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L'email può semplificare la comunicazione, ma può anche far perdere tempo. Scopri come elaborare la posta in arrivo e scrivere la posta in uscita per risparmiare tempo.
Secondo un sondaggio del 2005, le interviste ai dipendenti hanno rivelato che il tempo sprecato con la posta elettronica ha causato una perdita di stipendio per un'azienda con 10.000 dipendenti per una cifra stimata di 152 milioni di dollari all'anno.
L'email ha chiaramente i suoi lati negativi. Le e-mail poco chiare distraggono i dipendenti da importanti attività legate al lavoro, canali di comunicazione cloud e spesso creano lavoro extra. Evita le insidie dell'email seguendo i suggerimenti di seguito.
In che modo la posta in arrivo può farti perdere tempo
fotografato da Dvortygirl
Esistono molti tipi di messaggi di posta elettronica che possono farti perdere tempo. Quelli che:
- Potrebbe essere ridotto da più messaggi e condensato in uno completo
- Non relazionarti direttamente con te
- Relazionati con te ma non in modo diretto, il che ti lascia incerto su come o se rispondere (e fa perdere tempo)
- Non indirizzarti a intraprendere alcuna azione (che è improduttiva)
- Distrarre e / o incoraggiarti a perdere tempo sul web
- Non sono adatti per l'email e hanno più senso attraverso un canale di comunicazione dinamico come una riunione di lavoro o un formato più adatto al contenuto (come un documento autonomo ricco di informazioni)
Come elaborare la posta in arrivo in modo efficiente
Per leggere ed elaborare le e-mail in modo efficiente, è necessario concentrarsi su due cose: capire il messaggio dell'e-mail (o la sua mancanza) e decidere quale azione intraprendere in risposta.
Passaggio 1: capire il messaggio (o la mancanza di)
Ogni volta che leggi una nuova email, dedica il minor tempo possibile a capire:
- Se l'oratore si rivolge a te direttamente o indirettamente
- Se l'oratore ti ha detto cosa si aspetta da te
- Se è stato fatto in modo chiaro
- Se il messaggio generale è rilevante per te
- Se il messaggio complessivo sembra appropriato, dato il contesto della tua relazione con il mittente (o in mancanza, se sta cercando di avviare una relazione d'affari, ad esempio)
Questo ti aiuterà ad accertare qual è il messaggio dell'email e come vuoi rispondere. Cioè, se intendi rispondere in primo luogo.
È particolarmente importante notare se l'oratore sta facendo una o più cose che possono indurti a perdere tempo prezioso, come ad esempio:
- Non sono chiari su ciò che stanno cercando di dire
- Usare il linguaggio in modo confuso o eufemistico per evitare di parlare in termini concreti (ad esempio "Penso che dobbiamo avere un cuore a cuore a un certo punto" rispetto a "Puoi chiamarmi questa settimana in modo da poter parlare al telefono di qualcosa di importante? ")
- Vagare o andare fuori tema
- Includere informazioni che non sono affari tuoi, inappropriate, offensive o incoerenti
- Cc o bcc per i messaggi che non sono pertinenti per te
- Ripetendo lo stesso messaggio tramite varie email o ripetendo ciò che è già stato trattato in comunicazioni precedenti diverse dall'email
- Scrivere di qualcosa di cui hai già discusso e risolto, in modo sbadato o distratto
In questi tipi di situazioni, prestare particolare attenzione a rispondere in modo efficace che riduca al minimo il tempo che dedichi alla comunicazione. Perché è facile lasciare che gli scenari di email ambigui di cui sopra ti assorbano il tempo.
Passaggio 2: decidere quale azione intraprendere
Dopo aver saputo di cosa parla il messaggio, trova il modo più produttivo per rispondere. Ecco alcune risposte tipiche:
- Spostare la conversazione su un mezzo di comunicazione migliore come il telefono e le chiamate in conferenza
- Rispondere a una domanda ricorrente posta da più persone, non tramite e-mail, ma tramite un mezzo più ricco di informazioni che può essere condiviso, come un documento Google
- Non rispondere a messaggi che non chiariscono ciò che l'oratore si aspetta da te (anche se sembra un po 'scortese)
- Affrontare messaggi poco chiari con domande brevi e dirette, come "Quando vorresti che il rapporto fosse completato entro?" o "Come vorresti che contribuissi a questo progetto?"
- Sollevare il telefono e chiamare la persona ogni volta che si verificano problemi o interruzioni della comunicazione: estrarlo tramite e-mail richiederà solo più tempo e potrebbe intensificare il conflitto
Passaggio 3: torna all'attività
Ancora più importante, dopo aver risposto a un'e-mail (che potrebbe consistere nel non rispondere e invece eliminare il messaggio), è necessario riprendere l'attività. Passa all'email successiva in attesa nella tua casella di posta o cambia marcia e torna a lavorare effettivamente anziché rispondere alle richieste di altre persone.
