Деякі сповільнені компанії та державні установи можуть не приймати документи електронною поштою, що змушує їх надсилати їх факсом. Якщо вас змусять надіслати факс, ви можете зробити це з комп’ютера безкоштовно.
Ми вже розглядали способи електронного підпису документів без їх друку та сканування . За допомогою цього процесу ви можете цифрово підписати документ і надіслати його факсом у компанію - все на вашому комп’ютері та без необхідності друку.
Як працюють факсимільні апарати (і чому вони такі незручні)
Це не так просто, як повинно бути. Факси-апарати підключені до простих старих телефонних ліній. Коли ви використовуєте стандартний факсимільний апарат, цей факс здійснює телефонний дзвінок на вказаний номер. Факс за номером призначення відповідає, і документ передається по телефонному дзвінку.
Цей процес був винайдений ще до Інтернету і здається смішно архаїчним на даний момент. Для здійснення факсу людина може набрати документ, роздрукувати його та відсканувати у факс, який надсилає його по телефонній лінії. Потім особа, яка отримує факс, може відсканувати факс-документ і перетворити його назад у цифровий файл. Вони обійшли повне коло - документ було надіслано з одного комп’ютера на інший комп’ютер із набагато додатковою роботою та втратою якості зображення.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як електронно підписувати документи PDF без їх друку та сканування
В ідеалі ви зможете подати документ електронною поштою або більш безпечним способом в Інтернеті. Багато підприємств вважають факс безпечним способом передачі документів, але насправді це не так - якщо хтось підслуховував телефонну лінію, він міг би легко перехопити всі документи, надіслані факсом.
Неможливо підключитися до факсу безпосередньо через Інтернет, оскільки факс підключений лише до телефонних ліній. Для здійснення факсу в Інтернеті нам знадобиться якийсь шлюз, який приймає документи через Інтернет і передає документ на факс. Ось тут заходять наведені нижче служби. Дайте їм документ, і вони виконають настирливу роботу, набравши факс і надіславши ваш документ по телефонній лінії.
Ви можете факсувати лише за допомогою комп’ютера, але…
Звичайно, ви можете пропустити наведені нижче послуги. Microsoft Windows навіть містить програму факсу та сканування, яка дозволяє надсилати факси. Суть у тому, що вам потрібно буде підключити комп’ютер до телефонної лінії - так, це означає, що вам знадобиться комутований факс-модем. Вам також знадобиться стаціонарний телефонний зв’язок, і вам доведеться казати людям, щоб вони не тримали телефон, коли ви надсилаєте факси, так само, як у старі комутовані Інтернет-дні. Звичайно, якщо ви багато факсували, ви могли б заплатити за спеціальну телефонну лінію факсу - це може навіть знадобитися, якщо ви отримували багато факсів.
Очевидно, це не ідеально. Звичайно, якщо вам потрібно надіслати чимало факсів, купіть факс-апарат або модем і підключіть його до свого стаціонарного телефону. Але вам, мабуть, не потрібно надсилати та отримувати факси так часто - сподіваємось, вам просто потрібно відправляти випадкові факси, коли ви потрапляєте в організацію, яка застрягла в минулому.
Відскануйте документ або використовуйте наявний цифровий файл
ПОВ'ЯЗАНІ: Як сканувати документи в PDF за допомогою камери вашого телефону Android
Основний процес простий. По-перше, вам потрібно буде відсканувати документ, який ви хочете надіслати факсом, точно так само, як ніби ви збиралися надіслати цей документ електронною поштою. якщо у вас немає сканера, який лежить навколо, ви можете спробувати скануючи його за допомогою смартфона . Якщо документ вже є файлом на вашому комп’ютері, вітаємо - вам не потрібно нічого сканувати.
Отримавши документ у цифровій формі, ви можете надіслати його службі, яка зробить за вас докучливу роботу факсу.
Надсилайте факси онлайн, безкоштовно
В Інтернеті стільки служб факсу, що важко прийняти зважене рішення щодо того, який саме вибрати. Перш за все слід врахувати, яким ви користувач, як часто будете відправляти факси та які функції вам потрібні.
Потужний користувач: RingCentral Fax
Якщо ви збираєтеся постійно надсилати чутливі факси або ви працюєте в компанії і намагаєтесь вибрати послугу, RingCentral Fax , який частково належить Cisco та AT&T, є, мабуть, найкращим вибором для ваших потреб, тим більше, що вони мають безліч чудових функцій безпеки та підтримку кількох користувачів із окремими лініями факсу.
Він має всі функції, які ви можете собі уявити, включаючи інтеграцію з Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, і ви навіть можете отримати безкоштовний номер. Він також має безліч функцій безпеки, які були б корисними для підприємств або людей, які передають захищену інформацію.
Звичайно, якщо ви просто хочете надіслати кілька факсів, ви можете підписатись на один із дешевих планів… а потім просто скасувати через місяць-два.
Випадковий користувач
Якщо вам потрібно випадково надіслати факс, радимо зареєструватися на безкоштовну пробну версію MyFax , що дозволить надіслати до 100 сторінок, що більше сторінок на місяць, ніж більшість людей мають відправляти по факсу на рік. Якщо вам часто потрібно факсувати, ви можете оновити до звичайного плану .
Отримання факсів
Якщо вам потрібно отримати факси, вам доведеться зареєструватися на платній послузі. Служба повинна буде встановити спеціальний номер телефону для вашої факсимільної лінії, а це коштує грошей. RingCentral , MyFax , і багато інших служб зроблять це, якщо ви заплатите.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як електронно підписувати документи PDF без їх друку та сканування
На щастя, ви мали б принаймні мати можливість отримати безкоштовну пробну версію - RingCentral пропонує, наприклад, 30 днів безкоштовного отримання факсу.
Існує багато служб факсу, і якщо вам просто потрібно надіслати випадковий факс, ви можете зробити це безкоштовно, але якщо ви хочете отримати факс, вам в кінцевому підсумку доведеться зареєструвати пробний рахунок . Ви завжди можете скасувати, якщо хочете.
Кредит зображення: Метт Джиггінс на Flickr , Девід Фьогтл на Flickr
