Vissa långsamma företag och myndigheter kan inte acceptera dokument via e-post, vilket tvingar dig att faxa in dem. Om du tvingas skicka ett fax kan du göra det från din dator gratis.
Vi har tidigare täckt sätt att elektroniskt signera dokument utan att skriva ut och skanna dem . Med den här processen kan du signera ett dokument digitalt och faxa det till ett företag - allt på din dator och utan att någon utskrift krävs.
Hur faxmaskiner fungerar (och varför de är så obekväma)
Det här är inte så enkelt som det borde vara. Faxmaskiner är alla anslutna till vanliga gamla telefonlinjer. När du använder en vanlig faxmaskin ringer faxmaskinen till det nummer du anger. Faxen på destinationsnumret svarar och dokumentet överförs via ett telefonsamtal.
Denna process uppfanns före Internet och verkar skrattretande arkaisk vid denna tidpunkt. För att utföra ett fax kan en person skriva upp ett dokument, skriva ut det och skanna in det i faxmaskinen som skickar det över telefonlinjen. Den som tar emot faxet kan sedan skanna det faxade dokumentet och göra det om till en digital fil. De har kommit i full cirkel - dokumentet skickades från en dator till en annan dator med mycket extra arbete och förlorad bildkvalitet.
RELATERAD: Hur man elektroniskt signerar PDF-dokument utan att skriva ut dem och skanna dem
Helst skulle du kunna skicka ett dokument via e-post eller en säkrare online-metod. Många företag anser att fax är en säker metod för överföring av dokument, men det är det verkligen inte - om någon snurrade på telefonlinjen kunde de enkelt fånga upp alla faxade dokument.
Det finns inget sätt att ansluta till en faxmaskin direkt via Internet, eftersom faxmaskinen endast är ansluten till telefonlinjer. För att utföra ett fax online behöver vi någon form av gateway som accepterar dokument via Internet och överför dokumentet till en faxmaskin. Det är där nedanstående tjänster kommer in. Ge dem ett dokument så gör de det irriterande arbetet med att ringa upp faxmaskinen och skicka ditt dokument över telefonlinjen.
Du kan faxa med bara din dator, men ...
Du kan naturligtvis hoppa över nedanstående tjänster. Microsoft Windows innehåller även ett fax- och skanningsprogram som låter dig skicka fax. Fångsten är att du behöver din dator ansluten till telefonlinjen - ja, det betyder att du behöver ett uppringt faxmodem. Du behöver också en fast telefonanslutning och du måste be folk att hålla sig utanför telefonen när du skickar fax, precis som i de gamla uppringda Internetdagarna. Naturligtvis, om du faxade mycket, skulle du kunna betala för en dedikerad faxtelefonlinje - det kan till och med vara nödvändigt om du fick många fax.
Detta är uppenbarligen inte perfekt. Visst, om du behöver skicka en hel del fax, gå vidare och köp en faxmaskin eller ett modem och anslut den till din fasta telefon. Men du behöver antagligen inte skicka och ta emot fax så ofta - du behöver förhoppningsvis bara skicka enstaka fax när du stöter på en organisation som har fastnat i det förflutna.
Skanna dokumentet eller använd en befintlig digital fil
RELATERAD: Så här skannar du dokument till PDF med din Android-telefons kamera
Grundprocessen är enkel. Först måste du skanna dokumentet du vill faxa, precis som om du skulle skicka dokumentet via e-post. om du inte har en skanner som ligger runt kan du försöka skanna den med din smartphone . Om dokumentet redan är en fil på din dator, gratulerar du - du behöver inte skanna något.
Med dokumentet nu i digital form kan du skicka det till en tjänst som gör det irriterande faxarbetet åt dig.
Skicka fax online, gratis
Det finns så många faxtjänster online att det är svårt att fatta ett välgrundat beslut om vilken man ska välja. Det första du bör tänka på är vilken typ av användare du är, hur ofta du ska faxa och vilka funktioner du behöver.
Kraft användare: RingCentral Fax
Om du kommer att skicka känsliga fax hela tiden eller om du arbetar för ett företag och försöker välja en tjänst, RingCentral Fax , som delvis ägs av Cisco och AT&T, är förmodligen det bästa valet för dina behov, särskilt eftersom de har många bra säkerhetsfunktioner och stöd för flera användare med separata faxlinjer.
Den har alla funktioner du kan tänka dig, inklusive integrationer med Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, och du kan till och med få ett avgiftsfritt nummer. Det har också många säkerhetsfunktioner som skulle vara användbara för företag eller personer som överför säker information.
Naturligtvis, om du bara vill skicka några fax kan du registrera dig för en av deras billiga planer ... och sedan bara avbryta efter en månad eller två.
Enstaka användare
Om du behöver skicka enstaka fax rekommenderar vi att du registrerar dig för en gratis testperiod MyFax , vilket gör att du kan skicka upp till 100 sidor, vilket är fler sidor per månad än vad de flesta behöver faxa per år. Om du behöver faxa ofta kan du göra det uppgradera till en vanlig plan .
Ta emot fax
Om du behöver ta emot fax måste du registrera dig för en betald tjänst. Tjänsten måste skapa ett dedikerat telefonnummer för din faxlinje, och det kostar pengar. RingCentral , MyFax och många andra tjänster kommer att göra detta om du betalar.
RELATERAD: Hur man elektroniskt signerar PDF-dokument utan att skriva ut dem och skanna dem
Lyckligtvis borde du åtminstone kunna få en gratis provperiod - RingCentral erbjuder exempelvis 30 dagars gratis faxmottagning.
Det finns många faxtjänster att använda, och om du bara behöver skicka enstaka fax kan du lyckas göra det gratis, men om du vill få ett fax måste du slutligen registrera dig för ett testkonto . Du kan alltid avbryta om du vill.
Bildkredit: Matt Jiggins på Flickr , David Voegtle på Flickr
