фото H для дома
Электронная почта может упростить общение, но также может истощить ваше время. Узнайте, как обрабатывать входящую электронную почту и писать исходящую, чтобы сэкономить время.
Согласно опросу 2005 года, собеседования с сотрудниками показали, что время, потраченное на электронную почту, привело к тому, что предприятие с 10 000 сотрудников теряло около 152 миллионов долларов в год в заработной плате.
У электронной почты явно есть свои недостатки. Нечеткие электронные письма отвлекают сотрудников от важных рабочих задач, облачных каналов связи и часто создают дополнительную работу. Избегайте ошибок, связанных с электронной почтой, следуя приведенным ниже советам.
Как входящая электронная почта может тратить ваше время
фото Dvortygirl
Есть много типов сообщений электронной почты, которые могут напрасно тратить ваше время. Те, которые:
- Может быть вырезано из нескольких сообщений и сжато в одно всеобъемлющее.
- Не имеют к вам прямого отношения
- Относятся к вам, но не напрямую, что оставляет вас неуверенным в том, как и следует ли вам отвечать (и съедает время)
- Не направляйте вас к каким-либо действиям (что непродуктивно)
- Отвлечь и / или побудить вас тратить время в сети
- Не подходят для электронной почты и имеют больше смысла через динамический канал связи, такой как деловая встреча, или какой-либо формат, более подходящий для содержания (например, автономный документ с большим количеством информации)
Как эффективно обрабатывать входящую электронную почту
Чтобы эффективно читать и обрабатывать электронные письма, вам нужно сосредоточиться на двух вещах - выяснении сообщения электронного письма (или его отсутствии) и принятии решения о том, какое действие предпринять в ответ.
Шаг 1. Определите суть сообщения (или его отсутствие)
Всякий раз, когда вы читаете новое письмо, уделяйте как можно меньше времени тому, чтобы выяснить:
- Обращается ли говорящий к вам прямо или косвенно
- Сказал ли говорящий вам, чего они от вас ждут
- Сделано ли это четко
- Уместно ли для вас общее сообщение
- Является ли общее сообщение подходящим, учитывая контекст ваших отношений с отправителем (или его отсутствие, например, если они пытаются установить деловые отношения)
Это поможет вам выяснить, в чем состоит сообщение электронной почты и как вы хотите ответить. То есть, если вы собираетесь ответить в первую очередь.
Особенно важно отметить, делает ли говорящий одно или несколько вещей, которые могут соблазнить вас тратить драгоценное время, например:
- Непонятно, что они пытаются сказать
- Использование языка в сбивающей с толку или эвфемистической манере, чтобы не говорить конкретными словами (например, «Я думаю, что в какой-то момент нам нужно поговорить по душам» или «Вы можете позвонить мне на этой неделе, чтобы мы могли поговорить по телефону о чем-то важном?» ”)
- Бессмысленно или не по теме
- Включая информацию, не относящуюся к вашему бизнесу, несоответствующую, оскорбительную или бессвязную
- Копия или скрытая копия сообщений, которые вас не интересуют
- Повторение одного и того же сообщения в различных электронных письмах или повторение того, что уже упоминалось в предыдущих сообщениях, кроме электронной почты
- Написание о том, что вы уже обсудили и решили - в забывчивой или небрежной манере
В таких ситуациях будьте особенно осторожны, чтобы ответить эффективно, минимизируя время, которое вы тратите на общение. Поскольку приведенные выше неоднозначные сценарии электронной почты легко истощают ваше время.
Шаг 2. Решите, какие действия предпринять
После того, как вы узнаете, о чем идет речь, выберите наиболее эффективный способ ответить. Вот несколько типичных ответов:
- Перевод разговора на более удобное средство коммуникации, такое как телефонные звонки и конференц-связь
- Ответ на повторяющийся вопрос, задаваемый несколькими людьми - не по электронной почте, а через более информативный носитель, которым можно поделиться, например, в Google Doc
- Не отвечать на сообщения, из которых не ясно, чего от вас ожидает говорящий (даже если это кажется немного невежливым)
- Отвечая на нечеткие сообщения, задавайте прямые и краткие конкретные вопросы, например: «Когда вы хотите, чтобы отчет был завершен к?» или «Как вы хотите, чтобы я внес свой вклад в этот проект?»
- Взять трубку и позвонить человеку в любое время, когда начнется драма или сбой в общении - выяснение этого по электронной почте займет больше времени и может усилить конфликт.
Шаг 3. Вернитесь к задаче
Самое главное, что после того, как вы ответите на электронное письмо (которое может состоять из того, что вы не отвечаете, а вместо этого удаляете сообщение), вам нужно вернуться к задаче. Перейдите к следующему электронному письму, ожидающему в вашем почтовом ящике, или переключитесь на другую передачу и вернитесь к реальной работе, а не к ответам на запросы других людей.
