Kuva: H on kotiin
Sähköposti voi helpottaa viestintää, mutta se voi myös kuluttaa aikaa. Opi käsittelemään saapuvia sähköposteja ja kirjoittamaan lähteviä viestejä ajan säästämiseksi.
Vuonna 2005 tehdyn tutkimuksen mukaan työntekijöiden haastattelut paljastivat, että sähköpostille tuhlattu aika aiheutti 10000 työntekijän yritykselle arviolta 152 miljoonan dollarin palkat vuodessa.
Sähköpostilla on selvästi haittapuolensa. Epäselvät sähköpostit vievät työntekijät pois tärkeistä työhön liittyvistä tehtävistä, pilviyhteyskanavista ja luovat usein ylimääräistä työtä. Vältä sähköpostin sudenkuoppia seuraamalla alla olevia ehdotuksia.
Kuinka saapuva sähköposti voi tuhlata aikaa
Kuva: Dvortygirl
On olemassa monenlaisia sähköpostiviestejä, jotka voivat tuhlata aikaa. Nuo jotka:
- Voidaan leikata useista viesteistä ja tiivistää kattavaksi
- Älä liity suoraan sinuun
- Liity sinuun, mutta et suoralla tavalla, mikä jättää sinut epävarmaksi siitä, miten tai jos sinun pitäisi vastata (ja syö aikaa)
- Älä ohjaa sinua tekemään jotain (mikä on tuottamatonta)
- Hajauta ja / tai kannusta tuhlata aikaa verkossa
- Eivät sovellu sähköpostiin ja ovat järkevämpiä dynaamisen viestintäkanavan, kuten yrityskokouksen tai muun sisällölle sopivamman muodon kautta (kuten tietorikas erillinen asiakirja)
Kuinka käsitellä saapuvaa sähköpostia tehokkaasti
Jotta voisit lukea ja käsitellä sähköposteja tehokkaasti, sinun on keskityttävä kahteen asiaan - selvittämään sähköpostiviestin viesti (tai sen puuttuminen) ja päätettävä, mihin toimiin vastaus tehdään.
Vaihe 1: Selvitä viesti (tai puute)
Aina kun luet uuden sähköpostin, ota mahdollisimman vähän aikaa selvittääksesi:
- Käyttääkö puhuja sinua suoraan vai epäsuorasti
- Onko puhuja sanonut sinulle, mitä he odottavat sinulta
- Onko se tehty selkeällä tavalla
- Onko koko viesti merkityksellinen sinulle
- Näyttääkö koko viesti sopiva, kun otetaan huomioon suhteesi lähettäjään (tai puute, jos he yrittävät esimerkiksi aloittaa liikesuhteen)
Tämä auttaa sinua selvittämään, mikä sähköpostiviesti on ja miten haluat vastata. Eli jos aiot vastata ensiksi.
On erityisen tärkeää huomata, jos puhuja tekee yhtä tai useampaa asiaa, joka voi houkutella sinua tuhlaamaan arvokasta aikaa, kuten:
- Koska he ovat epäselviä siitä, mitä he yrittävät sanoa
- Kielen käyttäminen hämmentävällä tai eufemistisella tavalla välttääksesi konkreettisia puheita (esim. "Minusta meidän on oltava sydämestä sydämeen jossain vaiheessa") verrattuna "Voitko soittaa minulle tällä viikolla, jotta voimme puhua puhelimessa jostakin tärkeästä? ”)
- Hämmentävä tai aiheen ulkopuolella
- Sisältää tietoja, jotka eivät ole sinun yrityksesi, sopimattomia, loukkaavia tai epäjohdonmukaisia
- Kopioi tai kopioi sinulle viestejä, jotka eivät ole sinulle merkityksellisiä
- Toistetaan sama viesti useilla sähköposteilla tai toistetaan se, mitä jo aiemmin on käsitelty muissa kuin sähköpostiviesteissä
- Kirjoittaminen jostakin, josta olet jo keskustellut ja ratkaissut - unohduksella tai huolimattomalla tavalla
Ole erityisen varovainen tämäntyyppisissä tilanteissa reagoimaan tehokkaasti niin, että minimoidaan kuinka paljon aikaa vietät viestintään. Koska yllä olevien epäselvien sähköpostiskenaarioiden on helppo antaa aikaa kuluttaa.
Vaihe 2: Päätä mitä toimia toteutetaan
Kun tiedät, mistä viestissä on kyse, selvitä tuottavin tapa vastata. Tässä on joitain tyypillisiä vastauksia:
- Keskustelun siirtäminen paremmalle viestintävälineelle, kuten puhelin- ja neuvottelupuhelut
- Vastaaminen toistuvaan kysymykseen, jonka useat ihmiset ovat esittäneet - ei sähköpostitse - vaan tietorikkaammalla jaettavalla välineellä, kuten Google-dokumentilla.
