Φωτογραφία από Το H είναι για το σπίτι
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να διευκολύνει την επικοινωνία, αλλά μπορεί επίσης να μειώσει το χρόνο σας Μάθετε πώς να επεξεργάζεστε εισερχόμενα email και να γράφετε εξερχόμενα email για να εξοικονομήσετε χρόνο.
Σύμφωνα με μια έρευνα από το 2005, οι συνεντεύξεις των εργαζομένων αποκάλυψαν ότι ο χρόνος που σπαταλήθηκε μέσω email προκάλεσε σε μια επιχείρηση με 10.000 υπαλλήλους να χάνει περίπου 152 εκατομμύρια δολάρια σε μισθούς ετησίως.
Το email έχει σαφώς τα μειονεκτήματά του. Τα ασαφή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποσπά τους υπαλλήλους από σημαντικές εργασίες που σχετίζονται με την εργασία, κανάλια επικοινωνίας cloud και συχνά δημιουργούν επιπλέον εργασία. Αποφύγετε τις παγίδες του email ακολουθώντας τις παρακάτω προτάσεις.
Πώς το εισερχόμενο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να σπαταλήσει το χρόνο σας
Φωτογραφία από Ντόρτυγκιρλ
Υπάρχουν πολλοί τύποι μηνυμάτων email που μπορούν να χάσουν το χρόνο σας. Εκείνες οι οποίες:
- Θα μπορούσε να περικοπεί από πολλά μηνύματα και να συμπυκνωθεί σε περιεκτικό
- Δεν σχετίζονται άμεσα με εσάς
- Σχετίζεστε με εσάς αλλά όχι με άμεσο τρόπο, κάτι που σας αφήνει αβέβαιοι για το πώς ή εάν πρέπει να ανταποκριθείτε (και τρώτε χρόνο)
- Μην σας καθοδηγήσετε να κάνετε κάποια ενέργεια (κάτι που δεν είναι παραγωγικό)
- Αποσπάστε την προσοχή ή / και ενθαρρύνετε να χάνετε χρόνο στον Ιστό
- Δεν είναι κατάλληλα για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και έχετε πιο νόημα μέσω ενός δυναμικού καναλιού επικοινωνίας, όπως μια επαγγελματική συνάντηση ή κάποια μορφή που είναι πιο κατάλληλη για το περιεχόμενο (όπως ένα αυτόνομο πλούσιο σε πληροφορίες έγγραφο)
Πώς να επεξεργαστείτε αποτελεσματικά τα εισερχόμενα email
Προκειμένου να διαβάσετε και να επεξεργαστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελεσματικά, πρέπει να εστιάσετε σε δύο πράγματα - να καταλάβετε το μήνυμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ή την έλλειψη) και να αποφασίσετε ποια ενέργεια θα λάβετε ως απάντηση.
Βήμα 1: Βρείτε το μήνυμα (ή έλλειψη)
Όποτε διαβάζετε ένα νέο email, αφιερώστε όσο το δυνατόν λιγότερο χρόνο για να μάθετε:
- Εάν ο ομιλητής σας απευθύνει άμεσα ή έμμεσα
- Εάν ο ομιλητής σας έχει πει τι περιμένουν από εσάς
- Αν αυτό γίνεται με σαφή τρόπο
- Εάν το συνολικό μήνυμα σχετίζεται με εσάς
- Εάν το συνολικό μήνυμα φαίνεται κατάλληλο, δεδομένου του πλαισίου της σχέσης σας με τον αποστολέα (ή έλλειψη, εάν προσπαθούν να ξεκινήσουν μια επιχειρηματική σχέση για παράδειγμα)
Αυτό θα σας βοηθήσει να διαπιστώσετε ποιο είναι το μήνυμα του email και πώς θέλετε να απαντήσετε. Δηλαδή, αν σκοπεύετε να απαντήσετε πρώτα.
Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να σημειωθεί εάν ο ομιλητής κάνει ένα ή περισσότερα πράγματα που μπορεί να σας παρασύρουν να σπαταλήσετε πολύτιμο χρόνο, όπως:
- Είναι ασαφές για το τι προσπαθούν να πουν
- Χρησιμοποιώντας τη γλώσσα με σύγχυση ή ευφημιστικό τρόπο για να αποφύγουμε να μιλήσουμε με συγκεκριμένους όρους (π.χ. "Νομίζω ότι πρέπει να έχουμε μια καρδιά από καρδιά σε κάποιο σημείο" έναντι "Μπορείτε να με καλέσετε αυτήν την εβδομάδα για να μιλήσουμε στο τηλέφωνο για κάτι σημαντικό; ")
- Rambling ή off off θέμα
- Συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών που δεν ανήκουν στην επιχείρησή σας, ακατάλληλες, προσβλητικές ή ασυνάρτητες
- Cc ή bcc για μηνύματα που δεν σχετίζονται με εσάς
- Επανάληψη του ίδιου μηνύματος μέσω διαφόρων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επανάληψη όσων έχουν ήδη καλυφθεί σε προηγούμενες επικοινωνίες εκτός από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
- Γράφοντας για κάτι που έχετε ήδη συζητήσει και επιλύσει - με έναν ξεχασμένο ή απρόσεκτο τρόπο
Σε αυτούς τους τύπους καταστάσεων, προσέξτε ιδιαίτερα να ανταποκριθείτε με αποτελεσματικό τρόπο που ελαχιστοποιεί τον χρόνο που αφιερώνετε στην επικοινωνία. Επειδή είναι εύκολο να αφήσετε τα παραπάνω διφορούμενα σενάρια email να εξαντλήσουν το χρόνο σας.
Βήμα 2: Αποφασίστε τι μέτρα πρέπει να κάνετε
Αφού ξέρετε τι είναι το μήνυμα, βρείτε τον πιο παραγωγικό τρόπο απάντησης. Ακολουθούν ορισμένες τυπικές απαντήσεις:
- Μετατόπιση της συνομιλίας σε ένα καλύτερο μέσο επικοινωνίας, όπως τηλεφωνικές κλήσεις και κλήσεις συνδιάσκεψης
- Απαντώντας σε μια επαναλαμβανόμενη ερώτηση που υπέβαλαν πολλά άτομα - όχι μέσω email - αλλά μέσω ενός πιο πλούσιου πληροφοριών μέσου που μπορεί να κοινοποιηθεί, όπως ένα Έγγραφο Google
- Να μην απαντάτε σε μηνύματα που δεν καθιστούν σαφές τι αναμένει ο ομιλητής από εσάς (ακόμα κι αν αισθάνεται λίγο αγενής)
- Αντιμετώπιση ασαφών μηνυμάτων με άμεσες και σύντομες συγκεκριμένες ερωτήσεις, όπως, "Πότε θα θέλατε να ολοκληρώσετε την αναφορά;" ή "Πώς θα θέλατε να συνεισφέρω σε αυτό το έργο;"
- Αν σηκώσετε το τηλέφωνο και καλέστε το άτομο ανά πάσα στιγμή, αρχίζει να συμβαίνει βλάβη στο δράμα ή την επικοινωνία - η σύνταξή του μέσω email θα διαρκέσει μόνο περισσότερο και μπορεί να εντείνει τη σύγκρουση
Βήμα 3: Επιστροφή στην εργασία
Το πιο σημαντικό, αφού απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (το οποίο μπορεί να αποτελείται από τη μη απάντηση και τη διαγραφή του μηνύματος), πρέπει να επιστρέψετε στην εργασία. Μεταβείτε στο επόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιμένει στα εισερχόμενά σας ή αλλάξτε τα γρανάζια και επιστρέψτε στην πραγματική δουλειά αντί να απαντήσετε στα αιτήματα άλλων ατόμων.