Как отправка электронной почты может тратить ваше время
фото Несправедливо
Кроме того, существует много типов сообщений электронной почты. Вы посылаете это может тратить ваше время. Те, которые:
- Без надобности разбиты на несколько сообщений, каждое из которых требует времени и размышлений, вместо одного всеобъемлющего
- Не связывайтесь напрямую с получателем, это пустая трата усилий с вашей стороны.
- Не достаточно ясны и затягиваются в долгие электронные письма и / или недопонимание, или вообще не предпринимают никаких продуктивных действий (что означает, что вам придется потратить время, чтобы снова начать разговор позже)
- Не направляйте получателя на какие-либо действия, это непродуктивно.
- Отвлекайте и побуждайте получателя тратить время в сети - а это значит, что он поощряет то же самое и от вас.
- Не подходят для формата электронной почты, но лучше общаться в режиме реального времени или с помощью инструктивного или информационного документа, такого как руководство, статья в блоге, страница часто задаваемых вопросов, отчет компании или презентация PowerPoint.
Как эффективно отправлять электронную почту
Чтобы писать электронные письма, которые не тратят впустую ваше время в долгосрочной перспективе (не говоря уже о времени получателя), вам необходимо сосредоточиться на пяти вещах: передать четкое сообщение, попросить получателя предпринять действия, использовать хорошую структуру, редактировать перед тем, как нажать "Отправить", и эффективно следить.
Шаг 1. Проясните свое сообщение
Прежде чем вы начнете составлять электронное письмо, вы должны четко сформулировать его. Определите:
- Что вы хотите сообщить
- Почему вы хотите это сообщить
- Какое действие вы хотите, чтобы получатель совершил
- Как лучше всего убедить их пойти на такие действия
Вот несколько распространенных причин для отправки электронной почты:
- Чтобы напомнить кому-то о крайнем сроке
- Дать кому-то письменные инструкции по задаче
- Чтобы задать быстрый вопрос, на который можно дать адекватный ответ в письменной форме
- Чтобы ответить на быстрый вопрос, на который можно дать адекватный ответ в письменной форме
- Для передачи срочной информации
- Чтобы предложить доступные даты для планирования встречи
- Чтобы продолжить после встречи и выразить признательность
Во всех этих примерах, кроме последнего, вы хотите, чтобы получатель предпринял какое-то действие (даже если он просто отвечает вам).
Иногда действие не похоже на действие. Может быть, вы хотите:
- Передайте совет коллеге
- Сообщите друзьям, что вы благополучно приземлились в пункте назначения
- Кратко расскажите, как у вас дела в новом пункте назначения и как с вами связаться в ближайшие несколько недель.
В каждой из этих ситуаций вы не говорите получателю выполнить определенное действие. Однако подразумевается, что от них не ожидается никаких действий, если вы надлежащим образом закрываете письмо или, по крайней мере, подписываете свое имя. Они понимают, что общение легко может закончиться вашей электронной почтой; что им не нужно отвечать.
Шаг 2. Попросите получателя предпринять действия
Чтобы писать эффективные электронные письма, которые экономят ваше время, вам нужно сделать их действенными. И вы должны убедиться, что получатель ясно понимает, какие действия от него ожидают.
Если вы не стремитесь к этому, но пытаетесь изложить свою жизненную историю или объяснить, почему вы держитесь за следующую модель iPhone вместо последней, вы можете забыть об экономии времени, потому что письмо друга по переписке занимает много времени. много размышлений и времени.
Сосредоточьтесь на следующем, делая электронную почту действенной:
- Установка сроков
- Составление планов действий в чрезвычайных ситуациях
- Предложение возможных вариантов дальнейших действий (например, время, когда вы доступны для личной встречи, места, где вы можете встретиться)
- Высказывание мнения по запросу
- Отправка запроса, удобного для записи и более удобного, чем использование другого способа связи.
- Предоставление набора инструкций для задачи, которую ваш получатель согласился выполнить
Будьте активны и настойчивы при наметке действенных шагов. Не задавайте открытых вопросов, если нет другого выхода. Потому что открытые вопросы противоположны содержанию, требующему действий.
Вот некоторые примеры:
- Вместо того, чтобы просить получателя сообщить вам свое расписание (и тратить впустую электронную почту в процессе) - начните с отправки им доступного времени встречи.
- Вместо того, чтобы спрашивать получателя, что он думает об определенном деловом решении, опишите потенциальное решение и запросите конструктивную обратную связь; таким образом им не нужно будет что-то придумывать самостоятельно, а вместо этого будет с чем работать
Вы сохраняете действенность электронной почты, предоставляя читателю четкие инструкции и сохраняя содержание действенного, а не открытого.
