ลดเวลาที่ใช้ในการส่งและรับอีเมล

ภาพโดย H สำหรับบ้าน

อีเมลสามารถทำให้การสื่อสารง่ายขึ้น แต่ก็ทำให้คุณเสียเวลาได้เช่นกัน เรียนรู้วิธีประมวลผลอีเมลขาเข้าและเขียนอีเมลขาออกเพื่อประหยัดเวลา

จากการสำรวจในปี 2548 การสัมภาษณ์พนักงานเปิดเผยว่าการเสียเวลาไปกับอีเมลทำให้องค์กรที่มีพนักงาน 10,000 คนสูญเสียค่าจ้างประมาณ 152 ล้านดอลลาร์ต่อปี

อีเมลมีข้อเสียอย่างชัดเจน อีเมลที่ไม่ชัดเจนจะเบี่ยงเบนความสนใจของพนักงานจากงานสำคัญที่เกี่ยวข้องกับงานช่องทางการสื่อสารบนคลาวด์และมักจะสร้างงานพิเศษ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของอีเมลโดยทำตามคำแนะนำด้านล่าง

อีเมลขาเข้าอาจทำให้คุณเสียเวลาได้อย่างไร

ภาพโดย Dvortygirl

มีข้อความอีเมลหลายประเภทที่ทำให้คุณเสียเวลา สิ่งที่:

• สามารถตัดทอนจากหลายข้อความและย่อเป็นข้อความเดียว
• อย่าเกี่ยวข้องโดยตรงกับคุณ
• เกี่ยวข้องกับคุณ แต่ไม่ใช่ในทางตรงซึ่งทำให้คุณไม่แน่ใจว่าควรตอบสนองอย่างไรหรือควร (และกินเวลา)
• อย่าชี้นำให้คุณดำเนินการบางอย่าง (ซึ่งไม่ก่อให้เกิดผล)
• เบี่ยงเบนความสนใจและ / หรือกระตุ้นให้คุณเสียเวลากับเว็บ
• ไม่เหมาะกับอีเมลและเหมาะสมกว่าผ่านช่องทางการสื่อสารแบบไดนามิกเช่นการประชุมทางธุรกิจหรือรูปแบบบางอย่างที่เหมาะกับเนื้อหามากกว่า (เช่นเอกสารเดี่ยวที่มีข้อมูลจำนวนมาก)

วิธีดำเนินการกับอีเมลขาเข้าอย่างมีประสิทธิภาพ

ในการอ่านและประมวลผลอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพคุณต้องให้ความสำคัญกับสองสิ่งคือการหาข้อความของอีเมล (หรือขาด) และตัดสินใจว่าจะดำเนินการใดในการตอบกลับ

ขั้นตอนที่ 1: หาข้อความ (หรือขาด)

เมื่อใดก็ตามที่คุณอ่านอีเมลใหม่ให้ใช้เวลาให้น้อยที่สุดในการค้นหา:

• ไม่ว่าผู้พูดจะพูดกับคุณโดยตรงหรือโดยอ้อม
• ผู้พูดบอกคุณว่าพวกเขาคาดหวังอะไรจากคุณหรือไม่
• ไม่ว่าจะทำในลักษณะที่ชัดเจน
• ข้อความโดยรวมเกี่ยวข้องกับคุณหรือไม่
• ข้อความโดยรวมดูเหมาะสมหรือไม่โดยพิจารณาจากบริบทของความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ส่ง (หรือขาดหากพวกเขาพยายามเริ่มต้นความสัมพันธ์ทางธุรกิจ)

วิธีนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อความในอีเมลคืออะไรและคุณต้องการตอบกลับอย่างไร นั่นคือถ้าคุณตั้งใจที่จะตอบสนองตั้งแต่แรก

สิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องสังเกตว่าผู้พูดกำลังทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งหรือมากกว่านั้นที่สามารถล่อให้คุณเสียเวลาอันมีค่าเช่น

• ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาพยายามจะพูด
• การใช้ภาษาในลักษณะที่สับสนหรือสละสลวยเพื่อหลีกเลี่ยงการพูดในรูปแบบที่เป็นรูปธรรม (เช่น“ ฉันคิดว่าเราต้องมีใจให้กันในบางประเด็น” กับ“ สัปดาห์นี้คุณโทรหาฉันได้ไหมเพื่อที่เราจะได้คุยทางโทรศัพท์เกี่ยวกับบางสิ่งที่สำคัญ ”)
• เล่นพนันหรือออกนอกหัวข้อ
• รวมถึงข้อมูลที่ไม่ใช่ธุรกิจของคุณไม่เหมาะสมน่ารังเกียจหรือไม่ต่อเนื่องกัน
• สำเนาหรือสำเนาลับถึงคุณในข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณ
• การทำซ้ำข้อความเดิมผ่านอีเมลต่างๆหรือทำซ้ำสิ่งที่ครอบคลุมในการสื่อสารก่อนหน้านี้นอกเหนือจากอีเมล
• เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณได้พูดคุยและแก้ไขไปแล้ว - ในลักษณะที่ลืมหรือไม่ใส่ใจ

