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이메일은 의사 소통을 더 쉽게 할 수 있지만 시간을 낭비 할 수도 있습니다. 시간을 절약하기 위해 수신 이메일을 처리하고 발신 이메일을 작성하는 방법을 알아 봅니다.
2005 년 설문 조사에 따르면 직원 인터뷰에 따르면 이메일에 낭비되는 시간이 10,000 명의 직원을 보유한 기업에서 연간 1 억 2,200 만 달러의 임금을 잃는 것으로 나타났습니다.
이메일에는 분명히 단점이 있습니다. 불명확 한 이메일은 직원이 중요한 업무 관련 작업, 클라우드 커뮤니케이션 채널에서주의를 분산시키고 종종 추가 작업을 생성합니다. 아래 제안에 따라 이메일의 함정을 피하십시오.
수신 이메일이 시간을 낭비하는 방법
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시간을 낭비 할 수있는 다양한 유형의 이메일 메시지가 있습니다. 그 :
- 여러 메시지에서 잘라내어 포괄적 인 메시지로 압축 할 수 있습니다.
- 당신과 직접적으로 관련되지 마십시오
- 당신과 관계를 맺지 만 직접적인 방식은 아니므로 어떻게 대응해야하는지 또는 어떻게해야하는지 확신 할 수 없게됩니다 (그리고 시간을 낭비합니다).
- 어떤 조치를 취하도록 지시하지 마십시오 (비생산적 임).
- 웹에서 시간을 낭비하도록주의를 분산 및 / 또는 권장
- 이메일에 적합하지 않으며 비즈니스 회의와 같은 동적 커뮤니케이션 채널이나 콘텐츠에 더 적합한 형식 (예 : 정보가 풍부한 독립형 문서)을 통해 더 이해하기 쉽습니다.
수신 이메일을 효율적으로 처리하는 방법
이메일을 효율적으로 읽고 처리하려면 이메일의 메시지 (또는 부족)를 파악하고 대응 조치를 결정하는 두 가지에 집중해야합니다.
1 단계 : 메시지 파악 (또는 부족)
새 이메일을 읽을 때마다 가능한 한 적은 시간을 들여 다음 사항을 파악하십시오.
- 연사가 직접 또는 간접적으로 연설하는지 여부
- 연사가 당신에게 기대하는 바를 말했는지 여부
- 명확한 방식으로 수행되었는지 여부
- 전체 메시지가 귀하와 관련이 있는지 여부
- 발신자와의 관계 상황을 고려할 때 전체 메시지가 적절 해 보이는지 여부 (예 : 비즈니스 관계를 시작하려는 경우 부족함)
이것은 이메일의 메시지가 무엇인지, 그리고 어떻게 응답 할 것인지 확인하는 데 도움이됩니다. 즉, 처음에 응답하려는 경우입니다.
연사가 다음과 같이 귀중한 시간을 낭비하게 만들 수있는 한 가지 이상의 작업을 수행하고 있는지 확인하는 것이 특히 중요합니다.
- 그들이 말하려는 내용에 대해 명확하지 않음
- 구체적인 용어로 말하는 것을 피하기 위해 혼란 스럽거나 완곡 한 방식으로 언어를 사용합니다 (예 : "언젠가는 마음을 다해야한다고 생각합니다"대 "이번 주에 전화해서 중요한 것에 대해 전화로 이야기 할 수 있습니까?" ”)
- 주제에서 벗어나거나
- 귀하의 비즈니스와 관련이 없거나 부적절하거나 모욕적이거나 일관성이없는 정보 포함
- 나와 관련이없는 메시지를 참조하거나 숨은 참조
- 다양한 이메일을 통해 동일한 메시지를 반복하거나 이메일 이외의 이전 커뮤니케이션에서 이미 다루었던 내용을 반복
- 이미 논의하고 해결 한 내용에 대해 잊어 버리거나 부주의하게 작성
이러한 유형의 상황에서는 커뮤니케이션에 소요되는 시간을 최소화하는 효과적인 방법으로 대응하도록 특히주의하십시오. 위의 모호한 이메일 시나리오로 인해 시간을 낭비하기 쉽기 때문입니다.
2 단계 : 취해야 할 조치 결정
메시지의 내용을 알고 나면 가장 생산적인 응답 방법을 찾으십시오. 다음은 몇 가지 일반적인 응답입니다.
