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E-Mail kann die Kommunikation erleichtern, aber auch Ihre Zeit belasten. Erfahren Sie, wie Sie eingehende E-Mails verarbeiten und ausgehende E-Mails schreiben, um Zeit zu sparen.
Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2005 haben Mitarbeiterinterviews ergeben, dass Zeitverschwendung durch E-Mails dazu führte, dass ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern geschätzte 152 Millionen US-Dollar an Löhnen pro Jahr verlor.
E-Mail hat eindeutig seine Nachteile. Unklare E-Mails lenken Mitarbeiter von wichtigen arbeitsbezogenen Aufgaben und Cloud-Kommunikationskanälen ab und verursachen häufig zusätzliche Arbeit. Vermeiden Sie die Fallstricke von E-Mails, indem Sie den folgenden Vorschlägen folgen.
Wie eingehende E-Mails Ihre Zeit verschwenden können
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Es gibt viele Arten von E-Mail-Nachrichten, die Ihre Zeit verschwenden können. Diejenigen, die:
- Könnte aus mehreren Nachrichten herausgeschnitten und zu einer umfassenden zusammengefasst werden
- Beziehen Sie sich nicht direkt auf Sie
- Beziehen Sie sich auf Sie, aber nicht direkt, was Sie unsicher macht, wie oder ob Sie reagieren sollten (und Zeit verschlingt).
- Weisen Sie Sie nicht an, Maßnahmen zu ergreifen (was unproduktiv ist).
- Lenken Sie ab und / oder ermutigen Sie Sie, Zeit im Internet zu verschwenden
- Sind nicht für die E-Mail geeignet und über einen dynamischen Kommunikationskanal wie ein Geschäftstreffen oder ein Format, das für den Inhalt besser geeignet ist (z. B. ein informationsreiches eigenständiges Dokument), sinnvoller.
So verarbeiten Sie eingehende E-Mails effizient
Um E-Mails effizient lesen und verarbeiten zu können, müssen Sie sich auf zwei Dinge konzentrieren - das Herausfinden der E-Mail-Nachricht (oder das Fehlen einer E-Mail) und die Entscheidung, welche Maßnahmen als Antwort ergriffen werden sollen.
Schritt 1: Finden Sie die Nachricht heraus (oder das Fehlen von)
Wenn Sie eine neue E-Mail lesen, nehmen Sie sich so wenig Zeit wie möglich, um Folgendes herauszufinden:
- Ob der Sprecher Sie direkt oder indirekt anspricht
- Ob der Sprecher Ihnen gesagt hat, was er von Ihnen erwartet
- Ob das klar gemacht wird
- Ob die Gesamtnachricht für Sie relevant ist
- Ob die Gesamtnachricht angesichts des Kontexts Ihrer Beziehung zum Absender angemessen erscheint (oder ob dies nicht der Fall ist, wenn er beispielsweise versucht, eine Geschäftsbeziehung aufzubauen)
Auf diese Weise können Sie feststellen, wie die Nachricht in der E-Mail lautet und wie Sie antworten möchten. Das heißt, wenn Sie überhaupt antworten möchten.
Es ist besonders wichtig zu beachten, ob der Sprecher eines oder mehrere Dinge tut, die Sie dazu verleiten können, wertvolle Zeit zu verschwenden, wie z.
