Sommige langzaam bewegende bedrijven en overheidsinstanties accepteren mogelijk geen documenten via e-mail, waardoor u ze moet faxen. Als u gedwongen wordt een fax te verzenden, kunt u dit gratis vanaf uw computer doen.
We hebben het eerder behandeld manieren om documenten elektronisch te ondertekenen zonder ze af te drukken en te scannen . Met dit proces kunt u een document digitaal ondertekenen en naar een bedrijf faxen - allemaal op uw computer en zonder dat u hoeft af te drukken.
Hoe faxmachines werken (en waarom ze zo lastig zijn)
Dit is niet zo eenvoudig als het zou moeten zijn. Faxmachines zijn allemaal aangesloten op de gewone oude telefoonlijnen. Als u een standaardfaxapparaat gebruikt, belt dat faxtoestel naar het door u opgegeven nummer. Het faxapparaat op het bestemmingsnummer antwoordt en het document wordt via een telefoongesprek verzonden.
Dit proces is vóór het internet uitgevonden en lijkt op dit moment belachelijk archaïsch. Om een fax uit te voeren, kan een persoon een document typen, het afdrukken en het naar het faxapparaat scannen dat het via de telefoonlijn verstuurt. De persoon die de fax ontvangt, kan vervolgens het gefaxte document scannen en het weer omzetten in een digitaal bestand. De cirkel is rond: het document is van de ene computer naar de andere gestuurd met veel extra werk en verlies van beeldkwaliteit.
VERWANT: PDF-documenten elektronisch ondertekenen zonder ze af te drukken en te scannen
Idealiter zou u een document via e-mail of een veiligere online methode kunnen indienen. Veel bedrijven beschouwen faxen als een veilige methode om documenten te verzenden, maar dat is het echt niet - als iemand aan het rondsnuffelen was aan de telefoonlijn, konden ze gemakkelijk alle gefaxte documenten onderscheppen.
Er is geen manier om rechtstreeks via internet verbinding te maken met een faxapparaat, aangezien het faxapparaat alleen is aangesloten op telefoonlijnen. Om online een fax uit te voeren, hebben we een soort gateway nodig die documenten via internet accepteert en het document naar een faxapparaat verzendt. Dat is waar de onderstaande services van pas komen. Geef ze een document en ze doen het vervelende werk van het bellen van de faxmachine en het verzenden van uw document via de telefoonlijn.
U kunt alleen met uw computer faxen, maar ...
U kunt de onderstaande services natuurlijk overslaan. Microsoft Windows bevat zelfs een fax- en scantoepassing waarmee u faxen kunt verzenden. Het nadeel is dat u uw computer moet hebben aangesloten op de telefoonlijn - ja, dit betekent dat u een inbelfaxmodem nodig heeft. U zou ook een vaste telefoonverbinding nodig hebben en u zou mensen moeten vertellen dat ze niet aan de telefoon moeten blijven als u faxen verstuurt, net als in de dagen van vroeger. Als u veel aan het faxen was, kunt u natuurlijk betalen voor een speciale faxtelefoonlijn - dit kan zelfs nodig zijn als u veel faxen ontvangt.
Dit is duidelijk niet ideaal. Natuurlijk, als u nogal wat faxen moet verzenden, koop dan een faxapparaat of modem en sluit deze aan op uw vaste lijn. Maar u hoeft waarschijnlijk niet zo vaak faxen te verzenden en te ontvangen - hopelijk hoeft u alleen af en toe een fax te verzenden wanneer u een organisatie tegenkomt die vastzit in het verleden.
Scan het document of gebruik een bestaand digitaal bestand
VERWANT: Documenten naar PDF scannen met de camera van uw Android-telefoon
Het basisproces is eenvoudig. Eerst moet u het document scannen dat u wilt faxen, net alsof u dat document via e-mail zou verzenden. als u geen scanner heeft die rondslingert, kunt u het proberen scannen met uw smartphone . Als het document al een bestand op uw computer is, gefeliciteerd - u hoeft niets te scannen.
Nu het document in digitale vorm is, kunt u het opsturen naar een dienst die het vervelende faxwerk voor u zal doen.
Verzend gratis faxen online
Er zijn zoveel online faxservices dat het moeilijk is om een weloverwogen beslissing te nemen over welke u moet kiezen. Het eerste dat u moet overwegen, is wat voor soort gebruiker u bent, hoe vaak u gaat faxen en welke functies u nodig heeft.
Machtsgebruiker: RingCentral Fax
Als u de hele tijd gevoelige faxen gaat verzenden, of u werkt voor een bedrijf en u probeert een dienst te kiezen, RingCentral Fax , dat gedeeltelijk eigendom is van Cisco en AT&T, is waarschijnlijk de beste keuze voor uw behoeften, vooral omdat ze veel geweldige beveiligingsfuncties en ondersteuning bieden voor meerdere gebruikers met aparte faxlijnen.
Het heeft alle functies die u zich kunt voorstellen, inclusief integraties met Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, en u kunt zelfs een gratis nummer krijgen. Het heeft ook veel beveiligingsfuncties die handig zouden zijn voor bedrijven of mensen die beveiligde informatie verzenden.
Als u maar een paar faxen wilt verzenden, kunt u zich natuurlijk aanmelden voor een van hun goedkope abonnementen ... en dan gewoon na een maand of twee opzeggen.
Incidentele gebruiker
Als u af en toe een fax moet verzenden, raden we u aan u aan te melden voor een gratis proefversie van MyFax , waarmee u tot 100 pagina's kunt verzenden, wat meer pagina's per maand is dan de meeste mensen per jaar moeten faxen. Als u regelmatig moet faxen, kan dat upgrade naar een regulier abonnement .
Faxen ontvangen
Als u faxen wilt ontvangen, moet u zich aanmelden voor een betaalde service. De service moet een speciaal telefoonnummer voor uw faxlijn instellen en dat kost geld. RingCentral , MyFax , en vele andere services zullen dit doen als u betaalt.
VERWANT: PDF-documenten elektronisch ondertekenen zonder ze af te drukken en te scannen
Gelukkig zou je in ieder geval een gratis proefperiode moeten kunnen krijgen - RingCentral biedt bijvoorbeeld 30 dagen gratis faxontvangst.
Er zijn veel faxservices die u kunt gebruiken, en als u slechts af en toe een fax moet verzenden, kunt u dat gratis doen, maar als u een fax wilt ontvangen, moet u zich aanmelden voor een proefaccount . Je kunt altijd annuleren als je wilt.
Afbeelding tegoed: Matt Jiggins op Flickr , David Voegtle op Flickr