Πώς η αποστολή email μπορεί να χάνει το χρόνο σας
Φωτογραφία από Άδικος
Επιπλέον, υπάρχουν πολλοί τύποι μηνυμάτων email στέλνεις που μπορεί να χάσει το χρόνο σας. Εκείνες οι οποίες:
- Βγαίνουν άσκοπα σε πολλά μηνύματα, καθένα από τα οποία χρειάζεται χρόνο και σκέφτεται να τα προσαρμόσει, αντί για ένα περιεκτικό
- Μην συνδέεστε άμεσα με τον παραλήπτη, κάτι που είναι σπατάλη προσπάθειας εκ μέρους σας
- Δεν είναι αρκετά ξεκάθαρα και βγάλετε μακροχρόνιες συνομιλίες μέσω email και / ή παρεξηγήσεις ή καθόλου παραγωγική δράση (που σημαίνει ότι θα πρέπει να ξοδέψετε χρόνο να ξεκινήσετε ξανά τη συνομιλία αργότερα)
- Μην κατευθύνετε τον παραλήπτη να προβεί σε κάποια ενέργεια, κάτι που δεν είναι παραγωγικό
- Αποσπάστε την προσοχή και ενθαρρύνετε τον παραλήπτη να σπαταλήσει χρόνο στον Ιστό - πράγμα που σημαίνει ότι ενθαρρύνει το ίδιο από εσάς
- Δεν είναι κατάλληλο για τη μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά επικοινωνείται καλύτερα μέσω συνομιλίας σε πραγματικό χρόνο ή μέσω ενός εγγράφου με οδηγίες ή πλούσιων πληροφοριών, όπως εγχειρίδιο, άρθρο ιστολογίου, σελίδα FAQ, αναφορά εταιρείας ή παρουσίαση PowerPoint
Πώς να στέλνετε email αποτελεσματικά
Για να γράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χάνουν το χρόνο σας μακροπρόθεσμα (για να μην αναφέρουμε τον χρόνο του παραλήπτη σας), πρέπει να εστιάσετε σε πέντε πράγματα: επικοινωνία ενός σαφούς μηνύματος, ζητώντας από τον παραλήπτη σας να λάβει μέτρα με δυνατότητα δράσης, χρησιμοποιώντας καλή δομή, επεξεργασία πριν πατήσετε στείλετε και να παρακολουθήσετε αποτελεσματικά.
Βήμα 1: Ξεκαθαρίστε το μήνυμά σας
Πριν συντάξετε ακόμη και ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να ξεκαθαρίσετε το μήνυμα. Καθορίσει:
- Τι θέλετε να επικοινωνήσετε
- Γιατί θέλετε να το κοινοποιήσετε
- Τι ενέργεια θέλετε να κάνει ο παραλήπτης σας
- Πώς μπορείτε να τους πείσετε καλύτερα να κάνουν τέτοια ενέργεια
Ακολουθούν ορισμένοι συνηθισμένοι λόγοι για την αποστολή email:
- Για να υπενθυμίσω σε κάποιον μια προθεσμία
- Να δώσει σε κάποιον γραπτές οδηγίες για μια εργασία
- Για να κάνετε μια γρήγορη ερώτηση που μπορεί να απαντηθεί επαρκώς μέσω γραφής
- Για να απαντήσετε σε μια γρήγορη ερώτηση που μπορεί να απαντηθεί επαρκώς μέσω γραφής
- Για να μεταδώσετε πληροφορίες ευαίσθητες στο χρόνο
- Να προσφέρουμε διαθέσιμες ημερομηνίες για τον προγραμματισμό μιας σύσκεψης
- Παρακολούθηση μετά από μια συνάντηση και εμφάνιση εκτίμησης
Σε όλα αυτά τα παραδείγματα, εκτός από το τελευταίο, θέλετε ο παραλήπτης σας να προβεί σε κάποια ενέργεια (ακόμα κι αν αυτό απλώς σας απαντά).