- 대화를 전화 및 회의 통화와 같은 더 나은 커뮤니케이션 매체로 전환
- 이메일이 아닌 Google 문서와 같이 공유 할 수있는 더 많은 정보가 풍부한 매체를 통해 여러 사람이 자주 묻는 질문에 응답
- 화자가 기대하는 바를 명확하지 않은 메시지에 응답하지 않음 (조금 무례하다고 느껴지더라도)
- "보고서를 언제까지 작성 하시겠습니까?"와 같이 간단하고 직접적인 질문으로 명확하지 않은 메시지를 처리합니다. 또는“이 프로젝트에 어떻게 기여하기를 원하십니까?”
- 드라마 나 커뮤니케이션 장애가 발생하기 시작하면 언제든지 전화를 걸어 상대방에게 전화를 걸어보세요. 이메일을 통해 그리는 것은 시간이 더 걸리며 갈등을 심화시킬 수 있습니다.
3 단계 : 작업으로 돌아 가기
가장 중요한 것은 이메일에 응답 한 후 (응답하지 않고 메시지를 삭제하는 것으로 구성 될 수 있음) 작업을 다시 시작해야한다는 것입니다. 받은 편지함에서 대기중인 다음 이메일로 이동하거나 다른 사람의 요청에 응답하지 않고 작업을 다시 시작하세요.
이메일 전송이 시간을 낭비하는 방법
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또한 다양한 유형의 이메일 메시지가 있습니다. 너는 보낸다 시간을 낭비 할 수 있습니다. 그 :
- 불필요하게 여러 메시지로 묶여 있으며, 각각의 메시지는 하나의 포괄적 인 메시지가 아닌 시간이 걸리고 맞춤화되는 것으로 생각됩니다.
- 받는 사람과 직접 연결하지 마세요. 이는 여러분의 노력을 낭비하는 것입니다.
- 충분히 명확하지 않고 긴 이메일 대화 및 / 또는 오해를 유도하거나 생산적인 조치가 전혀 없습니다 (이는 나중에 대화를 시작하는 데 시간을 소비해야 함을 의미 함).
- 받는 사람에게 비생산적인 조치를 취하도록 지시하지 마십시오.
- 받는 사람의주의를 분산시키고 웹에서 시간을 낭비하도록 권장합니다.
- 이메일 형식에는 적합하지 않지만 실시간 대화를 통해 또는 설명서, 블로그 기사, FAQ 페이지, 회사 보고서 또는 PowerPoint 프레젠테이션과 같은 지침 또는 정보가 풍부한 문서를 통해 더 잘 전달됩니다.
이메일을 효율적으로 보내는 방법
장기적으로 시간을 낭비하지 않는 이메일을 작성하려면 (수신자의 시간은 말할 것도없고) 5 가지에 집중해야합니다. 명확한 메시지 전달, 수신자에게 실행 가능한 조치 요청, 좋은 구조 사용, 편집 보내기 전에 효과적으로 후속 조치를 취하십시오.
1 단계 : 메시지를 명확하게
이메일 초안을 작성하기 전에 메시지를 명확하게 파악해야합니다. 결정:
- 소통하고 싶은 것
- 소통하고 싶은 이유
- 수신자가 취하기를 원하는 조치
- 그러한 조치를 취하도록 가장 잘 설득 할 수있는 방법
이메일을 보내는 몇 가지 일반적인 이유는 다음과 같습니다.
- 누군가에게 마감일을 상기 시키려면
- 누군가에게 작업에 대한 서면 지침을 제공하려면
- 글을 통해 적절하게 답변 할 수있는 빠른 질문
- 글을 통해 적절하게 답할 수있는 빠른 질문에 답하기 위해
- 시간에 민감한 정보를 전달하려면
- 회의 예약에 사용 가능한 날짜를 제공하려면
- 회의 후 후속 조치를 취하고 감사를 표하기 위해
마지막 예를 제외하고이 모든 예에서 수신자가 조치를 취하기를 원합니다 (단지 답장하는 경우에도 해당).
때로는 행동이 행동처럼 보이지 않습니다. 다음을 원할 수도 있습니다.
- 동료를위한 팁 전달
- 친구에게 여행 목적지에 안전하게 착륙했음을 알리십시오.