ในสถานการณ์ประเภทนี้ควรระมัดระวังเป็นพิเศษในการตอบสนองด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะช่วยลดเวลาที่คุณใช้ในการสื่อสารให้น้อยที่สุด เนื่องจากเป็นเรื่องง่ายที่จะปล่อยให้สถานการณ์อีเมลที่คลุมเครือข้างต้นหมดเวลาของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: ตัดสินใจว่าจะดำเนินการอย่างไร

หลังจากที่คุณทราบว่าข้อความเกี่ยวกับอะไรแล้วให้หาวิธีตอบสนองที่มีประสิทธิผลมากที่สุด คำตอบทั่วไปบางส่วนมีดังนี้

• เปลี่ยนการสนทนาไปสู่สื่อการสื่อสารที่ดีกว่าเช่นโทรศัพท์และการประชุมทางโทรศัพท์
• การตอบคำถามซ้ำซากที่คนหลายคนถามไม่ใช่ทางอีเมล แต่ผ่านสื่อที่มีข้อมูลมากขึ้นซึ่งสามารถแชร์ได้เช่น Google เอกสาร
• ไม่ตอบสนองต่อข้อความที่ไม่ทำให้ชัดเจนว่าผู้พูดคาดหวังอะไรจากคุณ (แม้ว่าจะรู้สึกไม่สุภาพก็ตาม)
• การจัดการกับข้อความที่ไม่ชัดเจนด้วยคำถามที่เป็นรูปธรรมโดยตรงและสั้น ๆ เช่น“ คุณต้องการให้รายงานเสร็จเมื่อใด” หรือ“ คุณต้องการให้ฉันมีส่วนร่วมในโครงการนี้อย่างไร”
• การหยิบโทรศัพท์และโทรหาบุคคลนั้นได้ตลอดเวลาซึ่งเรื่องราวดราม่าหรือการสื่อสารที่พังทลายเริ่มเกิดขึ้นการวาดมันผ่านอีเมลจะใช้เวลานานขึ้นและอาจทำให้ความขัดแย้งรุนแรงขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: กลับไปทำงาน

ที่สำคัญที่สุดคือหลังจากที่คุณตอบกลับอีเมล (ซึ่งอาจประกอบด้วยการไม่ตอบกลับและลบข้อความแทน) คุณจะต้องกลับไปทำงาน ไปยังอีเมลฉบับถัดไปที่รออยู่ในกล่องจดหมายของคุณหรือเปลี่ยนเกียร์และกลับไปทำงานจริงแทนการตอบสนองคำขอของผู้อื่น

การส่งอีเมลอาจทำให้คุณเสียเวลาได้อย่างไร

ภาพโดย ไม่เป็นธรรม

นอกจากนี้ข้อความอีเมลยังมีอีกหลายประเภท คุณส่ง ที่อาจเสียเวลาของคุณ สิ่งที่:

• ถูกแบ่งออกเป็นหลายข้อความโดยไม่จำเป็นซึ่งแต่ละข้อความต้องใช้เวลาและคิดในการปรับแต่งแทนที่จะเป็นข้อความที่ครอบคลุม
• อย่าเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้รับซึ่งเป็นการเสียความพยายามในส่วนของคุณ
• ไม่ชัดเจนเพียงพอและนำไปสู่การสนทนาทางอีเมลที่ยาวนานและ / หรือความเข้าใจผิดหรือไม่มีการดำเนินการใด ๆ เลย (ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องใช้เวลาเริ่มต้นการสนทนาอีกครั้งในภายหลัง)
• อย่าสั่งให้ผู้รับดำเนินการบางอย่างซึ่งไม่ก่อให้เกิดผล
• เบี่ยงเบนความสนใจและกระตุ้นให้ผู้รับเสียเวลากับเว็บซึ่งหมายความว่าเป็นการกระตุ้นให้เกิดสิ่งเดียวกัน
• ไม่เหมาะกับรูปแบบอีเมล แต่สื่อสารได้ดีขึ้นผ่านการสนทนาแบบเรียลไทม์หรือผ่านเอกสารคำแนะนำหรือเอกสารที่มีข้อมูลมากมายเช่นคู่มือบทความบล็อกหน้าคำถามที่พบบ่อยรายงาน บริษัท หรืองานนำเสนอ PowerPoint