- Unklar sein, was sie sagen wollen
- Verwenden Sie Sprache auf verwirrende oder euphemistische Weise, um nicht konkret zu sprechen (z. B. „Ich denke, wir müssen irgendwann ein Herz an Herz haben“ oder „Können Sie mich diese Woche anrufen, damit wir über etwas Wichtiges telefonieren können? ”)
- Wandern oder vom Thema abgehen
- Einschließlich Informationen, die Sie nichts angehen, unangemessen, anstößig oder inkohärent sind
- Cc oder bcc Sie auf Nachrichten, die für Sie nicht relevant sind
- Wiederholen derselben Nachricht durch verschiedene E-Mails oder Wiederholen dessen, was bereits in früheren Mitteilungen außer E-Mail behandelt wurde
- Schreiben Sie über etwas, das Sie bereits besprochen und gelöst haben - auf vergessliche oder nachlässige Weise
Achten Sie in solchen Situationen besonders darauf, effektiv zu reagieren, um den Zeitaufwand für die Kommunikation zu minimieren. Weil es einfach ist, die oben genannten mehrdeutigen E-Mail-Szenarien Ihre Zeit in Anspruch zu nehmen.
Schritt 2: Entscheiden Sie, welche Maßnahmen zu ergreifen sind
Nachdem Sie wissen, worum es in der Nachricht geht, finden Sie heraus, wie Sie am produktivsten antworten können. Hier sind einige typische Antworten:
- Verlagerung des Gesprächs auf ein besseres Kommunikationsmedium wie Telefon- und Konferenzgespräche
- Beantwortung einer wiederkehrenden Frage, die von mehreren Personen gestellt wurde - nicht per E-Mail -, sondern über ein informationsreicheres Medium, das gemeinsam genutzt werden kann, z. B. ein Google Doc
- Nicht auf Nachrichten antworten, die nicht klar machen, was der Sprecher von Ihnen erwartet (auch wenn es sich etwas unhöflich anfühlt)
- Adressierung unklarer Nachrichten mit direkten und kurzen konkreten Fragen wie "Wann möchten Sie den Bericht bis zum fertigstellen?" oder "Wie soll ich zu diesem Projekt beitragen?"
- Nehmen Sie den Hörer ab und rufen Sie die Person an, wenn ein Drama oder eine Kommunikationsstörung auftritt. Das Herausziehen per E-Mail dauert nur länger und kann den Konflikt verschärfen
Schritt 3: Machen Sie sich wieder an die Arbeit
Am wichtigsten ist, dass Sie nach der Beantwortung einer E-Mail (die möglicherweise darin besteht, nicht zu antworten und stattdessen die Nachricht zu löschen) wieder mit der Aufgabe beginnen müssen. Fahren Sie mit der nächsten E-Mail fort, die in Ihrem Posteingang wartet, oder wechseln Sie den Gang und kehren Sie zur eigentlichen Arbeit zurück, anstatt auf die Anfragen anderer zu antworten.
Wie das Senden von E-Mails Ihre Zeit verschwenden kann
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Darüber hinaus gibt es viele Arten von E-Mail-Nachrichten du sendest das kann deine Zeit verschwenden. Diejenigen, die:
- Sind unnötig in mehrere Nachrichten aufgereiht, von denen jede Zeit und Gedanken braucht, um sie anzupassen, anstatt einer umfassenden
- Beziehen Sie sich nicht direkt auf den Empfänger, was für Sie eine Verschwendung von Aufwand ist
- Sind nicht klar genug und führen zu langen E-Mail-Gesprächen und / oder Missverständnissen oder zu keiner produktiven Aktion (was bedeutet, dass Sie später Zeit damit verbringen müssen, das Gespräch erneut zu initiieren).
- Weisen Sie den Empfänger nicht an, Maßnahmen zu ergreifen, die unproduktiv sind
- Lenken Sie den Empfänger ab und ermutigen Sie ihn, Zeit im Internet zu verschwenden - was bedeutet, dass er Sie gleichermaßen ermutigt
- Nicht für das E-Mail-Format geeignet, aber besser durch Konversation in Echtzeit oder durch ein anweisungs- oder informationsreiches Dokument wie ein Handbuch, einen Blog-Artikel, eine FAQ-Seite, einen Unternehmensbericht oder eine PowerPoint-Präsentation kommuniziert
So senden Sie E-Mails effizient
Um E-Mails zu schreiben, die auf lange Sicht keine Zeit verschwenden (ganz zu schweigen von der Zeit Ihres Empfängers), müssen Sie sich auf fünf Dinge konzentrieren: Übermitteln einer klaren Nachricht, Auffordern Ihres Empfängers, umsetzbare Schritte zu unternehmen, gute Struktur zu verwenden, Bearbeiten bevor Sie auf Senden klicken und effektiv nachverfolgen.
