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El correo electrónico puede facilitar la comunicación, pero también puede agotar su tiempo. Aprenda a procesar el correo electrónico entrante y escribir el correo electrónico saliente para ahorrar tiempo.
Según una encuesta de 2005, las entrevistas con los empleados revelaron que el tiempo perdido en el correo electrónico provocó que una empresa con 10,000 empleados perdiera aproximadamente $ 152 millones en salarios por año.
El correo electrónico tiene claramente sus desventajas. Los correos electrónicos poco claros distraen a los empleados de las tareas importantes relacionadas con el trabajo, los canales de comunicación en la nube y, a menudo, crean trabajo adicional. Evite las trampas del correo electrónico siguiendo las sugerencias a continuación.
Cómo el correo electrónico entrante puede hacerle perder el tiempo
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Hay muchos tipos de mensajes de correo electrónico que pueden hacerle perder el tiempo. Los que:
- Podría reducirse a partir de varios mensajes y condensarse en uno completo
- No te relacionas directamente contigo
- Se relaciona con usted, pero no de una manera directa, lo que lo deja inseguro de cómo o si debe responder (y consume tiempo)
- No le indique que realice alguna acción (que es improductiva)
- Distraerle y / o animarle a perder el tiempo en la web
- No son adecuados para el correo electrónico y tienen más sentido a través de un canal de comunicación dinámico, como una reunión de negocios o algún formato que sea más adecuado para el contenido (como un documento independiente rico en información).
Cómo procesar el correo electrónico entrante de manera eficiente
Para leer y procesar correos electrónicos de manera eficiente, debe concentrarse en dos cosas: averiguar el mensaje del correo electrónico (o la falta) y decidir qué acción tomar en respuesta.
Paso 1: Descubra el mensaje (o la falta de)
Siempre que lea un nuevo correo electrónico, tómese el menor tiempo posible para averiguar:
- Si el hablante se dirige a usted directa o indirectamente.
- Si el orador le ha dicho lo que espera de usted.
- Si eso se hace de manera clara
- Si el mensaje general es relevante para usted
- Si el mensaje general parece apropiado, dado el contexto de su relación con el remitente (o la falta de, si están tratando de iniciar una relación comercial, por ejemplo)
Esto le ayudará a determinar cuál es el mensaje del correo electrónico y cómo desea responder. Es decir, si tiene la intención de responder en primer lugar.
Es especialmente importante tener en cuenta si el orador está haciendo una o más cosas que pueden inducirlo a perder un tiempo precioso, como:
- No tener claro lo que están tratando de decir.
- Usar el lenguaje de una manera confusa o eufemística para evitar hablar en términos concretos (p. Ej., “Creo que tenemos que hablar de corazón a corazón en algún momento” versus “¿Me puedes llamar esta semana para que podamos hablar por teléfono sobre algo importante? ")
- Divagando o saliendo del tema
- Incluir información que no es de su incumbencia, inapropiada, ofensiva o incoherente
- Cc o bcc en mensajes que no son relevantes para usted
- Repetir el mismo mensaje a través de varios correos electrónicos o repetir lo que ya se ha tratado en comunicaciones anteriores que no sean el correo electrónico.
- Escribir sobre algo que ya ha discutido y resuelto, de manera descuidada o olvidadiza
En este tipo de situaciones, tenga especial cuidado de responder de una manera eficaz que minimice la cantidad de tiempo que dedica a la comunicación. Porque es fácil dejar que las situaciones de correo electrónico ambiguas anteriores agoten su tiempo.
Paso 2: decida qué acción tomar
Una vez que sepa de qué se trata el mensaje, descubra la forma más productiva de responder. Aquí hay algunas respuestas típicas:
- Cambiar la conversación a un mejor medio de comunicación, como llamadas telefónicas y conferencias
- Responder a una pregunta recurrente de varias personas, no a través del correo electrónico, sino a través de un medio más rico en información que se puede compartir, como un documento de Google.
- No responder a mensajes que no dejan claro lo que el hablante espera de usted (incluso si se siente un poco descortés)
- Abordar mensajes poco claros con preguntas concretas directas y breves, como, "¿Cuándo le gustaría que el informe se completara?" o "¿Cómo le gustaría que contribuya a este proyecto?"
- Levantar el teléfono y llamar a la persona en cualquier momento en que comience a ocurrir un drama o una interrupción de la comunicación; sacarlo por correo electrónico solo llevará más tiempo y puede intensificar el conflicto
Paso 3: retome la tarea
Lo más importante es que después de responder a un correo electrónico (que puede consistir en no responder y en su lugar eliminar el mensaje), debe volver a concentrarse. Pase al siguiente correo electrónico que está esperando en su bandeja de entrada, o cambie de marcha y vuelva a trabajar realmente en lugar de responder a las solicitudes de otras personas.