- Ei vastaamista viesteihin, jotka eivät tee selväksi, mitä puhuja odottaa sinulta (vaikka se tuntuisi hieman epäkohteliaalta)
- Epäselviin viesteihin vastaaminen suorilla ja lyhyillä konkreettisilla kysymyksillä, kuten "Milloin haluat raportin viimeisteltävän?" tai "Kuinka haluaisit minun osallistuvan tähän projektiin?"
- Puhelimen nostaminen ja soittaminen henkilölle milloin tahansa alkaa draamaa tai viestintävika - sen vetäminen sähköpostitse vie vain kauemmin ja voi voimistaa konfliktia
Vaihe 3: Palaa tehtävään
Tärkeintä on, että vastaamisen jälkeen sähköpostiin (joka voi koostua vastaamatta jättämisestä ja viestin poistamisesta) sinun on palattava takaisin tehtävään. Siirry seuraavaan postilaatikossa odottavaan sähköpostiin tai vaihda vaihdetta ja palaa tosiasiallisesti työn tekemiseen sen sijaan, että vastaisit muiden ihmisten pyyntöihin.
Kuinka sähköpostin lähettäminen voi tuhlata aikaa
Kuva: Epäoikeudenmukainen
Lisäksi on olemassa monenlaisia sähköpostiviestejä lähetät joka voi tuhlata aikaa. Nuo jotka:
- Ne on sovitettu tarpeettomasti useaan viestiin, joiden räätälöinti vie aikaa ja ajatusta yhden kattavan viestin sijaan
- Älä liity suoraan vastaanottajaan, mikä on vaivaa sinun puolestasi
- Eivät ole riittävän selkeitä, ja vetäydy pitkiin sähköpostikeskusteluihin ja / tai väärinkäsityksiin, tai et tee lainkaan tuottavia toimia (mikä tarkoittaa, että sinun on käytettävä aikaa keskustelun aloittamiseen myöhemmin uudelleen)
- Älä ohjaa vastaanottajaa tekemään jotain, mikä on tuottamatonta
- Häiritse ja kannusta vastaanottajaa tuhlaamaan aikaa verkossa - mikä tarkoittaa, että se kannustaa samaa sinua
- Eivät sovellu sähköpostimuotoon, mutta niistä on parempi viestiä reaaliaikaisessa keskustelussa tai opastus- tai tietoa sisältävän asiakirjan, kuten käsikirjan, blogiartikkelin, UKK-sivun, yritysraportin tai PowerPoint-esityksen kautta
Kuinka lähettää sähköpostia tehokkaasti
Jotta voit kirjoittaa sähköposteja, jotka eivät tuhlaa aikaa pitkällä aikavälillä (puhumattakaan vastaanottajan ajasta), sinun on keskityttävä viiteen asiaan: viestit selkeä viesti, kehotat vastaanottajaa ryhtymään toimiin, hyvän rakenteen käyttäminen, muokkaaminen ennen kuin painat Lähetä, ja seuraa tehokkaasti.
Vaihe 1: Selvitä viesti
Ennen kuin luot edes sähköpostin, sinun on saatava kristallinkirkas viesti. Määritä:
- Mitä haluat kommunikoida
- Miksi haluat viestiä siitä
- Mitä toimintoja haluat vastaanottajan suorittavan
- Kuinka voit parhaiten suostutella heidät ryhtymään tällaisiin toimiin
Tässä on joitain yleisiä syitä sähköpostin lähettämiseen:
- Muistuttaa jotakuta määräajasta
- Antaa jollekulle kirjalliset ohjeet tehtävästä
- Esittää nopea kysymys, johon voidaan vastata riittävästi kirjoittamalla
- Vastaaminen nopeaan kysymykseen, johon voidaan vastata riittävästi kirjoittamalla
- Välittää ajankohtaisia tietoja
- Tarjoamaan käytettävissä olevia päivämääriä kokouksen aikataululle
- Seurata kokouksen jälkeen ja osoittaa arvostusta
Kaikissa näissä esimerkeissä, viimeistä lukuun ottamatta, haluat vastaanottajan ryhtyvän toimintaan (vaikka se vain vastaisi sinulle).