Μερικές φορές η δράση δεν φαίνεται σαν δράση. Ίσως θέλετε να:
- Περάστε μια συμβουλή για τον συνάδελφό σας
- Ενημερώστε τους φίλους σας ότι προσγειώσατε με ασφάλεια στον προορισμό του ταξιδιού σας
- Δώστε μια σύντομη ενημέρωση για το πώς κάνετε στον νέο προορισμό σας και πώς μπορείτε να προσεγγίσετε τις επόμενες εβδομάδες
Σε καθεμία από αυτές τις καταστάσεις, δεν λέτε στον παραλήπτη σας να προβεί σε συγκεκριμένη ενέργεια. Ωστόσο, υπονοείται ότι δεν αναμένεται να προβούν σε καμία ενέργεια, αρκεί να δώσετε στο email το κατάλληλο κλείσιμο, ή τουλάχιστον υπογράφοντας το όνομά σας. Κατανοούν ότι η επικοινωνία μπορεί εύκολα να τελειώσει με το email σας. ότι δεν χρειάζεται να ανταποκριθούν.
Βήμα 2: Ζητήστε από τον παραλήπτη σας να λάβει ενεργά βήματα
Για να γράψετε αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας εξοικονομούν χρόνο, πρέπει να τα κάνετε ενεργά. Και πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης σας είναι σαφής σχετικά με το τι αναμένεται από αυτούς.
Εάν δεν στοχεύετε σε αυτό, αλλά προσπαθείτε να εξηγήσετε την ιστορία της ζωής σας ή να εξηγήσετε γιατί επιδιώκετε το επόμενο μοντέλο iPhone αντί να αποκτήσετε το πιο πρόσφατο, μπορείτε να ξεχάσετε να εξοικονομήσετε χρόνο επειδή η συγγραφή στυλό χρειάζεται πολλή σκέψη και χρόνο.
Εστιάστε στα ακόλουθα όταν κάνετε το email ενεργό:
- Καθορισμός προθεσμιών
- Περιγράφοντας σχέδια έκτακτης ανάγκης
- Προσφέροντας πιθανές επιλογές για την επόμενη πορεία δράσης (π.χ. φορές που είστε διαθέσιμοι για προσωπική συνάντηση, τοποθεσίες στις οποίες μπορείτε να συναντήσετε)
- Παροχή γνώμης όταν ζητείται
- Υποβολή αιτήματος που είναι κατάλληλο για γραφή και είναι πραγματικά πιο βολικό από τη χρήση ενός άλλου τρόπου επικοινωνίας
- Παροχή ενός συνόλου οδηγιών για μια εργασία που ο παραλήπτης σας έχει συμφωνήσει να εκτελέσει
Να είστε προληπτικοί και επιθετικοί όταν περιγράφετε βήματα με δυνατότητα δράσης. Αποφύγετε να υποβάλλετε ερωτήσεις ανοιχτού τύπου, εκτός εάν δεν υπάρχει άλλη επιλογή. Επειδή οι ανοιχτές ερωτήσεις είναι το αντίθετο του περιεχομένου με δυνατότητα δράσης.
Ορίστε μερικά παραδείγματα:
- Αντί να ζητήσετε από τον παραλήπτη σας να σας δώσει το πρόγραμμά του (και να χάσετε ένα email κατά τη διαδικασία) - ξεκινήστε στέλνοντάς τους τους διαθέσιμους χρόνους σύσκεψης.
- Αντί να ρωτήσετε τον παραλήπτη σας τι σκέφτονται για μια συγκεκριμένη επιχειρηματική απόφαση, σκιαγράψτε τη δυνητική απόφαση και ζητήστε σχόλια. με αυτόν τον τρόπο δεν θα πρέπει να βρουν κάτι από μόνοι τους και θα έχουν κάτι να δουλέψουν
Διατηρείτε το email ενεργό παρέχοντας σαφείς οδηγίες στον αναγνώστη και διατηρώντας το περιεχόμενο ενεργό και όχι ανοιχτό.
Το πιο σημαντικό, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οποιαδήποτε ενέργεια περιμένετε από τον αναγνώστη σας είναι σαφώς γνωστή. Μην υποθέσετε ότι γνωρίζουν ότι θέλετε να οργανώσετε μια σύσκεψη αυτήν την εβδομάδα, απλώς προσφέρετε τις διαθέσιμες ώρες. Μην υποθέσετε ότι γνωρίζουν σε ποια εργασία δουλειά εφαρμόζεται το σύνολο των οδηγιών σας. Δηλώστε το ρητά και ευγενικά ενημερώστε τους τι θέλετε να κάνουν.
Βήμα 3: Δημιουργήστε καλή δομή
Αφού ορίσετε το μήνυμά σας με σαφήνεια και το έχετε ενεργοποιήσει, ήρθε η ώρα να το οργανώσετε με τέτοιο τρόπο ώστε να αποσαφηνίσετε αυτήν τη σαφήνεια και τα αιτήματά σας με δυνατότητα δράσης.
Παραγράφους: Ένας γενικός κανόνας που πρέπει να ακολουθήσετε είναι να διατηρείτε τις παραγράφους κάτω από πέντε προτάσεις. Δεν είναι μόνο δύσκολο να επικεντρωθείς σε μεγάλες παραγράφους κατά την ανάγνωση στο Διαδίκτυο, αλλά οι αδρανείς παράγραφοι δίνουν στον παραλήπτη την ευκαιρία να χάσει την εστίαση και ίσως να χάσει τα πιο σημαντικά σημεία. Αυτό οδηγεί στη συνέχεια σε ατημέλητες ή περιττές αποκρίσεις, οι οποίες καλύπτουν το κανάλι επικοινωνίας.
Καταδίκες: Χρησιμοποιήστε την ενεργή φωνή κατά τη σύνταξη προτάσεων. Κρατήστε τις προτάσεις σύντομες και μέχρι το σημείο. Αποφύγετε τις εφαπτόμενες ή εξηγείτε άσκοπα τη συλλογιστική ή τα συναισθήματά σας για τα πράγματα. Αντ 'αυτού, εμμείνετε στα γεγονότα και σε ποια ενέργεια ζητάτε ο παραλήπτης σας
Λόγια: Προσπαθήστε να μην χρησιμοποιείτε μεγάλες λέξεις ή αργκό, εκτός εάν γνωρίζετε ότι το κοινό σας θα τις καταλάβει. Αποφύγετε τα αστεία και τις πολιτιστικές αναφορές που μπορεί να παρεξηγηθούν, γιατί οτιδήποτε μπορεί εύκολα να παρερμηνευθεί είναι πιθανό εμπόδιο στην αποτελεσματική επικοινωνία.
Αποφύγετε επιπλέον λέξεις και φράσεις που πληρούν τις προϋποθέσεις. «Δεδομένης της τρέχουσας κατάστασης στην οποία συμβαίνει αυτή τη στιγμή, νομίζω ότι θα ήταν συνετό να…» είναι μια δήλωση που πληροί τις προϋποθέσεις που όχι μόνο σπαταλά λόγια και χρόνο, αλλά αποσπά την προσοχή από το πραγματικό μήνυμα. Αντ 'αυτού, απλώς δηλώστε τη σύστασή σας χωρίς να χρειάζεται να την πληροίτε τις προϋποθέσεις.
Ένα άλλο παράδειγμα: «Αναρωτιόμουν αν θα μπορούσα να σας ρωτήσω…» Κόψτε αυτήν τη φράση και απλά κάντε την ερώτηση. Θα αυξήσει επίσης την αυτοπεποίθησή σας, επειδή δεν θα ζητήσετε υποσυνείδητα την άδεια να επικοινωνείτε προληπτικά.
Σημεία στίξης: Διατηρήστε απλή τη στίξη. Οι κατάλληλες λέξεις και φράσεις είναι αποτελεσματικές μόνο όταν χρησιμοποιούνται για να αποδειχθούν ευγένεια κατά την έναρξη επικοινωνίας με κάποιον με τον οποίο θέλετε να έχετε μια επαγγελματική ή προσωπική σχέση. Σε τέτοιες περιπτώσεις, δεν θέλετε απαραίτητα να είστε προσεχείς, αλλά χρησιμοποιείτε μερικές ευγενικές φράσεις για να δείξετε σεβασμό για την ώρα τους.