Schritt 1: Machen Sie Ihre Nachricht klar
Bevor Sie überhaupt eine E-Mail verfassen, müssen Sie die Nachricht kristallklar machen. Bestimmen:
- Was Sie kommunizieren möchten
- Warum wollen Sie es kommunizieren
- Welche Aktion soll Ihr Empfänger ausführen?
- Wie Sie sie am besten davon überzeugen können, solche Maßnahmen zu ergreifen
Hier sind einige häufige Gründe, um E-Mails zu senden:
- Um jemanden an eine Frist zu erinnern
- Jemandem schriftliche Anweisungen zu einer Aufgabe geben
- Eine kurze Frage stellen, die schriftlich angemessen beantwortet werden kann
- Beantwortung einer kurzen Frage, die schriftlich angemessen beantwortet werden kann
- Zeitkritische Informationen weitergeben
- Um verfügbare Termine für die Planung eines Meetings anzubieten
- Nach einem Meeting nachverfolgen und Wertschätzung zeigen
In all diesen Beispielen, mit Ausnahme des letzten, möchten Sie, dass Ihr Empfänger Maßnahmen ergreift (auch wenn dies nur auf Sie antwortet).
Manchmal scheint die Aktion keine Aktion zu sein. Vielleicht möchten Sie:
- Geben Sie einen Tipp für Ihren Kollegen weiter
- Lassen Sie Ihre Freunde wissen, dass Sie sicher an Ihrem Reiseziel gelandet sind
- Geben Sie ein kurzes Update darüber, wie es Ihnen an Ihrem neuen Ziel geht und wie Sie in den nächsten Wochen erreichbar sind
In jeder dieser Situationen weisen Sie Ihren Empfänger nicht an, eine bestimmte Aktion auszuführen. Es wird jedoch vorausgesetzt, dass von ihnen keine Maßnahmen erwartet werden, solange Sie die E-Mail ordnungsgemäß schließen oder zumindest Ihren Namen unterschreiben. Sie verstehen, dass die Kommunikation leicht mit Ihrer E-Mail enden kann. dass sie nicht antworten müssen.
Schritt 2: Fordern Sie Ihren Empfänger auf, umsetzbare Schritte zu unternehmen
Um effektive E-Mails zu schreiben, die Ihnen Zeit sparen, müssen Sie sie umsetzbar machen. Und Sie müssen sicherstellen, dass Ihrem Empfänger klar ist, welche Maßnahmen von ihm erwartet werden.
Wenn Sie dies nicht anstreben, aber versuchen, Ihre Lebensgeschichte zu formulieren oder zu erklären, warum Sie sich für das nächste iPhone-Modell entscheiden, anstatt das neueste zu erhalten, können Sie vergessen, Zeit zu sparen, da das Schreiben von Brieffreunden eine Rolle spielt viel Nachdenken und Zeit.
Konzentrieren Sie sich auf Folgendes, wenn Sie E-Mails umsetzbar machen:
- Fristen festlegen
- Umriss von Notfallplänen
- Bietet potenzielle Optionen für die nächste Vorgehensweise (z. B. Zeiten, zu denen Sie für ein persönliches Meeting zur Verfügung stehen, Orte, an denen Sie sich treffen können)
- Abgabe einer Stellungnahme auf Anfrage
- Stellen Sie eine Anfrage, die zum Schreiben geeignet ist und tatsächlich bequemer ist als die Verwendung eines anderen Kommunikationsmodus
- Geben Sie eine Reihe von Anweisungen für eine Aufgabe an, zu deren Ausführung Ihr Empfänger zugestimmt hat
Seien Sie proaktiv und durchsetzungsfähig, wenn Sie umsetzbare Schritte skizzieren. Vermeiden Sie es, offene Fragen zu stellen, es sei denn, es gibt keine andere Option. Weil offene Fragen das Gegenteil von umsetzbaren Inhalten sind.
