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O e-mail pode tornar a comunicação mais fácil, mas também pode consumir seu tempo. Aprenda a processar e-mail de entrada e escrever e-mail de saída para economizar tempo.
De acordo com uma pesquisa de 2005, entrevistas com funcionários revelaram que o tempo perdido com e-mail fez com que uma empresa com 10.000 funcionários perdesse cerca de US $ 152 milhões em salários por ano.
O e-mail claramente tem suas desvantagens. E-mails pouco claros distraem os funcionários de tarefas importantes relacionadas ao trabalho, canais de comunicação na nuvem e muitas vezes criam trabalho extra. Evite as armadilhas do e-mail seguindo as sugestões abaixo.
Como o e-mail recebido pode desperdiçar seu tempo
foto por Dvortygirl
Existem muitos tipos de mensagens de e-mail que podem desperdiçar seu tempo. Aqueles que:
- Pode ser cortado de várias mensagens e condensado em uma abrangente
- Não se relacionam diretamente com você
- Relacione-se com você, mas não de maneira direta, o que o deixa inseguro sobre como ou se você deve responder (e consome tempo)
- Não o instrua a realizar alguma ação (o que é improdutivo)
- Distraia e / ou incentive você a perder tempo na web
- Não são adequados para o e-mail e fazem mais sentido por meio de um canal de comunicação dinâmico, como uma reunião de negócios ou algum formato que seja mais adequado para o conteúdo (como um documento autônomo rico em informações)
Como processar e-mails recebidos com eficiência
Para ler e processar e-mails com eficiência, você precisa se concentrar em duas coisas - descobrir a mensagem do e-mail (ou a falta dela) e decidir qual ação tomar em resposta.
Etapa 1: descobrir a mensagem (ou falta dela)
Sempre que você ler um novo e-mail, dedique o mínimo de tempo possível para descobrir:
- Se o palestrante está se dirigindo a você direta ou indiretamente
- Se o palestrante disse o que eles esperam de você
- Se isso é feito de maneira clara
- Se a mensagem geral é relevante para você
- Se a mensagem geral parece apropriada, dado o contexto de seu relacionamento com o remetente (ou a falta dele, se eles estão tentando iniciar um relacionamento comercial, por exemplo)
Isso o ajudará a determinar qual é a mensagem do e-mail e como você deseja responder. Ou seja, se você pretende responder em primeiro lugar.
É especialmente importante observar se o palestrante está fazendo uma ou mais coisas que podem levar você a perder um tempo precioso, como:
- Não ter certeza do que estão tentando dizer
- Usar a linguagem de maneira confusa ou eufemística para evitar falar em termos concretos (por exemplo, “Acho que precisamos conversar sinceramente em algum momento” versus “Você pode me ligar esta semana para que possamos conversar ao telefone sobre algo importante? ”)
- Divagar ou sair do assunto
- Incluindo informações que não são da sua conta, inadequadas, ofensivas ou incoerentes
- Cc ou bcc'ing você em mensagens que não são relevantes para você
- Repetir a mesma mensagem por meio de vários e-mails ou repetir o que já foi abordado em comunicações anteriores que não sejam e-mail
- Escrever sobre algo que você já discutiu e resolveu - de maneira esquecida ou descuidada
Nesses tipos de situação, seja especialmente cuidadoso para responder de maneira eficaz que minimize quanto tempo você gasta com a comunicação. Porque é fácil deixar que os cenários de e-mail ambíguos acima esgotem seu tempo.
Etapa 2: decida qual ação tomar
Depois de saber do que se trata a mensagem, descubra a maneira mais produtiva de responder. Aqui estão algumas respostas típicas:
- Mudar a conversa para um meio de comunicação melhor, como telefone e chamadas em conferência
- Responder a uma pergunta recorrente feita por várias pessoas - não por e-mail - mas por meio de um meio mais rico em informações que pode ser compartilhado, como um Documento Google
- Não responder a mensagens que não deixam claro o que o orador espera de você (mesmo que pareça um pouco indelicado)
- Lidar com mensagens pouco claras com perguntas concretas diretas e breves, como, "Quando você gostaria que o relatório fosse concluído até?" ou “Como você gostaria que eu contribuísse para este projeto?”
- Pegar o telefone e ligar para a pessoa a qualquer momento que um drama ou falha de comunicação comece a ocorrer - enviar por e-mail só vai demorar mais e pode intensificar o conflito
Etapa 3: volte à tarefa
Mais importante ainda, depois de responder a um e-mail (que pode consistir em não responder e, em vez disso, excluir a mensagem), você precisa voltar ao trabalho. Passe para o próximo e-mail que está esperando em sua caixa de entrada ou mude de marcha e volte ao trabalho real em vez de responder às solicitações de outras pessoas.