Ελαχιστοποιήστε τη χρήση κόμμα - αυτό φυσικά σας βοηθά να διατηρείτε σύντομες τις προτάσεις. Αποφύγετε τον τεμπέληστο λόγο που εμπνέεται από κείμενο, με υπερβολική χρήση των dot-dot-dot's και διαδοχικά κόμματα. Αντ 'αυτού, στρέψτε τις προτάσεις σας με τα κατάλληλα αγγλικά και χρησιμοποιήστε συσπάσεις όταν έχει νόημα, επειδή κάνουν τη ροή ανάγνωσης καλύτερη.
Επιπλέον, εξετάστε το ενδεχόμενο στίξης λιστών με κουκκίδες και χρησιμοποιήστε μια γραμμή παύλων για να χωρίσετε μεγάλες ενότητες (που μπορεί να περιλαμβάνουν μία ή περισσότερες παραγράφους)
Οι κουκκίδες και οι αλλαγές ενότητας βελτιώνουν την αναγνωσιμότητα του ιστού, καθώς και σας βοηθούν να οργανώσετε το μήνυμά σας πιο καθαρά.
Βήμα 4: Επεξεργασία πριν από την αποστολή
Πριν στείλετε ένα email, αφιερώστε 1-2 λεπτά για να το διαβάσετε δυνατά. Αυτό θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε λάθη ή να παρατηρήσετε αδέξια μέρη που συνήθως δεν θα λέγατε αυτοπροσώπως. Αφαιρέστε αυτές τις επιπλέον λέξεις και απλοποιήστε τα σημεία στίξης. Διαγράψτε λίστες και περιορίστε τις παραγράφους σας.
Όταν μπορείτε να απαντήσετε στις ακόλουθες ερωτήσεις με "ναι", τότε είστε έτοιμοι να πατήσετε "αποστολή":
- Είναι το μήνυμα σαφές;
- Είναι προσδοκίες εφαρμόσιμες και σαφείς;
- Θα μπορέσει ο παραλήπτης μου να λάβει με επιτυχία το μήνυμά μου; Η επιτυχία σημαίνει ότι ξέρουν τι αναμένεται απάντηση από αυτούς.
- Εάν οι ρόλοι είχαν αντιστραφεί, θα μπορούσα να λάβω με επιτυχία αυτό το μήνυμα;
Βήμα 5: Αποτελεσματική παρακολούθηση
Επιπλέον, να είστε ενεργός στην παρακολούθηση των email σας. Εάν κάποιος δεν απαντήσει σε ένα άμεσο αίτημα, μην χάνετε χρόνο αναρωτιέστε τι συνέβη. Αντ 'αυτού, στείλτε ένα ευγενικό αλλά άμεσο email παρακολούθησης για να κάνετε check in μαζί τους. Εφαρμόστε τις αρχές που αναφέρονται παραπάνω. Και μην χάνετε πολύ χρόνο προσπαθώντας να λάβετε απάντηση. εάν ο παραλήπτης δεν επικοινωνεί μαζί σας, μάθετε πότε να προχωρήσετε ή να τον προσεγγίσετε αυτοπροσώπως.
Χρησιμοποιήστε το Email για να εξοικονομήσετε χρόνο
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο εάν γνωρίζετε πώς να το χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά. Και αυτό ισχύει τόσο για την αποστολή όσο και για τη λήψη μηνυμάτων.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται καλύτερα για την παράδοση ενεργών μηνυμάτων που κοινοποιούνται επαρκώς μέσω γραφής. Εάν εκμεταλλευτείτε τα οφέλη του email και αποφύγετε τις πολλές παγίδες που χάνουν χρόνο, χρησιμεύει ως ισχυρό εργαλείο.