Cómo enviar correos electrónicos puede hacer perder su tiempo
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Además, hay muchos tipos de mensajes de correo electrónico. usted envía que puede hacerte perder el tiempo. Los que:
- Están agrupados innecesariamente en varios mensajes, cada uno de los cuales requiere tiempo y pensamiento para adaptarse, en lugar de uno completo.
- No se relacione directamente con el destinatario, lo cual es una pérdida de esfuerzo de su parte
- No son lo suficientemente claros y provocan largas conversaciones por correo electrónico y / o malentendidos, o ninguna acción productiva en absoluto (lo que significa que tendrá que dedicar tiempo a iniciar la conversación nuevamente más tarde)
- No le indique al destinatario que realice alguna acción, que es improductiva
- Distrae y alienta al destinatario a perder el tiempo en la web, lo que significa que alienta lo mismo de ti
- No son adecuados para el formato de correo electrónico, pero se comunican mejor a través de una conversación en tiempo real o mediante un documento instructivo o rico en información, como un manual, un artículo de blog, una página de preguntas frecuentes, un informe de la empresa o una presentación de PowerPoint.
Cómo enviar correos electrónicos de manera eficiente
Para escribir correos electrónicos que no pierdan su tiempo a largo plazo (sin mencionar el tiempo de su destinatario), debe concentrarse en cinco cosas: comunicar un mensaje claro, solicitar a su destinatario que tome medidas prácticas, utilizar una buena estructura, editar antes de presionar enviar y realizar un seguimiento eficaz.
Paso 1: aclare su mensaje
Antes incluso de redactar un correo electrónico, debe ser muy claro en el mensaje. Determinar:
- Lo que quieres comunicar
- Por qué quieres comunicarlo
- Qué acción desea que realice su destinatario
- ¿Cuál es la mejor manera de persuadirlos para que tomen tal acción?
A continuación, se incluyen algunas razones comunes para enviar correos electrónicos:
- Para recordarle a alguien una fecha límite
- Darle a alguien instrucciones escritas sobre una tarea.
- Hacer una pregunta rápida que pueda responderse adecuadamente por escrito.
- Para responder una pregunta rápida que pueda responderse adecuadamente por escrito.
- Para transmitir información urgente
- Para ofrecer fechas disponibles para programar una reunión
- Dar seguimiento después de una reunión y mostrar agradecimiento
En todos estos ejemplos, excepto en el último, desea que su destinatario realice alguna acción (incluso si solo le está respondiendo).
A veces, la acción no parece una acción. Quizás quieras:
- Dale un consejo a tu compañero de trabajo
- Hágales saber a sus amigos que aterrizó de manera segura en su destino de viaje
- Brinde una breve actualización sobre cómo le está yendo en su nuevo destino y cómo pueden comunicarse con usted en las próximas semanas
En cada una de estas situaciones, no le está diciendo a su destinatario que realice una determinada acción. Sin embargo, se da a entender que no se espera que tomen ninguna medida, siempre y cuando le dé al correo electrónico el cierre adecuado, o al menos firmando su nombre. Entienden que la comunicación puede terminar fácilmente con su correo electrónico; que no necesitan responder.
Paso 2: solicite a su destinatario que tome medidas prácticas
Para escribir correos electrónicos efectivos que le ahorren tiempo, debe convertirlos en procesables. Y debe asegurarse de que su destinatario tenga claro qué acción se espera de él.
Si no está apuntando a esto, pero está tratando de deletrear la historia de su vida o explicar por qué está esperando el próximo modelo de iPhone en lugar de obtener el último, puede olvidarse de ahorrar tiempo porque la escritura de amigos por correspondencia requiere un mucho pensamiento y tiempo.
Concéntrese en lo siguiente cuando haga que el correo electrónico sea procesable:
- Establecer plazos
- Descripción de planes de contingencia
- Ofrecer opciones potenciales para el próximo curso de acción (por ejemplo, horas en las que está disponible para una reunión en persona, ubicaciones en las que está disponible para reunirse)
- Proporcionar una opinión cuando se le solicite
- Hacer una solicitud que sea adecuada para escribir y que en realidad sea más conveniente que usar otro modo de comunicación
- Proporcionar un conjunto de instrucciones para una tarea que su destinatario ha acordado realizar.
Sea proactivo y asertivo al describir los pasos a seguir. Evite hacer preguntas abiertas a menos que no haya otra opción. Porque las preguntas abiertas son lo opuesto al contenido procesable.
Aquí hay unos ejemplos:
- En lugar de pedirle a su destinatario que le dé su horario (y desperdiciar un correo electrónico en el proceso), comience enviándoles los horarios de reunión disponibles.
- En lugar de preguntarle a su destinatario qué piensa sobre una determinada decisión comercial, describa la decisión potencial y solicite comentarios sobre el constructo; de esa manera no tendrán que inventar algo por sí mismos y, en cambio, tendrán algo con lo que trabajar
Mantiene el correo electrónico procesable al proporcionar instrucciones claras al lector y mantener el contenido procesable en lugar de abierto.