Самое главное, вы должны убедиться, что все действия, которые вы ожидаете от читателя, четко переданы. Не думайте, что они знают, что вы хотите назначить встречу на этой неделе, просто вы предлагаете доступное время. Не думайте, что они знают, к какой задаче относится ваш набор инструкций. Сформулируйте это прямо и любезно дайте им знать, что вы от них хотите.
Шаг 3. Создайте хорошую структуру
Если у вас есть четко сформулированное сообщение и вы сделали его действенным, пора организовать его таким образом, чтобы передать эту ясность и ваши действенные запросы.
Пункты: Общее правило, которому нужно следовать, - не ограничивать абзацы пятью предложениями. При чтении в Интернете не только сложно сосредоточиться на длинных абзацах, но и неуклюжие абзацы дают получателю возможность потерять фокус и, возможно, упустить самые важные моменты. Это затем приводит к неаккуратным или избыточным ответам, что затрудняет канал связи.
Приговоры: При написании предложений используйте активный голос. Делайте предложения короткими и по существу. Избегайте отклонений и ненужных объяснений своих рассуждений или чувств по поводу вещей. Вместо этого придерживайтесь фактов и того, какие действия вы просите от получателя.
Слова: Старайтесь не использовать громкие слова или сленг, если вы не уверены, что ваша аудитория их поймет. Избегайте шуток и культурных ссылок, которые могут быть неправильно поняты, потому что все, что может быть легко неверно истолковано, является потенциальным препятствием для эффективного общения.
Избегайте лишних слов и уточняющих фраз. «Учитывая текущую ситуацию, в которой это происходит в настоящее время, я думаю, что было бы разумно…» - это уточняющее заявление, которое не только тратит впустую слова и время, но и отвлекает от реального сообщения. Вместо этого просто сформулируйте свою рекомендацию, не уточняя ее.
Другой пример: «Мне было интересно, могу ли я спросить вас…» Вырежьте эту фразу и просто задайте вопрос. Это также повысит вашу уверенность, потому что вы не будете подсознательно искать разрешения на активное общение.
Пунктуация: Делайте знаки препинания простыми. Уточняющие слова и фразы эффективны только в том случае, если они используются для вежливости при начале общения с тем, с кем вы хотели бы иметь деловые или личные отношения. В таких случаях вам не обязательно быть откровенным, но используйте несколько вежливых фраз, чтобы выразить уважение к их времени.
Сведите к минимуму использование запятых - это, естественно, поможет вам сделать предложения короткими. Избегайте ленивой речи, вдохновленной текстом, с чрезмерным использованием точек-точек и последовательных запятых. Вместо этого подчеркивайте предложения правильным английским и используйте сокращения, когда это имеет смысл, потому что они улучшают чтение.
Кроме того, рассмотрите возможность разделения списков с помощью маркеров и использования линии тире для разделения основных разделов (которые могут включать один или несколько абзацев).
Маркеры и разрывы разделов улучшают читаемость в Интернете, а также помогают более четко организовать ваше сообщение.
Шаг 4. Отредактируйте перед отправкой
Прежде чем отправить электронное письмо, прочитайте его вслух 1-2 минуты. Это поможет вам обнаружить ошибки или неловкие моменты, которые вы обычно не произносите лично. Уберите лишние слова и упростите пунктуацию. Выделите списки и сократите количество абзацев.
Когда вы можете ответить «да» на следующие вопросы, тогда вы будете готовы нажать «отправить»:
- Сообщение ясное?
- Действительны ли ожидания и четко ли они сформулированы?
- Сможет ли мой получатель получить мое сообщение? Успех означает, что они знают, какой ответ от них ожидается.
- Если бы роли поменялись местами, смогу ли я успешно получить это сообщение?
Шаг 5. Эффективное отслеживание
Кроме того, будьте активны в отслеживании ваших писем. Если кто-то не отвечает на прямой запрос, не тратьте время на размышления о том, что произошло. Вместо этого отправьте вежливое, но прямое дополнительное электронное письмо, чтобы связаться с ними. Применяйте принципы, перечисленные выше. И не тратьте слишком много времени, пытаясь получить ответ; если получатель не общается с вами, знайте, когда двигаться дальше, или подойдите к нему лично.
Используйте электронную почту, чтобы сэкономить время
Электронная почта может сэкономить вам много времени, если вы знаете, как ее эффективно использовать. И это касается как отправки, так и получения сообщений.
Электронная почта лучше всего подходит для доставки действенных сообщений, которые адекватно передаются в письменной форме. Если вы воспользуетесь преимуществами электронной почты и избежите многих подводных камней, которые тратят впустую время, она станет мощным инструментом.