Hier sind einige Beispiele:
- Anstatt Ihren Empfänger zu bitten, Ihnen seinen Zeitplan mitzuteilen (und dabei eine E-Mail zu verschwenden), senden Sie ihm zunächst Ihre verfügbaren Besprechungszeiten.
- Anstatt Ihren Empfänger zu fragen, was er über eine bestimmte Geschäftsentscheidung denkt, skizzieren Sie die mögliche Entscheidung und fordern Sie Konstruktionsfeedback an. Auf diese Weise müssen sie sich nicht selbst etwas einfallen lassen und müssen stattdessen mit etwas arbeiten
Sie halten E-Mails umsetzbar, indem Sie dem Leser klare Anweisungen geben und den Inhalt umsetzbar und nicht offen halten.
Am wichtigsten ist, dass Sie sicherstellen, dass alle Aktionen, die Sie von Ihrem Leser erwarten, klar kommuniziert werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass sie wissen, dass Sie diese Woche ein Meeting vereinbaren möchten, sondern nur Ihre verfügbaren Zeiten angeben. Gehen Sie nicht davon aus, dass sie wissen, für welche Aufgabe Ihre Anweisungen gelten. Geben Sie dies ausdrücklich an und teilen Sie ihnen freundlich mit, was sie tun sollen.
Schritt 3: Erstellen Sie eine gute Struktur
Wenn Sie Ihre Nachricht klar definiert und umsetzbar gemacht haben, ist es an der Zeit, sie so zu organisieren, dass diese Klarheit und Ihre umsetzbaren Anforderungen vermittelt werden.
Absätze: Eine allgemeine Regel ist, Absätze unter fünf Sätzen zu halten. Es ist nicht nur schwierig, sich beim Lesen im Internet auf lange Absätze zu konzentrieren, sondern klobige Absätze geben dem Empfänger die Möglichkeit, den Fokus zu verlieren und möglicherweise die wichtigsten Punkte zu verpassen. Dies führt dann zu schlampigen oder redundanten Antworten, die den Kommunikationskanal trüben.
Sätze: Verwenden Sie die aktive Stimme, wenn Sie Sätze schreiben. Halten Sie die Sätze kurz und auf den Punkt. Vermeiden Sie es, sich auf Tangenten einzulassen oder Ihre Überlegungen oder Gefühle zu Dingen unnötig zu erklären. Halten Sie sich stattdessen an die Fakten und die Maßnahmen, die Ihr Empfänger ergreifen soll.
Wörter: Versuchen Sie, keine großen Wörter oder Slang zu verwenden, es sei denn, Sie wissen, dass Ihr Publikum sie verstehen wird. Vermeiden Sie Witze und kulturelle Bezüge, die missverstanden werden könnten, da alles, was leicht falsch interpretiert werden kann, ein potenzielles Hindernis für eine effektive Kommunikation darstellt.
Vermeiden Sie zusätzliche Wörter und qualifizierende Sätze. "Angesichts der aktuellen Situation, in der dies derzeit geschieht, halte ich es für sinnvoll, ..." ist eine qualifizierende Aussage, die nicht nur Worte und Zeit verschwendet, sondern auch von der eigentlichen Botschaft ablenkt. Geben Sie stattdessen einfach Ihre Empfehlung an, ohne sie qualifizieren zu müssen.
Ein weiteres Beispiel: „Ich habe mich gefragt, ob ich Sie fragen könnte…“ Schneiden Sie diesen Satz aus und stellen Sie einfach die Frage. Dies erhöht auch Ihr Selbstvertrauen, da Sie nicht unbewusst die Erlaubnis einholen, proaktiv zu kommunizieren.