In che modo inviare e-mail può farti perdere tempo
fotografato da Sleale
Inoltre, esistono molti tipi di messaggi di posta elettronica tu invii che può farti perdere tempo. Quelli che:
- Sono suddivisi inutilmente in diversi messaggi, ognuno dei quali richiede tempo e pensiero per essere personalizzato, invece di uno completo
- Non relazionarti direttamente con il destinatario, il che è uno spreco di sforzi da parte tua
- Non sono abbastanza chiari e si trascinano in lunghe conversazioni e-mail e / o incomprensioni o nessuna azione produttiva (il che significa che dovrai dedicare del tempo a ricominciare la conversazione in seguito)
- Non invitare il destinatario a intraprendere un'azione, che è improduttiva
- Distrarre e incoraggiare il destinatario a perdere tempo sul web, il che significa che incoraggia lo stesso di te
- Non sono adatti per il formato e-mail, ma comunicati meglio tramite conversazioni in tempo reale o attraverso un documento istruttivo o ricco di informazioni come un manuale, un articolo di blog, una pagina delle domande frequenti, un rapporto aziendale o una presentazione di PowerPoint
Come inviare e-mail in modo efficiente
Per scrivere e-mail che non perdano tempo a lungo termine (per non parlare del tempo del destinatario), è necessario concentrarsi su cinque cose: comunicare un messaggio chiaro, richiedere al destinatario di intraprendere azioni attuabili, utilizzare una buona struttura, modificare prima di premere invio e di seguito in modo efficace.
Passaggio 1: chiarisci il tuo messaggio
Prima ancora di scrivere una bozza di e-mail, è necessario essere chiari sul messaggio. Determinare:
- Cosa vuoi comunicare
- Perché vuoi comunicarlo
- Quale azione vuoi che il tuo destinatario intraprenda
- Come puoi convincerli al meglio a intraprendere tale azione
Ecco alcuni motivi comuni per inviare e-mail:
- Per ricordare a qualcuno una scadenza
- Per dare a qualcuno istruzioni scritte su un'attività
- Per fare una domanda veloce a cui si può rispondere adeguatamente attraverso la scrittura
- Per rispondere a una domanda veloce a cui è possibile rispondere adeguatamente per iscritto
- Per trasmettere informazioni sensibili al fattore tempo
- Per offrire date disponibili per la pianificazione di una riunione
- Per seguire dopo una riunione e mostrare apprezzamento
In tutti questi esempi, ad eccezione dell'ultimo, vuoi che il tuo destinatario intraprenda un'azione (anche se si tratta solo di rispondere a te).
A volte l'azione non sembra un'azione. Forse vuoi:
- Passa un suggerimento per il tuo collega
- Fai sapere ai tuoi amici che sei atterrato in sicurezza alla destinazione del tuo viaggio
- Fornisci un breve aggiornamento su come stai nella nuova destinazione e su come puoi essere raggiunto nelle prossime settimane
In ciascuna di queste situazioni, non stai dicendo al destinatario di intraprendere una determinata azione. Tuttavia, è implicito che non ci si aspetta che intraprendano alcuna azione, a condizione che tu dia la corretta chiusura dell'email, o almeno firmando il tuo nome. Capiscono che la comunicazione può facilmente terminare con la tua email; che non hanno bisogno di rispondere.
Passaggio 2: richiedi al destinatario di intraprendere azioni attuabili
Per scrivere email efficaci che ti fanno risparmiare tempo, devi renderle utilizzabili. E devi assicurarti che il destinatario sia chiaro su quale azione ci si aspetta da lui.
Se non stai mirando a questo, ma stai cercando di precisare la tua storia di vita o spiegare perché stai resistendo per il prossimo modello di iPhone invece di ottenere l'ultimo, puoi dimenticare di risparmiare tempo perché scrivere con un amico di penna richiede un molto pensiero e tempo.
Concentrati su quanto segue quando rendi l'email utilizzabile:
- Fissare le scadenze
- Delineare i piani di emergenza
- Offrire potenziali opzioni per la prossima linea di azione (ad es. Orari in cui sei disponibile per una riunione di persona, luoghi in cui sei disponibile per incontrarti)
- Fornire un'opinione quando richiesto
- Fare una richiesta che sia adatta per la scrittura ed è effettivamente più conveniente che utilizzare un'altra modalità di comunicazione
- Fornire una serie di indicazioni per un'attività che il destinatario ha accettato di svolgere
Sii proattivo e assertivo quando delinei passaggi attuabili. Evita di fare domande aperte a meno che non ci siano altre opzioni. Perché le domande aperte sono l'opposto del contenuto utilizzabile.
Ecco alcuni esempi:
- Invece di chiedere al destinatario di darti il suo programma (e sprecare un'e-mail nel processo), inizia inviando loro gli orari di riunione disponibili.
- Invece di chiedere al destinatario cosa ne pensa di una determinata decisione aziendale, delinea la potenziale decisione e richiedi un feedback costruttivo; in questo modo non dovranno inventare qualcosa da soli e avranno invece qualcosa su cui lavorare
Mantieni l'email utilizzabile fornendo istruzioni chiare al lettore e mantenendo il contenuto fruibile piuttosto che aperto.
