Alcune aziende e agenzie governative lente potrebbero non accettare documenti tramite posta elettronica, costringendoti a inviarli via fax. Se sei costretto a inviare un fax, puoi farlo dal tuo computer gratuitamente.
Abbiamo già trattato modi per firmare elettronicamente i documenti senza stamparli e scansionarli . Con questo processo, puoi firmare digitalmente un documento e inviarlo via fax a un'azienda, tutto sul tuo computer e senza necessità di stampa.
Come funzionano i fax (e perché sono così scomodi)
Non è così facile come dovrebbe essere. I fax sono tutti collegati alle vecchie linee telefoniche. Quando si utilizza un apparecchio fax standard, tale apparecchio effettua una chiamata telefonica al numero specificato. Il facsimile al numero di destinazione risponde e il documento viene trasmesso tramite una telefonata.
Questo processo è stato inventato prima di Internet e sembra ridicolmente arcaico a questo punto. Per eseguire un fax, una persona può digitare un documento, stamparlo e scannerizzarlo nell'apparecchio fax che lo invia tramite la linea telefonica. La persona che riceve il fax può quindi eseguire la scansione del documento inviato via fax e trasformarlo nuovamente in un file digitale. Il cerchio è chiuso: il documento è stato inviato da un computer a un altro computer con molto lavoro aggiuntivo e una perdita di qualità dell'immagine.
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Idealmente, dovresti essere in grado di inviare un documento tramite email o un metodo online più sicuro. Molte aziende considerano il fax un metodo sicuro per trasmettere documenti, ma in realtà non lo è: se qualcuno ficcasse il naso sulla linea telefonica, potrebbe facilmente intercettare tutti i documenti inviati via fax.
Non c'è modo di connettersi a un fax direttamente su Internet, poiché il fax è collegato solo alle linee telefoniche. Per eseguire un fax online, avremo bisogno di una sorta di gateway che accetti i documenti tramite Internet e trasmetta il documento a un fax. È qui che entrano in gioco i servizi seguenti. Dai loro un documento e loro faranno il fastidioso lavoro di chiamare il fax e inviare il tuo documento tramite la linea telefonica.
Puoi inviare fax solo con il tuo computer, ma ...
Potresti saltare i servizi seguenti, ovviamente. Microsoft Windows contiene anche un'applicazione Fax e scanner che consente di inviare fax. Il problema è che avresti bisogno del tuo computer collegato alla linea telefonica - sì, questo significa che avresti bisogno di un modem fax dial-up. Avresti anche bisogno di una connessione telefonica di rete fissa e dovresti dire alle persone di stare lontane dal telefono quando invii fax, proprio come ai vecchi tempi di accesso remoto a Internet. Ovviamente, se invii molti fax, potresti pagare per una linea telefonica fax dedicata - questo potrebbe anche essere necessario se ricevessi molti fax.
Questo ovviamente non è l'ideale. Certo, se hai bisogno di inviare un bel po 'di fax, vai avanti e acquista un fax o un modem e collegalo alla tua rete fissa. Ma probabilmente non è necessario inviare e ricevere fax così spesso: si spera che sia sufficiente inviare fax occasionali ogni volta che si incontra un'organizzazione che è rimasta bloccata nel passato.
Eseguire la scansione del documento o utilizzare un file digitale esistente
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Il processo di base è semplice. Innanzitutto, dovrai scansionare il documento che desideri inviare via fax, proprio come se avessi intenzione di inviare quel documento tramite posta elettronica. se non hai uno scanner in giro, potresti provare scansionandola con il tuo smartphone . Se il documento è già un file sul tuo computer, congratulazioni: non devi scansionare nulla.
Con il documento ora in formato digitale, puoi inviarlo a un servizio che farà il fastidioso lavoro di fax per te.
Invia fax online, gratuitamente
Ci sono così tanti servizi di fax online là fuori che è difficile prendere una decisione informata su quale scegliere. La prima cosa da considerare è che tipo di utente sei, quanto spesso invierai fax e quali funzioni hai bisogno.
Power user: RingCentral Fax
Se invii continuamente fax sensibili o lavori per un'azienda e stai cercando di scegliere un servizio, RingCentral Fax , che è parzialmente di proprietà di Cisco e AT&T, è probabilmente la scelta migliore per le tue esigenze, soprattutto perché hanno molte ottime funzionalità di sicurezza e supporto per più utenti con linee fax separate.
Ha tutte le funzionalità che puoi immaginare, comprese le integrazioni con Outlook, Google Drive, Dropbox, Box e puoi persino ottenere un numero verde. Ha anche molte funzionalità di sicurezza che sarebbero utili per le aziende o le persone che trasmettono informazioni protette.
Ovviamente, se vuoi solo inviare alcuni fax, puoi iscriverti a uno dei loro piani economici ... e poi annullare dopo un mese o due.
Utente occasionale
Se è necessario inviare fax occasionali, si consiglia di registrarsi per una prova gratuita di MyFax , che ti consentirà di inviare fino a 100 pagine, ovvero più pagine al mese di quante la maggior parte delle persone debba inviare via fax all'anno. Se hai bisogno di inviare fax frequentemente, puoi farlo passa a un piano regolare .
Ricezione di fax
Se hai bisogno di ricevere fax, dovrai registrarti a un servizio a pagamento. Il servizio dovrà stabilire un numero di telefono dedicato per la tua linea fax e questo costa denaro. RingCentral , MyFax e molti altri servizi lo faranno se paghi.
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Fortunatamente, dovresti almeno essere in grado di ottenere una prova gratuita - RingCentral offre 30 giorni di ricezione fax gratuita, ad esempio.
Ci sono molti servizi di fax da usare e se hai solo bisogno di inviare il fax occasionale, puoi farlo gratuitamente, ma se vuoi ricevere un fax, finirai per aver bisogno di registrarti per un account di prova . Puoi sempre annullare se vuoi.
Credito immagine: Matt Jiggins su Flickr , David Voegtle su Flickr