วิธีการส่งอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ

ในการเขียนอีเมลที่ไม่ต้องเสียเวลาในระยะยาว (ไม่ต้องพูดถึงเวลาของผู้รับ) คุณต้องให้ความสำคัญกับห้าสิ่ง: การสื่อสารข้อความที่ชัดเจนขอให้ผู้รับดำเนินการตามขั้นตอนที่ทำได้ใช้โครงสร้างที่ดีการแก้ไข ก่อนที่คุณจะกดส่งและติดตามอย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 1: เคลียร์ข้อความของคุณ

ก่อนที่คุณจะร่างอีเมลคุณต้องมีความชัดเจนในข้อความ กำหนด:

• สิ่งที่คุณต้องการสื่อสาร
• ทำไมคุณถึงต้องการสื่อสาร
• คุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการอย่างไร
• คุณจะชักชวนพวกเขาให้ดำเนินการดังกล่าวได้ดีที่สุดอย่างไร

สาเหตุทั่วไปบางประการในการส่งอีเมลมีดังนี้

• เพื่อเตือนใครบางคนถึงกำหนดเวลา
• เพื่อให้คำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับงาน
• ถามคำถามสั้น ๆ ที่สามารถตอบได้อย่างเพียงพอผ่านการเขียน
• เพื่อตอบคำถามสั้น ๆ ที่สามารถตอบได้อย่างเพียงพอผ่านการเขียน
• เพื่อส่งต่อข้อมูลที่อ่อนไหวต่อเวลา
• เพื่อเสนอวันที่ว่างสำหรับกำหนดเวลาการประชุม
• ติดตามผลหลังการประชุมและแสดงความขอบคุณ

ในตัวอย่างทั้งหมดนี้ยกเว้นข้อสุดท้ายคุณต้องการให้ผู้รับของคุณดำเนินการบางอย่าง (แม้ว่าจะเป็นเพียงการตอบกลับคุณก็ตาม)

บางครั้งการกระทำดูเหมือนไม่ใช่การกระทำ บางทีคุณอาจต้องการ:

• ส่งต่อเคล็ดลับสำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณ
• บอกให้เพื่อนของคุณรู้ว่าคุณถึงจุดหมายปลายทางอย่างปลอดภัย
• ให้ข้อมูลอัปเดตสั้น ๆ ว่าคุณกำลังดำเนินการอย่างไรในจุดหมายปลายทางใหม่ของคุณและคุณจะไปถึงได้อย่างไรในอีกหลายสัปดาห์

ในแต่ละสถานการณ์คุณไม่ได้บอกให้ผู้รับดำเนินการบางอย่าง อย่างไรก็ตามเป็นนัยว่าพวกเขาจะไม่ดำเนินการใด ๆ ตราบเท่าที่คุณให้การปิดอีเมลอย่างถูกต้องหรืออย่างน้อยก็ด้วยการเซ็นชื่อของคุณ พวกเขาเข้าใจว่าการสื่อสารสามารถจบลงด้วยอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดาย ที่พวกเขาไม่จำเป็นต้องตอบสนอง

ขั้นตอนที่ 2: ขอให้ผู้รับของคุณดำเนินการตามขั้นตอนที่ทำได้

ในการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยประหยัดเวลาคุณต้องทำให้สามารถดำเนินการได้ และคุณต้องแน่ใจว่าผู้รับของคุณมีความชัดเจนในสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา

หากคุณไม่ได้มุ่งเป้าไปที่สิ่งนี้ แต่กำลังพยายามสะกดเรื่องราวชีวิตของคุณหรืออธิบายว่าทำไมคุณถึงถือ iPhone รุ่นถัดไปแทนที่จะได้รับรุ่นใหม่ล่าสุดคุณสามารถลืมเรื่องการประหยัดเวลาได้เพราะการเขียนเพื่อนทางจดหมายต้องใช้เวลา ความคิดและเวลามากมาย

เน้นสิ่งต่อไปนี้เมื่อทำให้อีเมลดำเนินการได้:

• กำหนดเวลา
• การจัดทำแผนฉุกเฉิน
• เสนอทางเลือกที่เป็นไปได้สำหรับแนวทางการดำเนินการครั้งต่อไป (เช่นเวลาที่คุณว่างสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวสถานที่ที่คุณพร้อมที่จะพบปะ)
• ให้ความเห็นเมื่อถูกถาม
• การส่งคำขอที่เหมาะสมกับการเขียนและสะดวกกว่าด้วยการใช้โหมดการสื่อสารอื่น
• ให้ชุดคำแนะนำสำหรับงานที่ผู้รับของคุณตกลงที่จะดำเนินการ