- 새로운 목적지에서 어떻게 지내고 있으며 앞으로 몇 주 안에 어떻게 연락 할 수 있는지에 대한 간략한 업데이트를 제공하십시오.
이러한 각 상황에서받는 사람에게 특정 조치를 취하라고 말하는 것이 아닙니다. 그러나 귀하가 이메일을 적절하게 폐쇄하거나 최소한 귀하의 이름에 서명하는 한 그들이 어떠한 조치도 취할 것으로 기대되지 않음을 암시합니다. 그들은 커뮤니케이션이 귀하의 이메일로 쉽게 끝날 수 있음을 이해합니다. 응답 할 필요가 없습니다.
2 단계 : 수신자에게 실행 가능한 조치 요청
시간을 절약 할 수있는 효과적인 이메일을 작성하려면 실행 가능하게 만들어야합니다. 그리고받는 사람에게 어떤 조치가 기대되는지 명확히해야합니다.
이것을 목표로하는 것이 아니라 자신의 인생 이야기를 설명하거나 최신 iPhone 모델을 얻는 대신 다음 iPhone 모델을 고집하는 이유를 설명하려는 경우 펜팔 쓰기에는 시간이 많이 걸리므로 시간 절약을 잊을 수 있습니다. 많은 생각과 시간.
이메일을 실행 가능하게 만들 때 다음 사항에 집중하십시오.
- 마감일 설정
- 비상 계획 개요
- 다음 작업 과정을위한 잠재적 옵션 제공 (예 : 직접 회의에 참석할 수있는 시간, 만날 수있는 장소)
- 요청시 의견 제공
- 글쓰기에 적합하고 실제로 다른 커뮤니케이션 방식을 사용하는 것보다 더 편리한 요청을합니다.
- 받는 사람이 수행하기로 동의 한 작업에 대한 일련의 지침 제공
실행 가능한 단계를 설명 할 때 적극적이고 단호하게 행동하십시오. 다른 옵션이 없다면 개방형 질문을하지 마십시오. 개방형 질문은 실행 가능한 콘텐츠와 반대이기 때문입니다.
여기 몇 가지 예가 있어요.
- 받는 사람에게 일정을 알려달라고 요청하는 대신 (그리고 과정에서 이메일을 낭비하는 대신) 사용 가능한 회의 시간을 보내는 것으로 시작하십시오.
- 받는 사람에게 특정 비즈니스 결정에 대해 어떻게 생각하는지 묻는 대신 잠재적 인 결정을 요약하고 구성 피드백을 요청하십시오. 그렇게하면 스스로 무언가를 생각 해낼 필요가없고 대신 작업 할 무언가를 갖게됩니다.
독자에게 명확한 지침을 제공하고 내용이 개방적이지 않고 실행 가능하도록 유지함으로써 이메일을 실행 가능한 상태로 유지합니다.
가장 중요한 것은 독자에게 기대하는 모든 행동이 명확하게 전달되도록해야한다는 것입니다. 가능한 시간을 제공하기 만하면 이번 주에 회의를 계획하고 싶다는 것을 그들이 알고 있다고 가정하지 마십시오. 귀하의 지침이 어떤 작업에 적용되는지 알고 있다고 가정하지 마십시오. 명시 적으로 설명하고 친절하게 그들이 원하는 것을 알려주십시오.
3 단계 : 좋은 구조 만들기
메시지를 명확하게 정의하고 실행 가능하게 만들었 으면 이제 명확성과 실행 가능한 요청을 전달하는 방식으로 메시지를 구성해야합니다.
단락 : 따라야 할 일반적인 규칙은 단락을 5 개의 문장으로 유지하는 것입니다. 웹을 읽는 동안 긴 단락에 집중하는 것은 어려울뿐만 아니라 투박한 단락은받는 사람이 집중을 잃고 가장 중요한 사항을 놓칠 수있는 기회를 제공합니다. 이로 인해 응답이 느리거나 중복되어 통신 채널이 흐려집니다.
문장 : 문장을 쓸 때 능동태를 사용하십시오. 문장을 짧고 간결하게 유지하십시오. 접선에서 벗어나거나 사물에 대한 추론이나 감정을 불필요하게 설명하지 마십시오. 대신 사실과 수령인이 취하도록 요청한 조치를 고수하십시오.