Como enviar e-mail pode desperdiçar seu tempo
foto por Injusto
Além disso, existem muitos tipos de mensagens de e-mail você envia isso pode desperdiçar seu tempo. Aqueles que:
- Estão dispostos desnecessariamente em várias mensagens, cada uma das quais leva tempo e leva tempo para ser adaptada, em vez de uma abrangente
- Não se relacione diretamente com o destinatário, o que é um desperdício de esforço de sua parte
- Não são claros o suficiente e resultam em longas conversas por e-mail e / ou mal-entendidos, ou nenhuma ação produtiva (o que significa que você terá que gastar tempo iniciando a conversa novamente mais tarde)
- Não instrua o destinatário a realizar alguma ação, o que é improdutivo
- Distraia e incentive o destinatário a perder tempo na web - o que significa que incentiva você também
- Não são adequados para o formato de e-mail, mas melhor comunicados por meio de conversas em tempo real ou por meio de um documento instrutivo ou rico em informações, como um manual, artigo de blog, página de perguntas frequentes, relatório da empresa ou apresentação de PowerPoint
Como enviar e-mail com eficiência
Para escrever e-mails que não desperdiçam seu tempo a longo prazo (sem mencionar o tempo do destinatário), você precisa se concentrar em cinco coisas: comunicar uma mensagem clara, solicitar ao destinatário que tome medidas práticas, usar uma boa estrutura, editar antes de clicar em enviar e fazer um acompanhamento eficaz.
Etapa 1: Seja claro em sua mensagem
Antes mesmo de redigir um e-mail, você precisa deixar a mensagem bem clara. Determinar:
- O que você quer comunicar
- Por que você quer comunicar isso
- Que ação você deseja que o destinatário execute
- Qual a melhor forma de persuadi-los a tomar tal atitude
Aqui estão alguns motivos comuns para enviar e-mail:
- Para lembrar alguém de um prazo
- Para dar a alguém instruções por escrito sobre uma tarefa
- Para fazer uma pergunta rápida que pode ser respondida de forma adequada por escrito
- Para responder a uma pergunta rápida que pode ser respondida adequadamente por escrito
- Para repassar informações urgentes
- Para oferecer datas disponíveis para o agendamento de uma reunião
- Acompanhar após uma reunião e mostrar apreciação
Em todos esses exemplos, exceto no último, você deseja que o destinatário execute alguma ação (mesmo que seja apenas respondendo a você).
Às vezes, a ação não parece uma ação. Talvez você queira:
- Passe adiante uma dica para seu colega de trabalho
- Deixe seus amigos saberem que você pousou com segurança em seu destino de viagem
- Dê uma breve atualização sobre como você está indo no seu novo destino e como você pode ser encontrado nas próximas semanas
Em cada uma dessas situações, você não está dizendo ao destinatário para realizar uma determinada ação. No entanto, fica implícito que não se espera que eles realizem qualquer ação, desde que você dê o encerramento adequado do e-mail ou, pelo menos, assinando seu nome. Eles entendem que a comunicação pode terminar facilmente com seu e-mail; que eles não precisam responder.
Etapa 2: Solicite ao seu destinatário que execute etapas acionáveis
Para escrever e-mails eficazes que economizam tempo, você precisa torná-los acionáveis. E você precisa ter certeza de que o destinatário é claro sobre a ação que se espera dele.
Se você não está almejando isso, mas está tentando contar a história de sua vida ou explicar por que está esperando pelo próximo modelo de iPhone em vez de comprar o mais recente, pode esquecer de economizar tempo, porque a escrita de amigos por correspondência leva um muito pensamento e tempo.
Concentre-se no seguinte ao tornar o e-mail acionável:
- Definição de prazos
- Delineando planos de contingência
- Oferecer opções em potencial para o próximo curso de ação (por exemplo, horários em que você está disponível para uma reunião pessoal, locais em que você está disponível)
- Dar uma opinião quando solicitado
- Fazer uma solicitação adequada para escrita e, na verdade, mais conveniente do que usar outro modo de comunicação
- Fornecer um conjunto de instruções para uma tarefa que o destinatário concordou em realizar
Seja proativo e assertivo ao delinear etapas acionáveis. Evite fazer perguntas abertas, a menos que não haja outra opção. Porque perguntas abertas são o oposto de conteúdo acionável.
aqui estão alguns exemplos:
- Em vez de pedir ao destinatário que forneça sua programação (e perder um e-mail no processo) - comece enviando a eles os horários de reunião disponíveis.
- Em vez de perguntar ao destinatário o que ele pensa sobre uma determinada decisão de negócios, esboce a decisão potencial e solicite feedback sobre a construção; dessa forma, eles não terão que inventar algo por conta própria e, em vez disso, terão algo para trabalhar
Você mantém o e-mail acionável fornecendo instruções claras ao leitor e mantendo o conteúdo acionável em vez de aberto.