Interpunktion: Halten Sie die Zeichensetzung einfach. Qualifizierende Wörter und Ausdrücke sind nur dann effizient, wenn sie verwendet werden, um beim Einleiten der Kommunikation mit jemandem, mit dem Sie eine geschäftliche oder persönliche Beziehung haben möchten, Höflichkeit herzustellen. In solchen Fällen möchten Sie nicht unbedingt zu kurz kommen, sondern verwenden einige höfliche Sätze, um Respekt für ihre Zeit zu zeigen.
Minimieren Sie die Verwendung von Kommas - dies hilft Ihnen natürlich, Sätze kurz zu halten. Vermeiden Sie faul textinspiriertes Sprechen mit übermäßiger Verwendung von Punkt-Punkt-Punkten und aufeinanderfolgenden Kommas. Unterbrechen Sie stattdessen Ihre Sätze mit korrektem Englisch und verwenden Sie Kontraktionen, wenn dies sinnvoll ist, da sie den Lesefluss verbessern.
Ziehen Sie außerdem in Betracht, Listen mit Aufzählungszeichen zu interpunktieren und eine Reihe von Bindestrichen zu verwenden, um wichtige Abschnitte (die einen oder mehrere Absätze enthalten können) aufzuteilen.
Aufzählungszeichen und Abschnittswechsel verbessern die Lesbarkeit im Web und helfen Ihnen, Ihre Nachricht klarer zu organisieren.
Schritt 4: Vor dem Senden bearbeiten
Bevor Sie eine E-Mail senden, nehmen Sie sich 1-2 Minuten Zeit, um sie laut vorzulesen. Dies hilft Ihnen dabei, Fehler zu erkennen oder unangenehme Teile zu bemerken, die Sie normalerweise nicht persönlich sagen würden. Entfernen Sie diese zusätzlichen Wörter und vereinfachen Sie die Zeichensetzung. Listen Sie Listen auf und reduzieren Sie Ihre Absätze.
Wenn Sie die folgenden Fragen mit "Ja" beantworten können, können Sie auf "Senden" klicken:
- Ist die Nachricht klar?
- Sind Erwartungen umsetzbar und klar formuliert?
- Kann mein Empfänger meine Nachricht erfolgreich empfangen? Erfolg bedeutet, dass sie wissen, welche Reaktion von ihnen erwartet wird.
- Wenn die Rollen vertauscht würden, könnte ich diese Nachricht erfolgreich empfangen?
Schritt 5: Effektiv nachverfolgen
Verfolgen Sie Ihre E-Mails außerdem proaktiv. Wenn jemand nicht auf eine direkte Anfrage antwortet, verschwenden Sie keine Zeit damit, sich zu fragen, was passiert ist. Senden Sie stattdessen eine höfliche, aber direkte Folge-E-Mail, um sich bei ihnen zu melden. Wenden Sie die oben aufgeführten Prinzipien an. Und verschwenden Sie nicht zu viel Zeit damit, eine Antwort zu erhalten. Wenn der Empfänger nicht mit Ihnen kommuniziert, wissen Sie, wann Sie fortfahren müssen, oder sprechen Sie ihn stattdessen persönlich an.
Verwenden Sie E-Mail, um Zeit zu sparen
E-Mail kann Ihnen viel Zeit sparen, wenn Sie wissen, wie Sie es effizient nutzen können. Dies gilt sowohl für das Senden als auch für das Empfangen von Nachrichten.
E-Mail wird am besten verwendet, um umsetzbare Nachrichten zu übermitteln, die angemessen schriftlich kommuniziert werden. Wenn Sie die Vorteile von E-Mails nutzen und die vielen zeitraubenden Fallstricke vermeiden, dient dies als leistungsstarkes Tool.
