Некоторые медленно развивающиеся предприятия и правительственные учреждения могут не принимать документы по электронной почте, вынуждая вас отправлять их по факсу. Если вы вынуждены отправить факс, вы можете сделать это со своего компьютера бесплатно.
Мы уже рассмотрели способы электронной подписи документов без их распечатки и сканирования . С помощью этого процесса вы можете подписать документ цифровой подписью и отправить его по факсу в компанию - все это на вашем компьютере и без какой-либо печати.
Как работают факсы (и почему они такие неудобные)
Это не так просто, как должно быть. Факсы все подключены к обычным старым телефонным линиям. Когда вы используете стандартный факсимильный аппарат, этот факсимильный аппарат выполняет телефонный звонок по указанному вами номеру. Факс по номеру адресата ответит, и документ будет передан по телефону.
Этот процесс был изобретен еще до появления Интернета и на данный момент кажется до смешного архаичным. Чтобы отправить факс, человек может напечатать документ, распечатать его и отсканировать в факсимильный аппарат, который отправит его по телефонной линии. Человек, получающий факс, может затем отсканировать отправленный по факсу документ и снова превратить его в цифровой файл. Круг замкнулся - документ был отправлен с одного компьютера на другой, что потребовало много дополнительной работы и потеря качества изображения.
СВЯЗАННЫЕ С: Как подписывать документы PDF с помощью электронной подписи без их печати и сканирования
В идеале вы можете отправить документ по электронной почте или более безопасным онлайн-способом. Многие компании считают факс безопасным методом передачи документов, но на самом деле это не так - если кто-то шпионит за телефонной линией, он может легко перехватить все отправленные по факсу документы.
Невозможно подключиться к факсимильному аппарату напрямую через Интернет, поскольку факсимильный аппарат подключен только к телефонным линиям. Чтобы отправить факс через Интернет, нам понадобится какой-то шлюз, который принимает документы через Интернет и передает их на факсимильный аппарат. Вот здесь и пригодятся перечисленные ниже услуги. Дайте им документ, и они сделают утомительную работу по дозвону на факсимильный аппарат и отправке вашего документа по телефонной линии.
Вы могли отправлять факсы с компьютера, но ...
Конечно, вы можете пропустить перечисленные ниже услуги. Microsoft Windows даже содержит приложение «Факс и сканирование», которое позволяет отправлять факсы. Загвоздка в том, что вам понадобится компьютер, подключенный к телефонной линии - да, это означает, что вам понадобится модем для удаленного доступа к факсу. Вам также понадобится стационарная телефонная связь, и вы должны будете сказать людям, чтобы они не разговаривали по телефону при отправке факсов, как в старые времена коммутируемого Интернета. Конечно, если вы много отправляете по факсу, вы можете заплатить за выделенную телефонную линию для факсов - это может быть даже необходимо, если вы получаете много факсов.
Это явно не идеально. Конечно, если вам нужно отправить несколько факсов, купите факсимильный аппарат или модем и подключите его к стационарной линии связи. Но вам, вероятно, не нужно так часто отправлять и получать факсы - надеюсь, вам просто нужно отправлять факсы время от времени, когда вы сталкиваетесь с организацией, которая застряла в прошлом.
Отсканируйте документ или используйте существующий цифровой файл
СВЯЗАННЫЕ С: Как сканировать документы в PDF с помощью камеры телефона Android
Основной процесс прост. Во-первых, вам нужно отсканировать документ, который вы хотите отправить по факсу, как если бы вы собирались отправить этот документ по электронной почте. если у вас нет сканера, вы можете попробовать сканировать его своим смартфоном . Если документ уже является файлом на вашем компьютере, поздравляем - вам не нужно ничего сканировать.
Теперь, когда документ в цифровой форме, вы можете отправить его в службу, которая сделает за вас надоедливую работу с факсом.
Отправляйте факсы онлайн, бесплатно
Существует так много онлайн-служб факсов, что трудно принять осознанное решение о том, какую из них выбрать. В первую очередь следует учитывать, какой вы пользователь, как часто вы будете отправлять факсы и какие функции вам нужны.
Продвинутый пользователь: RingCentral Fax
Если вы собираетесь все время отправлять конфиденциальные факсы или работаете в компании и пытаетесь выбрать услугу, RingCentral Fax , который частично принадлежит Cisco и AT&T, вероятно, является лучшим выбором для ваших нужд, тем более что они имеют множество отличных функций безопасности и поддержку нескольких пользователей с отдельными факсимильными линиями.
В нем есть все функции, которые вы можете себе представить, включая интеграцию с Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, и вы даже можете получить бесплатный номер телефона. Он также имеет множество функций безопасности, которые были бы полезны для предприятий или людей, которые передают защищенную информацию.
Конечно, если вы просто хотите отправить несколько факсов, вы можете подписаться на один из их дешевых тарифных планов ... а затем просто отменить через месяц или два.
Случайный пользователь
Если вам действительно нужно время от времени отправлять факс, мы рекомендуем подписаться на бесплатную пробную версию MyFax , что позволит вам отправлять до 100 страниц, то есть больше страниц в месяц, чем большинству людей приходится отправлять по факсу в год. Если вам нужно часто отправлять факс, вы можете перейти на обычный план .
Получение факсов
Если вам действительно нужно получать факсы, вам нужно будет подписаться на платную услугу. Служба должна будет установить специальный номер телефона для вашей факсимильной линии, а это стоит денег. RingCentral , MyFax , и многие другие службы сделают это, если вы заплатите.
СВЯЗАННЫЕ С: Как подписывать документы PDF с помощью электронной подписи без их печати и сканирования
К счастью, вы, по крайней мере, сможете получить бесплатную пробную версию - RingCentral предлагает, например, 30 дней бесплатного приема факсов.
Есть много факсимильных служб, и если вам просто нужно время от времени отправлять факс, вы можете сделать это бесплатно, но если вы хотите получать факс, вам в конечном итоге потребуется зарегистрироваться для получения пробной учетной записи. . Вы всегда можете отменить, если хотите.
Кредит изображения: Мэтт Джиггинс на Flickr , Дэвид Фогтл на Flickr