Mais importante, você precisa se certificar de que qualquer ação que você espera do seu leitor seja claramente comunicada. Não suponha que eles saibam que você deseja marcar uma reunião esta semana, bastando oferecer seus horários disponíveis. Não presuma que eles sabem a que tarefa seu conjunto de instruções se aplica. Declare isso explicitamente e gentilmente diga a eles o que você quer que eles façam.
Etapa 3: Crie uma boa estrutura
Depois de ter sua mensagem claramente definida e torná-la acionável, é hora de organizá-la de forma a transmitir essa clareza e suas solicitações acionáveis.
Parágrafos: Uma regra geral a seguir é manter os parágrafos com menos de cinco sentenças. Não é apenas difícil focar em parágrafos longos durante a leitura da web, mas parágrafos desajeitados dão ao destinatário a oportunidade de perder o foco e talvez perder os pontos mais importantes. Isso leva a respostas desleixadas ou redundantes, o que turva o canal de comunicação.
Frases: Use a voz ativa ao escrever frases. Use frases curtas e diretas. Evite sair pela tangente ou explicar desnecessariamente seu raciocínio ou sentimentos sobre as coisas. Em vez disso, concentre-se nos fatos e na ação que você solicita que o destinatário execute.
Palavras: Tente não usar palavrões ou gírias, a menos que você saiba que seu público vai entendê-los. Evite piadas e referências culturais que possam ser mal interpretadas, porque qualquer coisa que possa ser facilmente mal interpretada é uma barreira potencial para uma comunicação eficaz.
Evite palavras extras e frases de qualificação. “Dada a situação atual em que isso está acontecendo, acho que seria sensato ...” é uma declaração qualificadora que não apenas desperdiça palavras e tempo, mas desvia a mensagem real. Em vez disso, apenas declare sua recomendação sem ter que qualificá-la.
Outro exemplo: “Eu estava me perguntando se poderia perguntar a você ...” Corte esta frase e simplesmente faça a pergunta. Isso também aumentará sua confiança, porque você não buscará subconscientemente permissão para se comunicar de forma proativa.
Pontuação: Mantenha a pontuação simples. Palavras e frases de qualificação só são eficientes quando usadas para estabelecer cortesia ao iniciar uma comunicação com alguém com quem você gostaria de ter um relacionamento comercial ou pessoal. Nesses casos, você não quer necessariamente ser acessível, mas use algumas frases educadas para mostrar respeito pelo tempo deles.
Minimize o uso de vírgulas - isso naturalmente ajuda a manter as frases curtas. Evite falar preguiçoso inspirado no texto, com uso excessivo de ponto-ponto-ponto e vírgulas consecutivas. Em vez disso, pontue suas frases com o inglês adequado e utilize as contrações quando fizer sentido, porque elas tornam a leitura mais fluida.
Além disso, considere pontuar as listas com marcadores e usar uma linha de traços para separar as seções principais (que podem incluir um ou mais parágrafos).
Os marcadores e as quebras de seção aumentam a legibilidade na web e também ajudam a organizar sua mensagem de maneira mais clara.
Etapa 4: edite antes de enviar
Antes de enviar um e-mail, reserve de 1 a 2 minutos para lê-lo em voz alta. Isso ajudará você a detectar erros ou notar partes estranhas que você normalmente não diria pessoalmente. Remova essas palavras extras e simplifique a pontuação. Marque listas e reduza seus parágrafos.
Quando você puder responder às seguintes perguntas com um "sim", estará pronto para clicar em "enviar":
- A mensagem é clara?
- As expectativas são acionáveis e claramente definidas?
- O meu destinatário conseguirá receber a minha mensagem com sucesso? Sucesso significa que eles sabem a resposta que se espera deles.
- Se as funções fossem invertidas, eu seria capaz de receber esta mensagem com sucesso?
Etapa 5: Acompanhamento Eficaz
Além disso, seja proativo no acompanhamento com seus e-mails. Se alguém não responder a uma solicitação direta, não perca tempo se perguntando o que aconteceu. Em vez disso, envie um e-mail de acompanhamento educado, mas direto para checar com eles. Aplique os princípios listados acima. E não perca muito tempo tentando obter uma resposta; se o destinatário não está se comunicando com você, saiba quando seguir em frente ou abordá-lo pessoalmente.
Use e-mail para economizar tempo
O e-mail pode economizar muito tempo se você souber como usá-lo com eficiência. E isso vale para enviar e receber mensagens.
O e-mail é mais usado para entregar mensagens acionáveis que são comunicadas adequadamente por escrito. Se você aproveitar as vantagens do e-mail e evitar as muitas armadilhas que desperdiçam tempo, ele será uma ferramenta poderosa.