Joskus toiminta ei tunnu toiminnalta. Ehkä haluat:
- Ohita vinkki työtoverillesi
- Kerro ystävillesi, että laskeuduit turvallisesti matkakohteeseesi
- Anna lyhyt päivitys siitä, miten pärjäät uudessa määränpäässäsi ja miten sinuun voi tavoittaa seuraavien viikkojen aikana
Kummassakin näistä tilanteista et kehota vastaanottajaa tekemään tiettyjä toimia. Oletetaan kuitenkin, että heidän ei odoteta ryhtyvän toimiin, kunhan annat sähköpostille asianmukaisen sulkemisen tai ainakin allekirjoittamalla nimesi. He ymmärtävät, että viestintä voi helposti päättyä sähköpostiisi; että heidän ei tarvitse vastata.
Vaihe 2: Pyydä vastaanottajaasi ryhtymään toimiin
Jotta voit kirjoittaa tehokkaita ja aikaa säästäviä sähköposteja, sinun on tehtävä niistä toimintakelpoisia. Ja sinun on varmistettava, että vastaanottajallesi on selvää, mitä toimia heiltä odotetaan.
Jos et tavoittele tätä, mutta yrität täsmentää elämäsi tarinaa tai selittää, miksi pidät kiinni seuraavasta iPhone-mallista sen sijaan, että saisit uusimman, voit unohtaa ajan säästämisen, koska kirjeystävän kirjoittaminen vie paljon ajatuksia ja aikaa.
Keskity seuraavaan, kun teet sähköpostista toimintakyvyn:
- Määräaikojen asettaminen
- Varautumissuunnitelmien hahmottaminen
- Mahdollisten vaihtoehtojen tarjoaminen seuraavalle toimintatavalle (esim. Kun olet paikalla henkilökohtaisessa kokouksessa, sijainnit, joissa voit tavata)
- Lausunnon antaminen pyydettäessä
- Kirjoitukseen soveltuvan pyynnön tekeminen ja itse asiassa helpompaa kuin toisen viestintätavan käyttäminen
- Antaa joukko ohjeita tehtävälle, jonka vastaanottaja on suostunut suorittamaan
Ole ennakoiva ja itsevarma, kun hahmotellaan toimivia vaiheita. Vältä avoimien kysymysten esittämistä, ellei muuta vaihtoehtoa ole. Koska avoimet kysymykset ovat päinvastainen sisältö, jota voidaan käsitellä.
Tässä on joitain esimerkkejä:
- Sen sijaan, että pyytäisit vastaanottajaa antamaan sinulle aikataulunsa (ja tuhlaat sähköpostin prosessin aikana), aloita lähettämällä heille käytettävissä olevat kokousajat.
- Sen sijaan, että kysyisit vastaanottajalta, mitä he ajattelevat tietystä yrityspäätöksestä, hahmota mahdollinen päätös ja pyydä rakentavaa palautetta niin heidän ei tarvitse keksiä jotain itse, vaan heillä on jotain työskennellä
Pidät sähköpostin toimintakykyisenä antamalla selkeät ohjeet lukijalle ja pitämällä sisällön toimintakelpoisena pikemminkin kuin avoimen.
Tärkeintä on, että sinun on varmistettava, että kaikki toiminnot, joita odotat lukijalta, ilmoitetaan selkeästi. Älä oleta heidän tietävän, että haluat perustaa kokouksen tällä viikolla, vain tarjoat käytettävissä olevat ajat. Älä usko, että he tietävät, mihin työtehtäviin ohjeesi kuuluvat. Ilmoita se nimenomaisesti ja ilmoita heille ystävällisesti, mitä haluat heidän tekevän.
Vaihe 3: Luo hyvä rakenne
Yksi, jonka viestisi on määritelty selkeästi ja olet tehnyt siitä toimintakelpoisen, on aika järjestää se siten, että välität sen selkeyden ja toimintakelpoiset pyyntösi.
Kappaleet: Noudatettava yleissääntö on kappaleiden pitäminen viiden lauseen alla. Ei ole vain vaikeaa keskittyä pitkiin kappaleisiin verkkolukemisen aikana, mutta kömpelöt kappaleet antavat vastaanottajalle mahdollisuuden menettää huomionsa ja ehkä jättää huomiotta tärkeimmät kohdat. Tämä johtaa sitten huolimattomiin tai turhiin vastauksiin, jotka peittävät viestintäkanavan.
Lausekkeet: Käytä aktiivista ääntä kirjoittaessasi lauseita. Pidä lauseet lyhyinä ja täsmällisinä. Vältä jättämästä kosketuksiin tai selittämällä tarpeettomasti asioihin liittyviä päättelyjäsi tai tunteitasi. Pidä sen sijaan kiinni tosiseikoista ja siitä, mitä toimintoja pyydät, että vastaanottajasi suorittaa.