มีความกระตือรือร้นและกล้าแสดงออกเมื่อสรุปขั้นตอนที่นำไปปฏิบัติได้ หลีกเลี่ยงการถามคำถามปลายเปิดเว้นแต่จะไม่มีตัวเลือกอื่น เนื่องจากคำถามปลายเปิดนั้นตรงกันข้ามกับเนื้อหาที่นำไปใช้ได้จริง

นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• แทนที่จะขอให้ผู้รับแจ้งกำหนดการ (และเสียอีเมลในกระบวนการ) ให้เริ่มต้นด้วยการส่งเวลาประชุมที่มีอยู่ให้พวกเขา
• แทนที่จะถามผู้รับของคุณว่าพวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับการตัดสินใจทางธุรกิจบางอย่างให้ร่างการตัดสินใจที่เป็นไปได้และขอความคิดเห็นที่สร้างขึ้น ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะไม่ต้องคิดอะไรขึ้นมาเองและจะมีบางอย่างที่ต้องทำแทน

คุณทำให้อีเมลสามารถดำเนินการได้โดยให้คำแนะนำที่ชัดเจนแก่ผู้อ่านและทำให้เนื้อหาสามารถดำเนินการได้แทนที่จะเป็นแบบปลายเปิด

ที่สำคัญที่สุดคุณต้องแน่ใจว่าการกระทำใด ๆ ที่คุณคาดหวังจากผู้อ่านของคุณได้รับการสื่อสารอย่างชัดเจน อย่าคิดว่าพวกเขารู้ว่าคุณต้องการจัดการประชุมในสัปดาห์นี้เพียงแค่คุณเสนอเวลาที่มีอยู่ อย่าคิดว่าพวกเขารู้ว่าชุดคำสั่งของคุณใช้กับงานอะไร ระบุอย่างชัดเจนและกรุณาแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณต้องการให้ทำอะไร

ขั้นตอนที่ 3: สร้างโครงสร้างที่ดี

สิ่งหนึ่งที่คุณกำหนดข้อความของคุณไว้อย่างชัดเจนและคุณได้ทำให้มันดำเนินการได้แล้วก็ถึงเวลาที่จะต้องจัดระเบียบดังกล่าวเพื่อถ่ายทอดความชัดเจนและคำขอที่ดำเนินการได้

ย่อหน้า: กฎทั่วไปที่ต้องปฏิบัติตามคือการรักษาย่อหน้าที่มีห้าประโยค การมุ่งเน้นไปที่ย่อหน้ายาว ๆ ในขณะที่อ่านเว็บไม่ใช่เรื่องยาก แต่ย่อหน้าที่ไม่ชัดเจนทำให้ผู้รับมีโอกาสที่จะสูญเสียโฟกัสและอาจพลาดประเด็นสำคัญที่สุดไป สิ่งนี้จะนำไปสู่การตอบสนองที่เลอะเทอะหรือซ้ำซ้อนซึ่งทำให้ช่องทางการสื่อสารขุ่นมัว

ประโยค: ใช้เสียงที่กระตือรือร้นเมื่อเขียนประโยค ใช้ประโยคให้สั้นและตรงประเด็น หลีกเลี่ยงการพูดคุยแลกเปลี่ยนความรู้สึกหรืออธิบายเหตุผลหรือความรู้สึกของคุณเกี่ยวกับสิ่งต่างๆโดยไม่จำเป็น ให้ยึดตามข้อเท็จจริงและสิ่งที่คุณขอให้ผู้รับดำเนินการแทน

คำ: พยายามอย่าใช้คำใหญ่หรือคำแสลงเว้นแต่คุณจะรู้ว่าผู้ชมของคุณเข้าใจพวกเขา หลีกเลี่ยงเรื่องตลกและการอ้างอิงทางวัฒนธรรมที่อาจทำให้เข้าใจผิดเพราะอะไรก็ตามที่สามารถตีความผิดได้ง่ายจะเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

หลีกเลี่ยงคำพิเศษและวลีที่เข้าข่าย “ เมื่อพิจารณาถึงสถานการณ์ปัจจุบันที่สิ่งนี้กำลังเกิดขึ้นฉันคิดว่ามันอาจจะเป็นการดีที่จะ…” เป็นคำกล่าวที่เหมาะสมซึ่งไม่เพียง แต่เสียคำพูดและเวลาเท่านั้น แต่ยังทำให้เสียสมาธิจากข้อความจริงด้วย แต่เพียงระบุคำแนะนำของคุณโดยไม่ต้องมีคุณสมบัติ