말: 청중이 이해할 것이라는 것을 알지 못한다면 큰 단어 나 속어를 사용하지 마십시오. 쉽게 오해 될 수있는 것은 효과적인 의사 소통의 잠재적 인 장애물이기 때문에 오해 할 수있는 농담과 문화적 언급을 피하십시오.
추가 단어 및 한정 문구를 피하십시오. "현재 이런 상황이 발생하고있는 상황을 감안할 때, ...하는 것이 현명하다고 생각합니다."는 말과 시간을 낭비 할뿐만 아니라 실제 메시지에서주의를 분산시키는 적격성 진술입니다. 대신, 자격을 갖추지 않고 추천을 진술하십시오.
또 다른 예 :“당신에게 물어볼 수 있을지 궁금합니다…”이 문구를 잘라 내고 간단히 질문하십시오. 또한 무의식적으로 사전에 의사 소통 할 권한을 구하지 않기 때문에 자신감도 높아집니다.
구두: 구두점은 단순하게 유지하십시오. 자격을 갖춘 단어와 문구는 비즈니스 또는 개인적 관계를 맺고 싶은 사람과 의사 소통을 시작할 때 예의를 갖추기 위해 사용될 때만 효율적입니다. 그런 경우에 반드시 참석하고 싶지는 않지만 정중 한 표현을 사용하여 시간을 존중하는 태도를 나타내야합니다.
쉼표 사용 최소화 — 자연스럽게 문장을 짧게 유지하는 데 도움이됩니다. 점-점 및 연속 된 쉼표를 과도하게 사용하여 텍스트에서 영감을 얻은 게으른 말을 피하십시오. 대신 적절한 영어로 문장에 구두점을 씌우고 의미가있을 때 축약을 활용하세요. 읽기 흐름을 개선하기 때문입니다.
또한 글 머리 기호가있는 목록에 구두점을 지정하고 대시 줄을 사용하여 주요 섹션 (하나 이상의 단락을 포함 할 수 있음)을 나눕니다.
글 머리 기호 및 섹션 나누기는 웹 가독성을 향상시킬뿐만 아니라 메시지를보다 명확하게 구성하는 데 도움이됩니다.
4 단계 : 보내기 전에 편집
이메일을 보내기 전에 1 ~ 2 분 동안 소리내어 읽으세요. 이렇게하면 일반적으로 직접 말하지 않는 실수를 포착하거나 어색한 부분을 알아 차릴 수 있습니다. 여분의 단어를 제거하고 구두점을 단순화하십시오. 목록에 글 머리 기호를 붙이고 단락을 줄이십시오.
다음 질문에 "예"로 대답 할 수 있으면 "보내기"를 누를 준비가 된 것입니다.
- 메시지가 분명합니까?
- 기대치가 실행 가능하고 명확하게 명시되어 있습니까?
- 수신자가 내 메시지를 성공적으로받을 수 있습니까? 성공은 그들이 어떤 반응이 예상되는지 안다는 것을 의미합니다.
- 역할이 바뀐 경우이 메시지를 성공적으로받을 수 있습니까?
5 단계 : 효과적인 후속 조치
또한 이메일에 대한 후속 조치를 취하십시오. 누군가가 직접적인 요청에 응답하지 않더라도 무슨 일이 있었는지 궁금해 하느라 시간을 낭비하지 마세요. 대신 정중하지만 직접적인 후속 이메일을 보내 확인하십시오. 위에 나열된 원칙을 적용하십시오. 그리고 응답을 얻기 위해 너무 많은 시간을 낭비하지 마십시오. 수신자가 귀하와 의사 소통을하지 않는 경우 언제 이동해야하는지 또는 직접 직접 접근해야 하는지를 알고 있습니다.
이메일을 사용하여 시간 절약
이메일을 효율적으로 사용하는 방법을 알고 있다면 많은 시간을 절약 할 수 있습니다. 그리고 이것은 메시지 송수신 모두에 적용됩니다.
이메일은 쓰기를 통해 적절하게 전달되는 실행 가능한 메시지를 전달하는 데 가장 적합합니다. 이메일의 이점을 활용하고 많은 시간을 낭비하는 함정을 피한다면 강력한 도구 역할을합니다.
