Einige langsame Unternehmen und Regierungsbehörden akzeptieren möglicherweise keine Dokumente per E-Mail, sodass Sie gezwungen sind, sie zu faxen. Wenn Sie gezwungen sind, ein Fax zu senden, können Sie dies kostenlos von Ihrem Computer aus tun.
Wir haben bereits darauf eingegangen Möglichkeiten zum elektronischen Signieren von Dokumenten ohne Drucken und Scannen . Mit diesem Verfahren können Sie ein Dokument digital signieren und an ein Unternehmen faxen - alles auf Ihrem Computer und ohne Druckaufwand.
Wie Faxgeräte funktionieren (und warum sie so unpraktisch sind)
Dies ist nicht so einfach wie es sein sollte. Alle Faxgeräte sind an die alten Telefonleitungen angeschlossen. Wenn Sie ein Standardfaxgerät verwenden, ruft dieses Faxgerät die von Ihnen angegebene Nummer an. Das Faxgerät an der Zielnummer antwortet und das Dokument wird per Telefonanruf übertragen.
Dieser Prozess wurde vor dem Internet erfunden und scheint an dieser Stelle lächerlich archaisch. Um ein Fax auszuführen, kann eine Person ein Dokument eingeben, ausdrucken und in das Faxgerät scannen, das es über die Telefonleitung sendet. Die Person, die das Fax empfängt, kann dann das gefaxte Dokument scannen und es wieder in eine digitale Datei umwandeln. Der Kreis schließt sich - das Dokument wurde mit viel zusätzlicher Arbeit und verlorener Bildqualität von einem Computer auf einen anderen Computer gesendet.
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Im Idealfall können Sie ein Dokument per E-Mail oder über eine sicherere Online-Methode einreichen. Viele Unternehmen betrachten Fax als sichere Methode zum Übertragen von Dokumenten, dies ist jedoch nicht der Fall. Wenn jemand in der Telefonleitung herumschnüffelt, kann er problemlos alle gefaxten Dokumente abfangen.
Es gibt keine Möglichkeit, eine Verbindung zu einem Faxgerät direkt über das Internet herzustellen, da das Faxgerät nur mit Telefonleitungen verbunden ist. Um ein Fax online durchführen zu können, benötigen wir eine Art Gateway, das Dokumente über das Internet akzeptiert und das Dokument an ein Faxgerät überträgt. Hier kommen die folgenden Dienste ins Spiel. Geben Sie ihnen ein Dokument und sie erledigen die lästige Arbeit, indem sie das Faxgerät anrufen und Ihr Dokument über die Telefonleitung senden.
Sie könnten nur mit Ihrem Computer faxen, aber ...
Sie können die folgenden Dienste natürlich überspringen. Microsoft Windows enthält sogar eine Fax- und Scananwendung, mit der Sie Faxe senden können. Der Haken ist, dass Sie Ihren Computer an die Telefonleitung anschließen müssen - ja, dies bedeutet, dass Sie ein DFÜ-Faxmodem benötigen. Sie benötigen außerdem eine Festnetz-Telefonverbindung und müssen den Leuten sagen, dass sie beim Senden von Faxen nicht telefonieren sollen, genau wie in den alten Tagen des DFÜ-Internets. Wenn Sie viel faxen, können Sie natürlich für eine dedizierte Fax-Telefonleitung bezahlen - dies kann sogar erforderlich sein, wenn Sie viele Faxe empfangen.
Dies ist offensichtlich nicht ideal. Sicher, wenn Sie einige Faxe senden müssen, kaufen Sie ein Faxgerät oder Modem und schließen Sie es an Ihr Festnetz an. Aber Sie müssen wahrscheinlich nicht so oft Faxe senden und empfangen - Sie müssen hoffentlich nur gelegentlich Faxe senden, wenn Sie auf eine Organisation stoßen, die in der Vergangenheit feststeckte.
Scannen Sie das Dokument oder verwenden Sie eine vorhandene digitale Datei
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Der grundlegende Prozess ist einfach. Zunächst müssen Sie das zu faxende Dokument scannen, als würden Sie dieses Dokument per E-Mail senden. Wenn Sie keinen Scanner haben, können Sie es versuchen Scannen mit Ihrem Smartphone . Wenn das Dokument bereits eine Datei auf Ihrem Computer ist, herzlichen Glückwunsch - Sie müssen nichts scannen.
Wenn das Dokument jetzt in digitaler Form vorliegt, können Sie es an einen Dienst senden, der die lästige Faxarbeit für Sie erledigt.
Faxe kostenlos online senden
Es gibt so viele Online-Faxdienste, dass es schwierig ist, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Als Erstes müssen Sie berücksichtigen, welche Art von Benutzer Sie sind, wie oft Sie faxen und welche Funktionen Sie benötigen.
Hauptbenutzer: RingCentral Fax
Wenn Sie ständig vertrauliche Faxe senden oder für ein Unternehmen arbeiten und versuchen, einen Dienst auszuwählen, RingCentral Fax , das sich teilweise im Besitz von Cisco und AT & T befindet, ist wahrscheinlich die beste Wahl für Ihre Anforderungen, zumal sie viele hervorragende Sicherheitsfunktionen und Unterstützung für mehrere Benutzer mit separaten Faxleitungen bieten.
Es bietet alle Funktionen, die Sie sich vorstellen können, einschließlich der Integration in Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, und Sie können sogar eine gebührenfreie Nummer erhalten. Es hat auch viele Sicherheitsfunktionen, die für Unternehmen oder Personen nützlich sind, die sichere Informationen übertragen.
Wenn Sie nur ein paar Faxe senden möchten, können Sie sich natürlich für einen der günstigen Tarife anmelden… und dann nach ein oder zwei Monaten kündigen.
Gelegentlicher Benutzer
Wenn Sie gelegentlich ein Fax senden müssen, empfehlen wir Ihnen, sich für eine kostenlose Testversion von anzumelden MyFax Damit können Sie bis zu 100 Seiten senden. Das sind mehr Seiten pro Monat, als die meisten Menschen pro Jahr faxen müssen. Wenn Sie häufig faxen müssen, können Sie Upgrade auf einen regulären Plan .
Faxe empfangen
Wenn Sie Faxe empfangen müssen, müssen Sie sich für einen kostenpflichtigen Dienst anmelden. Der Dienst muss eine dedizierte Telefonnummer für Ihre Faxleitung einrichten, was Geld kostet. RingCentral , MyFax und viele andere Dienste tun dies, wenn Sie bezahlen.
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Zum Glück sollten Sie zumindest eine kostenlose Testversion erhalten können - RingCentral bietet zum Beispiel 30 Tage kostenlosen Faxempfang.
Es gibt viele Faxdienste, die Sie verwenden können. Wenn Sie nur gelegentlich Faxe senden müssen, können Sie dies kostenlos tun. Wenn Sie jedoch ein Fax erhalten möchten, müssen Sie sich am Ende für ein Testkonto anmelden . Sie können jederzeit kündigen, wenn Sie möchten.
Bildnachweis: Matt Jiggins auf Flickr , David Voegtle auf Flickr