Ancora più importante, devi assicurarti che qualunque azione ti aspetti dal tuo lettore sia chiaramente comunicata. Non dare per scontato che sappiano che vuoi organizzare una riunione questa settimana solo tu offri i tuoi orari disponibili. Non dare per scontato che sappiano a quale attività lavorativa si applica la tua serie di istruzioni. Dichiaralo esplicitamente e fagli sapere cosa vuoi che facciano.
Passaggio 3: creare una buona struttura
Una volta che hai il tuo messaggio chiaramente definito e lo hai reso utilizzabile, è ora di organizzarlo in modo tale da trasmettere quella chiarezza e le tue richieste attuabili.
Paragrafi: Una regola generale da seguire è mantenere i paragrafi sotto cinque frasi. Non è solo difficile concentrarsi su paragrafi lunghi durante la lettura sul Web, ma i paragrafi ingombranti danno al destinatario l'opportunità di perdere la concentrazione e forse perdere i punti più importanti. Questo porta quindi a risposte sciatte o ridondanti, che offuscano il canale di comunicazione.
Frasi: Usa la voce attiva quando scrivi le frasi. Mantieni le frasi brevi e al punto. Evita di uscire per tangenti o di spiegare inutilmente i tuoi ragionamenti o sentimenti sulle cose. Invece, attieniti ai fatti e alle azioni che richiedi al destinatario.
Parole: Cerca di non usare paroloni o slang, a meno che tu non sappia che il tuo pubblico li capirà. Evita barzellette e riferimenti culturali che potrebbero essere fraintesi, perché tutto ciò che può essere facilmente interpretato male è un potenziale ostacolo alla comunicazione efficace.
Evita parole extra e frasi qualificanti. "Data la situazione attuale in cui sta accadendo, penso che potrebbe essere saggio ..." è un'affermazione qualificante che non solo fa sprecare parole e tempo, ma distrae dal vero messaggio. Invece, indica semplicemente la tua raccomandazione senza doverla qualificare.
Un altro esempio: "Mi stavo chiedendo se potevo chiederti ..." Taglia questa frase e fai semplicemente la domanda. Aumenterà anche la tua fiducia, perché non chiederai inconsciamente il permesso di comunicare in modo proattivo.
Punteggiatura: Mantieni la punteggiatura semplice. Le parole e le frasi qualificanti sono efficaci solo se utilizzate per stabilire cortesia quando inizi una comunicazione con qualcuno con cui vorresti avere un rapporto di lavoro o personale. In questi casi, non vuoi necessariamente essere imminente, ma usa alcune frasi educate per mostrare rispetto per il loro tempo.
Riduci al minimo l'uso delle virgole: questo ti aiuta naturalmente a mantenere le frasi brevi. Evita il linguaggio pigro ispirato al testo, con un uso eccessivo di punto-punto-punto e virgole consecutive. Invece, punteggia le frasi con un inglese corretto e utilizza le contrazioni quando ha senso, perché migliorano il flusso di lettura.
Inoltre, prendi in considerazione la punteggiatura degli elenchi con punti elenco e l'utilizzo di una linea di trattini per suddividere le sezioni principali (che possono includere uno o più paragrafi).
I punti elenco e le interruzioni di sezione migliorano la leggibilità del Web e aiutano a organizzare il messaggio in modo più chiaro.
Passaggio 4: modifica prima dell'invio
Prima di inviare un'e-mail, dedica 1-2 minuti alla lettura ad alta voce. Questo ti aiuterà a cogliere gli errori o a notare parti imbarazzanti che normalmente non diresti di persona. Elimina quelle parole in più e semplifica la punteggiatura. Elenchi puntati e riduci i paragrafi.
Quando puoi rispondere alle seguenti domande con un "sì", sei pronto per premere "invia":
- Il messaggio è chiaro?
- Le aspettative sono attuabili e chiaramente indicate?
- Il mio destinatario sarà in grado di ricevere correttamente il mio messaggio? Il successo significa che sanno quale risposta ci si aspetta da loro.
- Se i ruoli fossero invertiti, sarei in grado di ricevere correttamente questo messaggio?
Passaggio 5: follow-up efficace
Inoltre, sii proattivo nel dare seguito alle tue e-mail. Se qualcuno non risponde a una richiesta diretta, non perdere tempo a chiederti cosa sia successo. Invece, invia un'e-mail di follow-up educata ma diretta per fare il check-in con loro. Applicare i principi sopra elencati. E non perdere troppo tempo a cercare di ottenere una risposta; se il destinatario non sta comunicando con te, sappi quando andare avanti o avvicinarlo di persona.
Usa l'e-mail per risparmiare tempo
L'email può farti risparmiare molto tempo se sai come usarla in modo efficiente. E questo vale sia per l'invio che per la ricezione di messaggi.
L'e-mail viene utilizzata al meglio per fornire messaggi attuabili adeguatamente comunicati tramite scrittura. Se approfitti dei vantaggi dell'email ed eviti le numerose insidie che fanno perdere tempo, questa funge da potente strumento.
