: Probeer geen grote woorden of straattaal te gebruiken, tenzij u weet dat uw publiek ze zal begrijpen. Vermijd grappen en culturele verwijzingen die mogelijk verkeerd worden begrepen, want alles dat gemakkelijk verkeerd kan worden geïnterpreteerd, is een potentiële belemmering voor effectieve communicatie.
Vermijd extra woorden en kwalificerende zinnen. "Gezien de huidige situatie waarin dit momenteel gebeurt, denk ik dat het misschien verstandig is om ..." is een kwalificerende verklaring die niet alleen woorden en tijd verspilt, maar ook afleidt van de echte boodschap. Geef in plaats daarvan gewoon uw aanbeveling op zonder deze te hoeven kwalificeren.
Een ander voorbeeld: "Ik vroeg me af of ik je kon vragen ..." Knip deze zin uit en stel gewoon de vraag. Het zal ook uw zelfvertrouwen vergroten, omdat u niet onbewust toestemming zult vragen om proactief te communiceren.
Interpunctie: Houd interpunctie eenvoudig. In aanmerking komende woorden en woordgroepen zijn alleen efficiënt als ze worden gebruikt om beleefdheid te betuigen bij het initiëren van communicatie met iemand met wie u een zakelijke of persoonlijke relatie wilt hebben. In dergelijke gevallen wilt u niet per se aankomend zijn, maar gebruikt u enkele beleefde uitdrukkingen om respect voor hun tijd te tonen.
Minimaliseer het gebruik van komma's - dit helpt u natuurlijk om zinnen kort te houden. Vermijd luie tekstgeïnspireerde spraak, met overmatig gebruik van punt-punt-punt's en opeenvolgende komma's. Zet uw zinnen in plaats daarvan in goed Engels en gebruik samentrekkingen wanneer het zinvol is, omdat ze het lezen beter laten verlopen.
Overweeg daarnaast om lijsten met opsommingstekens te plaatsen en een streepjeslijn te gebruiken om hoofdsecties op te splitsen (die een of meer alinea's kunnen bevatten).
Opsommingstekens en sectie-einden verbeteren de leesbaarheid van het web en helpen u uw bericht duidelijker te ordenen.
Stap 4: bewerken voor verzending
Neem 1 à 2 minuten de tijd om deze voor te lezen voordat u een e-mail verzendt. Dit zal je helpen om fouten op te sporen of ongemakkelijke delen op te merken die je normaal gesproken niet persoonlijk zou zeggen. Verwijder die extra woorden en vereenvoudig interpunctie. Maak een lijst van lijsten en minder alinea's.
Als u de volgende vragen met "ja" kunt beantwoorden, bent u klaar om op "verzenden" te klikken:
- Is de boodschap duidelijk?
- Zijn verwachtingen uitvoerbaar en duidelijk geformuleerd?
- Zal mijn ontvanger mijn bericht met succes kunnen ontvangen? Succes betekent dat ze weten welke reactie van hen wordt verwacht.
- Als de rollen waren omgedraaid, zou ik dit bericht dan met succes kunnen ontvangen?
Stap 5: Effectief opvolgen
Wees bovendien proactief bij het opvolgen van uw e-mails. Als iemand niet reageert op een rechtstreeks verzoek, hoeft u zich niet af te vragen wat er is gebeurd. Stuur in plaats daarvan een beleefde maar directe follow-up e-mail om bij hen in te checken. Pas de bovenstaande principes toe. En verspil niet te veel tijd aan het proberen om een antwoord te krijgen; als de ontvanger niet met je communiceert, weet dan wanneer je verder moet of benader hem persoonlijk.
Gebruik e-mail om tijd te besparen
E-mail kan u veel tijd besparen als u weet hoe u deze efficiënt kunt gebruiken. En dit geldt voor zowel het verzenden als ontvangen van berichten.
E-mail kan het beste worden gebruikt om bruikbare berichten te bezorgen die adequaat schriftelijk worden gecommuniceerd. Als u profiteert van de voordelen van e-mail en de vele tijdverspillende valkuilen vermijdt, dient het als een krachtig hulpmiddel.