Lo más importante es asegurarse de que cualquier acción que espere de su lector se comunique claramente. No asuma que saben que desea programar una reunión esta semana, solo usted les ofrece los horarios disponibles. No asuma que saben a qué tarea laboral se aplica su conjunto de instrucciones. Dígalo explícitamente y hágales saber amablemente lo que quiere que hagan.
Paso 3: crea una buena estructura
Si tiene su mensaje claramente definido y lo ha hecho factible, es hora de organizarlo de tal manera que transmita esa claridad y sus solicitudes procesables.
Párrafos: Una regla general a seguir es mantener los párrafos en cinco oraciones. No solo es difícil concentrarse en párrafos largos mientras se lee en la web, sino que los párrafos torpes le dan al destinatario la oportunidad de perder el enfoque y quizás perderse los puntos más importantes. Esto luego conduce a respuestas descuidadas o redundantes, lo que nubla el canal de comunicación.
Frases: Use la voz activa al escribir oraciones. Mantenga las oraciones cortas y al grano. Evite ir por la tangente o explicar innecesariamente su razonamiento o sentimientos sobre las cosas. En su lugar, ciñese a los hechos y las medidas que solicita que tome el destinatario.
Palabras: Trate de no usar palabras grandes o jerga, a menos que sepa que su audiencia las entenderá. Evite las bromas y las referencias culturales que puedan malinterpretarse, porque cualquier cosa que pueda malinterpretarse fácilmente es una barrera potencial para una comunicación eficaz.
Evite palabras adicionales y frases calificativas. “Dada la situación actual en la que esto está sucediendo, creo que sería prudente…” es una declaración calificativa que no solo desperdicia palabras y tiempo, sino que distrae del mensaje real. En su lugar, simplemente diga su recomendación sin tener que calificarla.
Otro ejemplo: "Me preguntaba si podría preguntarle ..." Corte esta frase y simplemente haga la pregunta. También aumentará su confianza, porque no buscará inconscientemente permiso para comunicarse de manera proactiva.
Puntuación: Mantenga la puntuación simple. Las palabras y frases calificadas solo son eficientes cuando se usan para establecer cortesía al iniciar la comunicación con alguien con quien le gustaría tener una relación comercial o personal. En tales casos, no es necesario que sea demasiado comunicativo, pero use algunas frases amables para mostrar respeto por su tiempo.
Minimice el uso de comas, esto naturalmente le ayuda a mantener las oraciones cortas. Evite el lenguaje perezoso inspirado en el texto, con un uso excesivo de punto-punto-punto y comas consecutivas. En su lugar, puntúe sus oraciones con un inglés adecuado y utilice las contracciones cuando tenga sentido, porque hacen que la lectura fluya mejor.
Además, considere puntuar las listas con viñetas y utilizar una línea de guiones para dividir las secciones principales (que pueden incluir uno o más párrafos).
Las viñetas y los saltos de sección mejoran la legibilidad web, además de ayudarlo a organizar su mensaje con mayor claridad.
Paso 4: Edite antes de enviar
Antes de enviar un correo electrónico, tómese entre 1 y 2 minutos para leerlo en voz alta. Esto te ayudará a detectar errores o a notar partes incómodas que normalmente no dirías en persona. Elimine esas palabras adicionales y simplifique la puntuación. Ponga viñetas en las listas y reduzca los párrafos.
Cuando pueda responder las siguientes preguntas con un "sí", estará listo para presionar "enviar":
- ¿Es claro el mensaje?
- ¿Las expectativas son viables y están claramente establecidas?
- ¿Mi destinatario podrá recibir mi mensaje con éxito? El éxito significa que saben qué respuesta se espera de ellos.
- Si los roles se invierten, ¿podría recibir este mensaje correctamente?
Paso 5: seguimiento eficaz
Además, sea proactivo en el seguimiento de sus correos electrónicos. Si alguien no responde a una solicitud directa, no pierda el tiempo preguntándose qué sucedió. En su lugar, envíe un correo electrónico de seguimiento cortés pero directo para comunicarse con ellos. Aplicar los principios enumerados anteriormente. Y no pierda demasiado tiempo tratando de obtener una respuesta; Si el destinatario no se comunica con usted, sepa cuándo continuar o acérquese a él en persona.
Utilice el correo electrónico para ahorrar tiempo
El correo electrónico puede ahorrarle mucho tiempo si sabe cómo usarlo de manera eficiente. Y esto se aplica tanto a enviar como a recibir mensajes.
El correo electrónico se utiliza mejor para enviar mensajes procesables que se comunican adecuadamente por escrito. Si aprovecha los beneficios del correo electrónico y evita las muchas trampas que le hacen perder el tiempo, le servirá como una herramienta poderosa.