Sanat: Yritä olla käyttämättä isoja sanoja tai slangia, ellet tiedä, että yleisösi ymmärtää niitä. Vältä vitsejä ja kulttuuriviittauksia, joita saatetaan ymmärtää väärin, koska kaikki, mikä voidaan helposti tulkita väärin, on mahdollinen este tehokkaalle viestinnälle.
Vältä ylimääräisiä sanoja ja ilmaisuja. "Ottaen huomioon tämänhetkisen tilanteen, jossa näin tapahtuu, luulen, että se olisi viisasta ..." on pätevä lausunto, joka ei vain tuhlaa sanoja ja aikaa, vaan häiritsee todellisen viestin. Sen sijaan, ilmaise vain suosituksesi ilman, että sinun on hyväksyttävä sitä.
Toinen esimerkki: "Mietin, voisinko kysyä sinulta ..." Leikkaa tämä lause pois ja kysy vain. Se lisää myös itseluottamustasi, koska et alitajuisesti pyydä lupaa kommunikoida ennakoivasti.
Välimerkit: Pidä välimerkit yksinkertaisina. Hyväksyttävät sanat ja lauseet ovat tehokkaita vain silloin, kun niitä käytetään kohteliaisuuden toteamiseksi, kun olet aloittanut yhteydenoton sellaisen henkilön kanssa, jonka kanssa haluat olla liike- tai henkilökohtainen. Tällaisissa tapauksissa et halua välttämättä olla tulossa, mutta käytä kohteliaita lauseita osoittaaksesi kunnioitusta heidän aikaansa kohtaan.
Minimoi pilkkujen käyttö - tämä auttaa luonnollisesti pitämään lauseet lyhyinä. Vältä laiskaa tekstihenkistä puhetta, liikaa pisteitä ja pisteitä ja peräkkäisiä pilkkuja. Sen sijaan välimerkeistä lauseesi oikealla englannilla ja käytä supistuksia, kun se on järkevää, koska ne tekevät lukemisesta paremman.
Harkitse lisäksi luetteloiden erottamista luettelomerkkeillä ja viivarivin käyttämistä pääosien erottamiseksi (joka voi sisältää yhden tai useamman kappaleen).
Luettelomerkit ja osioiden välit parantavat verkon luettavuutta ja auttavat sinua järjestämään viestisi selkeämmin.
Vaihe 4: Muokkaa ennen lähettämistä
Ennen kuin lähetät sähköpostia, lue se ääneen 1–2 minuuttia. Tämä auttaa sinua havaitsemaan virheitä tai havaitsemaan hankalia osia, joita et tavallisesti sanoisi henkilökohtaisesti. Poista ne ylimääräiset sanat ja yksinkertaista välimerkkejä. Luetteloi luettelot ja leikkaa kappaleesi.
Kun pystyt vastaamaan seuraaviin kysymyksiin kyllä, olet valmis napsauttamaan Lähetä-painiketta:
- Onko viesti selkeä?
- Ovatko odotukset toteutettavissa ja selkeästi ilmaistu?
- Voiko vastaanottajani vastaanottaa viestini onnistuneesti? Menestys tarkoittaa, että he tietävät, mitä vastausta heiltä odotetaan.
- Jos roolit vaihdettaisiin, voisinko vastaanottaa tämän viestin onnistuneesti?
Vaihe 5: Seuraa tehokkaasti
Lisäksi seuraa ennakoivasti sähköpostiviestejäsi. Jos joku ei vastaa suoraan pyyntöön, älä tuhlaa aikaa miettimään, mitä tapahtui. Sen sijaan lähetä kohtelias mutta suora jatkosähköposti sisäänkirjautumiseen heidän kanssaan. Noudata yllä lueteltuja periaatteita. Älä tuhlaa liikaa aikaa vastauksen saamiseen; jos vastaanottaja ei ole yhteydessä sinuun, tiedä milloin edetä tai ota sen sijaan yhteyttä henkilökohtaisesti.
Säästä aikaa sähköpostin avulla
Sähköposti voi säästää paljon aikaa, jos osaat käyttää sitä tehokkaasti. Ja tämä koskee sekä viestien lähettämistä että vastaanottamista.
Sähköpostia käytetään parhaiten sellaisten toimintakykyisten viestien toimittamiseen, jotka viestitään riittävästi kirjoittamisen kautta. Jos hyödynnät sähköpostin etuja ja vältät monia aikaa vieviä sudenkuoppia, se toimii tehokkaana työkaluna.