อีกตัวอย่างหนึ่ง:“ ฉันสงสัยว่าฉันจะถามคุณได้ไหม…” ตัดวลีนี้ออกและถามคำถาม นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความมั่นใจให้คุณด้วยเพราะคุณจะไม่ขออนุญาตสื่อสารเชิงรุกโดยไม่รู้ตัว

เครื่องหมายวรรคตอน: ใช้เครื่องหมายวรรคตอนง่ายๆ คำและวลีที่ตรงตามเกณฑ์จะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อใช้เพื่อสร้างความเอื้อเฟื้อในการเริ่มต้นการสื่อสารกับคนที่คุณต้องการมีธุรกิจหรือความสัมพันธ์ส่วนตัวด้วย ในกรณีเช่นนี้คุณไม่จำเป็นต้องเตรียมพร้อม แต่ควรใช้วลีที่สุภาพเพื่อแสดงความเคารพต่อเวลาของพวกเขา

ลดการใช้จุลภาคให้น้อยที่สุดซึ่งจะช่วยให้ประโยคสั้น ๆ หลีกเลี่ยงการพูดที่ได้รับแรงบันดาลใจจากข้อความที่ขี้เกียจโดยใช้เครื่องหมายจุดจุดและลูกน้ำติดกันมากเกินไป แต่ให้เว้นวรรคประโยคด้วยภาษาอังกฤษที่เหมาะสมและใช้การหดตัวเมื่อเหมาะสมเพราะจะทำให้การอ่านลื่นไหลดีขึ้น

นอกจากนี้ให้พิจารณาการเว้นวรรครายการด้วยสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและใช้เส้นขีดกลางเพื่อแยกส่วนหลัก ๆ (ซึ่งอาจรวมถึงหนึ่งย่อหน้าขึ้นไป)

สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและตัวแบ่งส่วนช่วยเพิ่มความสามารถในการอ่านเว็บและช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อความของคุณได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 4: แก้ไขก่อนส่ง

ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลโปรดใช้เวลา 1-2 นาทีเพื่ออ่านออกเสียง วิธีนี้จะช่วยให้คุณจับข้อผิดพลาดหรือสังเกตเห็นส่วนที่น่าอึดอัดซึ่งโดยปกติคุณจะไม่พูดด้วยตนเอง ตัดคำพิเศษเหล่านั้นออกไปและลดความซับซ้อนของเครื่องหมายวรรคตอน แสดงรายการและตัดย่อหน้าของคุณ

เมื่อคุณสามารถตอบคำถามต่อไปนี้ด้วย "ใช่" คุณก็พร้อมที่จะกด "ส่ง":

• ข้อความชัดเจนไหม
• ความคาดหวังสามารถดำเนินการได้และระบุไว้อย่างชัดเจนหรือไม่?
• ผู้รับของฉันจะสามารถรับข้อความของฉันได้สำเร็จหรือไม่? ความสำเร็จหมายความว่าพวกเขารู้ว่าพวกเขาคาดหวังการตอบสนองอะไร
• หากบทบาทกลับด้านฉันจะสามารถรับข้อความนี้ได้สำเร็จหรือไม่

ขั้นตอนที่ 5: ติดตามผลอย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ควรดำเนินการเชิงรุกในการติดตามอีเมลของคุณ หากมีใครไม่ตอบกลับคำขอโดยตรงอย่าเสียเวลาสงสัยว่าเกิดอะไรขึ้น ให้ส่งอีเมลติดตามผลที่สุภาพ แต่ตรงไปตรงมาเพื่อเช็คอินกับพวกเขา ใช้หลักการที่ระบุไว้ข้างต้น และอย่าเสียเวลามากเกินไปในการพยายามรับคำตอบ หากผู้รับไม่ได้สื่อสารกับคุณให้รู้ว่าเมื่อใดควรดำเนินการต่อหรือเข้าหาพวกเขาด้วยตนเองแทน

ใช้อีเมลเพื่อประหยัดเวลา

อีเมลสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มากหากคุณรู้วิธีใช้อย่างมีประสิทธิภาพ และสิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งการส่งและรับข้อความ

อีเมลเหมาะที่สุดในการส่งข้อความที่สามารถดำเนินการได้ซึ่งสื่อสารอย่างเพียงพอผ่านการเขียน หากคุณใช้ประโยชน์จากประโยชน์ของอีเมลและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่ทำให้เสียเวลามากมายสิ่งนี้ถือเป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง