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電子メールはコミュニケーションを容易にすることができますが、それはまたあなたの時間を浪費する可能性があります。時間を節約するために、受信メールを処理し、送信メールを作成する方法を学びます。
2005年の調査によると、従業員へのインタビューによると、電子メールに費やされた時間が、10,000人の従業員を抱える企業が年間推定1億5,200万ドルの賃金を失ったことが明らかになりました。
電子メールには明らかに欠点があります。不明瞭な電子メールは、従業員を重要な仕事関連のタスク、クラウド通信チャネルからそらし、多くの場合、余分な仕事を生み出します。以下の提案に従って、電子メールの落とし穴を避けてください。
受信メールがあなたの時間を無駄にする方法
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あなたの時間を無駄にすることができる電子メールメッセージの多くの種類があります。それら：
- 複数のメッセージから切り詰めて、包括的なメッセージに凝縮することができます
- あなたと直接関係しないでください
- あなたとは関係がありますが、直接的な方法ではありません。そのため、どのように、またはどのように対応すべきかがわかりません（そして時間を浪費します）
- 何らかの行動を取るように指示しないでください（これは非生産的です）
- ウェブ上で時間を無駄にするように気を散らしたり、奨励したりする
- メールには適していません。ビジネスミーティングなどの動的なコミュニケーションチャネルや、コンテンツに適した形式（情報が豊富なスタンドアロンドキュメントなど）を使用する方が理にかなっています。
受信メールを効率的に処理する方法
電子メールを効率的に読んで処理するには、電子メールのメッセージ（または欠如）を理解することと、それに応じて実行するアクションを決定することの2つに焦点を当てる必要があります。
ステップ1：メッセージ（または欠如）を理解する
新しいメールを読むときはいつでも、理解するためにできるだけ時間をかけないでください：
- 話者が直接または間接的にあなたに話しかけているかどうか
- 話者があなたに期待していることを話してくれたかどうか
- それが明確な方法で行われたかどうか
- 全体的なメッセージがあなたに関連しているかどうか
- 送信者との関係のコンテキストを考慮して、メッセージ全体が適切であると思われるかどうか（または、たとえばビジネス関係を開始しようとしている場合は、メッセージが不足している）
これは、電子メールのメッセージが何であるか、およびどのように応答したいかを確認するのに役立ちます。つまり、そもそも応答するつもりなら。
話者が、次のような貴重な時間を無駄にする可能性のある1つ以上のことを行っているかどうかに注意することが特に重要です。
- 彼らが何を言おうとしているのかはっきりしない
- 具体的な言葉で話すことを避けるために、紛らわしいまたは婉曲的な方法で言語を使用する（たとえば、「ある時点で心から心を持っている必要があると思う」と「今週、重要なことについて電話で話すことができるように電話してくれませんか？」 」）
- とりとめのない、または話題から外れる
- あなたのビジネスではない、不適切、攻撃的、または一貫性のない情報を含める
- 自分に関係のないメッセージであなたをCCまたはBCCする
- さまざまなメールで同じメッセージを繰り返す、またはメール以外の以前のコミュニケーションですでに取り上げられていることを繰り返す
- 物忘れや不注意な方法で、すでに話し合って解決したことについて書く
このような状況では、コミュニケーションに費やす時間を最小限に抑える効果的な方法で対応するように特に注意してください。上記のあいまいなメールシナリオで時間を無駄にするのは簡単だからです。
ステップ2：実行するアクションを決定する
メッセージの内容がわかったら、最も生産的な応答方法を見つけてください。ここにいくつかの典型的な応答があります：
- 会話を電話や電話会議などのより良いコミュニケーション媒体にシフトする
- 複数の人からの繰り返しの質問への回答（メールではなく、Googleドキュメントなどの共有可能なより情報が豊富なメディアを介して）
- 話者があなたに何を期待しているのかはっきりしないメッセージに応答しない（少し失礼だと感じても）
- 「いつまでにレポートを完成させたいですか？」など、直接的で簡潔な具体的な質問で不明確なメッセージに対処します。または「このプロジェクトにどのように貢献してほしいですか？」
- ドラマやコミュニケーションの途絶が発生し始めたらいつでも電話を取り、その人に電話をかける—メールでそれを引き出すのにかかる時間は長くなり、対立が激化する可能性があります
ステップ3：タスクに戻る
最も重要なことは、電子メールに応答した後（応答せず、代わりにメッセージを削除することで構成される場合があります）、タスクに戻る必要があります。受信トレイで待機している次のメールに進むか、ギアを切り替えて、他の人のリクエストに応答するのではなく、実際に仕事をすることに戻ります。
メールを送信すると時間を無駄にする方法
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さらに、電子メールメッセージには多くの種類があります あなたが送る それはあなたの時間を無駄にする可能性があります。それら：
- 不必要にいくつかのメッセージにまとめられており、それぞれが1つの包括的なメッセージではなく、時間と調整が必要です。
- 受信者に直接関係しないでください。これはあなたの努力の無駄です。
- 十分に明確ではなく、長いメールでの会話や誤解に引き込まれたり、生産的な行動がまったくなかったりします（つまり、後で会話を再開するために時間を費やす必要があります）
- 非生産的である何らかの行動を取るように受信者に指示しないでください
- 受信者の注意をそらし、ウェブ上で時間を無駄にするように促します。つまり、同じようにあなたを励まします。
- メール形式には適していませんが、リアルタイムの会話や、マニュアル、ブログ記事、FAQページ、会社のレポート、PowerPointプレゼンテーションなどの説明や情報が豊富なドキュメントを通じてより適切に伝達されます。
メールを効率的に送信する方法
長期的に（受信者の時間は言うまでもなく）時間を無駄にしないメールを作成するには、明確なメッセージの伝達、受信者への実用的な手順の要求、適切な構造の使用、編集の5つに焦点を当てる必要があります。送信を押す前に、効果的にフォローアップします。
ステップ1：メッセージを明確にする
メールの下書きを作成する前に、メッセージを明確にする必要があります。決定：
- 伝えたいこと
- なぜそれを伝えたいのか
- 受信者に実行してほしいアクション
- そのような行動を取るように彼らを説得する最善の方法
メールを送信する一般的な理由は次のとおりです。
- 締め切りを誰かに思い出させるため
- タスクに関する書面による指示を誰かに与えるため
- 書くことで適切に答えることができる簡単な質問をすること
- 書くことで適切に答えることができる簡単な質問に答えるために
- 時間に敏感な情報を伝えるため
- 会議をスケジュールするために利用可能な日付を提供するには
- 会議後にフォローアップし、感謝を示すため
これらのすべての例では、最後の例を除いて、受信者に何らかのアクションを実行してもらいます（それが単にあなたに返信している場合でも）。
アクションがアクションのように見えない場合があります。たぶんあなたはしたい：
- 同僚へのチップを渡す
- 旅行先に無事着陸したことを友達に知らせましょう
- 新しい目的地での状況と、今後数週間でどのように到達できるかについて簡単に更新してください
これらの各状況では、受信者に特定のアクションを実行するように指示していません。ただし、電子メールを適切に閉じるか、少なくとも名前に署名する限り、彼らは何の行動を取ることも期待されていないことを意味します。彼らは、コミュニケーションがあなたの電子メールで簡単に終わる可能性があることを理解しています。彼らは応答する必要がないこと。
ステップ2：受信者に実行可能なステップを実行するように要求する
あなたの時間を節約する効果的な電子メールを書くために、あなたはそれらを実用的にする必要があります。また、受信者にどのようなアクションが期待されるかを受信者が明確にしていることを確認する必要があります。
これを目指していないが、ライフストーリーを詳しく説明したり、最新のiPhoneモデルを入手するのではなく、次のiPhoneモデルを待ち望んでいる理由を説明したりしようとしている場合は、ペンパルの書き込みに時間がかかるため、時間を節約することを忘れることができます。たくさんの考えと時間。
電子メールを実行可能にするときは、次のことに注意してください。
- 締め切りの設定
- 緊急時対応計画の概要
- 次の行動方針の潜在的なオプションを提供する（例：直接会うことができる時間、会うことができる場所）
- 求められたときに意見を述べる
- 書き込みに適しており、実際には別の通信モードを使用するよりも便利なリクエストを行う
- 受信者が実行することに同意したタスクの一連の指示を提供する
実行可能なステップの概要を説明するときは、積極的かつ積極的に行動してください。他に選択肢がない場合を除いて、自由形式の質問は避けてください。自由形式の質問は実用的なコンテンツの反対だからです。
ここではいくつかの例を示します。
- 受信者にスケジュールを尋ねる（そしてその過程で電子メールを無駄にする）のではなく、利用可能な会議時間を送信することから始めます。
- 受信者に特定のビジネス上の決定についてどう思うかを尋ねる代わりに、潜在的な決定の概要を説明し、構成フィードバックを要求します。そうすれば、彼らは自分で何かを考え出す必要がなく、代わりに何かを扱うことができます
読者に明確な指示を提供し、コンテンツを制限のないものではなく実用的なものに保つことで、電子メールを実用的なものに保ちます。
最も重要なことは、読者に期待する行動が明確に伝えられていることを確認する必要があります。利用可能な時間を提供するだけで、今週ミーティングを設定したいと彼らが知っていると思い込まないでください。あなたの一連の指示がどの仕事に適用されるかを彼らが知っていると思い込まないでください。それを明確に述べ、あなたが彼らに何をしてほしいかを彼らに親切に知らせてください。
ステップ3：適切な構造を作成する
メッセージを明確に定義し、実行可能にした場合は、その明確さと実行可能な要求を伝えるようにメッセージを整理します。
段落： 従うべき一般的なルールは、段落を5文未満に保つことです。 Webを読んでいるときに長い段落に焦点を合わせるのは難しいだけでなく、不格好な段落は受信者に焦点を失い、おそらく最も重要なポイントを見逃す機会を与えます。これにより、応答がずさんな、または冗長になり、通信チャネルが曇ってしまいます。
文： 文章を書くときは能動態を使いましょう。文章は短く、要点を絞ってください。接線を外れたり、物事についてのあなたの推論や感情を不必要に説明したりしないでください。代わりに、事実と、受信者に要求するアクションに固執してください。
言葉： 聴衆がそれらを理解することがわかっている場合を除いて、大きな単語やスラングを使用しないようにしてください。誤解されやすいジョークや文化的言及は避けてください。簡単に誤解される可能性のあるものはすべて、効果的なコミュニケーションの潜在的な障壁となるためです。
余分な単語や修飾句は避けてください。 「これが現在起こっている現在の状況を考えると、私はそれが賢明かもしれないと思います…」は言葉と時間を無駄にするだけでなく、本当のメッセージから気をそらす修飾ステートメントです。代わりに、資格を与えることなく、推奨事項を述べるだけです。
別の例：「私はあなたに尋ねることができるかどうか疑問に思っていました…」このフレーズを切り取って、単に質問してください。また、無意識のうちに積極的にコミュニケーションする許可を求めることがないため、自信が高まります。
句読点： 句読点はシンプルにしてください。適格な単語やフレーズは、ビジネスまたは個人的な関係を持ちたい人とのコミュニケーションを開始する際に礼儀を確立するために使用される場合にのみ効率的です。そのような場合、あなたは必ずしも近づきたいというわけではありませんが、彼らの時間を尊重するためにいくつかの丁寧なフレーズを使用してください。
カンマの使用を最小限に抑えます—これは当然文を短くするのに役立ちます。ドット-ドット-ドットと連続するコンマを使いすぎて、怠惰なテキストに触発された話し方を避けてください。代わりに、適切な英語で文を句読し、意味がある場合は短縮形を使用してください。これにより、読みの流れが改善されます。
さらに、リストに箇条書きを付け、ダッシュの行を使用して主要なセクション（1つ以上の段落を含む場合があります）を分割することを検討してください。
箇条書きとセクション区切りは、Webの読みやすさを向上させるだけでなく、メッセージをより明確に整理するのに役立ちます。
ステップ4：送信する前に編集する
メールを送信する前に、1〜2分かけて読み上げてください。これは、間違いを見つけたり、通常は直接会うことのない厄介な部分に気付くのに役立ちます。それらの余分な単語を取り除き、句読点を単純化します。リストを箇条書きにして、段落を減らします。
次の質問に「はい」で答えることができたら、「送信」を押す準備ができています。
- メッセージは明確ですか？
- 期待は実行可能で明確に述べられていますか？
- 受信者は私のメッセージを正常に受信できますか？成功とは、彼らにどのような反応が期待されるかを知っていることを意味します。
- 役割が逆になった場合、このメッセージを正常に受信できますか？
ステップ5：効果的にフォローアップする
さらに、メールのフォローアップにも積極的に取り組んでください。誰かが直接のリクエストに応答しない場合でも、何が起こったのか疑問に思って時間を無駄にしないでください。代わりに、丁寧で直接的なフォローアップメールを送信してチェックインしてください。上記の原則を適用します。そして、応答を得るために多くの時間を無駄にしないでください。受信者があなたと連絡を取り合っていない場合は、代わりに、いつ先に進むか、直接連絡するかを知ってください。
メールを使用して時間を節約する
電子メールを効率的に使用する方法を知っていれば、電子メールを大幅に節約できます。そして、これはメッセージの送信と受信の両方に当てはまります。
電子メールは、書面で適切に伝達される実用的なメッセージを配信するために最適に使用されます。電子メールの利点を活用し、多くの時間の無駄な落とし穴を回避する場合、それは強力なツールとして機能します。
