Ορισμένες αργές επιχειρήσεις και κυβερνητικές υπηρεσίες ενδέχεται να μην δέχονται έγγραφα μέσω email, αναγκάζοντάς σας να τα στείλετε με φαξ. Εάν αναγκαστείτε να στείλετε φαξ, μπορείτε να το κάνετε δωρεάν από τον υπολογιστή σας.
Έχουμε ήδη καλύψει τρόποι υπογραφής ηλεκτρονικών εγγράφων χωρίς εκτύπωση και σάρωση . Με αυτήν τη διαδικασία, μπορείτε να υπογράψετε ψηφιακά ένα έγγραφο και να το στείλετε με φαξ σε μια επιχείρηση - όλα στον υπολογιστή σας και χωρίς να απαιτείται εκτύπωση.
Πώς λειτουργούν τα μηχανήματα φαξ (και γιατί είναι τόσο άβολα)
Αυτό δεν είναι τόσο εύκολο όσο θα έπρεπε. Όλα τα μηχανήματα φαξ συνδέονται με τις απλές παλιές τηλεφωνικές γραμμές. Όταν χρησιμοποιείτε ένα τυπικό μηχάνημα φαξ, αυτό το μηχάνημα φαξ πραγματοποιεί μια τηλεφωνική κλήση στον αριθμό που καθορίζετε. Η συσκευή φαξ στον αριθμό προορισμού απαντά και το έγγραφο μεταδίδεται μέσω τηλεφωνικής κλήσης.
Αυτή η διαδικασία εφευρέθηκε πριν από το Διαδίκτυο και φαίνεται γελοία αρχαϊκή σε αυτό το σημείο. Για να εκτελέσει ένα φαξ, ένα άτομο μπορεί να πληκτρολογήσει ένα έγγραφο, να το εκτυπώσει και να το σαρώσει στο μηχάνημα φαξ που το στέλνει μέσω της τηλεφωνικής γραμμής. Το άτομο που λαμβάνει το φαξ μπορεί στη συνέχεια να σαρώσει το έγγραφο με φαξ και να το μετατρέψει σε ψηφιακό αρχείο. Έρχονται σε πλήρη κύκλο - το έγγραφο στάλθηκε από έναν υπολογιστή σε έναν άλλο υπολογιστή με πολύ περισσότερη δουλειά και έχασε την ποιότητα της εικόνας.
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να υπογράψετε ηλεκτρονικά έγγραφα PDF χωρίς να τα εκτυπώσετε και να τα σαρώσετε
Στην ιδανική περίπτωση, θα μπορούσατε να υποβάλετε ένα έγγραφο μέσω email ή μια πιο ασφαλή διαδικτυακή μέθοδο. Πολλές επιχειρήσεις θεωρούν το φαξ μια ασφαλή μέθοδο μετάδοσης εγγράφων, αλλά πραγματικά δεν είναι - αν κάποιος παρακολουθούσε την τηλεφωνική γραμμή, θα μπορούσαν εύκολα να αναχαιτίσουν όλα τα φαξ.
Δεν υπάρχει τρόπος σύνδεσης σε μια συσκευή φαξ απευθείας μέσω του Διαδικτύου, καθώς η συσκευή φαξ είναι συνδεδεμένη μόνο σε τηλεφωνικές γραμμές. Για να εκτελέσουμε ένα φαξ στο διαδίκτυο, θα χρειαζόμαστε ένα είδος πύλης που δέχεται έγγραφα μέσω του Διαδικτύου και μεταδίδει το έγγραφο σε μια συσκευή φαξ. Εκεί έρχονται οι παρακάτω υπηρεσίες. Δώστε τους ένα έγγραφο και θα κάνουν το ενοχλητικό έργο της κλήσης του φαξ και της αποστολής του εγγράφου σας μέσω της τηλεφωνικής γραμμής.
Θα μπορούσατε να στείλετε φαξ με τον υπολογιστή σας,
Φυσικά, μπορείτε να παραλείψετε τις παρακάτω υπηρεσίες. Τα Microsoft Windows περιέχουν ακόμη και μια εφαρμογή Fax and Scan που σας επιτρέπει να στέλνετε φαξ. Το πλεονέκτημα είναι ότι θα χρειαστείτε τον υπολογιστή σας συνδεδεμένο στην τηλεφωνική γραμμή - ναι, αυτό σημαίνει ότι θα χρειαστείτε ένα μόντεμ μέσω τηλεφώνου. Θα χρειαζόταν επίσης μια σταθερή τηλεφωνική σύνδεση και θα έπρεπε να πείτε στους ανθρώπους να μείνουν εκτός τηλεφώνου όταν στέλνετε φαξ, όπως και στις παλιές ημέρες του Διαδικτύου μέσω τηλεφώνου. Φυσικά, εάν κάνατε φαξ πολύ, θα μπορούσατε να πληρώσετε για μια αποκλειστική τηλεφωνική γραμμή φαξ - αυτό μπορεί ακόμη και να είναι απαραίτητο εάν λάβατε πολλά φαξ.
Αυτό προφανώς δεν είναι ιδανικό. Σίγουρα, εάν πρέπει να στείλετε αρκετά φαξ, προχωρήστε και αγοράστε μια συσκευή φαξ ή μόντεμ και συνδέστε την με το σταθερό σας τηλέφωνο. Αλλά πιθανότατα δεν χρειάζεται να στέλνετε και να λαμβάνετε φαξ συχνά - ελπίζουμε απλώς να στέλνετε περιστασιακά φαξ όποτε συναντάτε έναν οργανισμό που έχει κολλήσει στο παρελθόν.
Σαρώστε το έγγραφο ή χρησιμοποιήστε ένα υπάρχον ψηφιακό αρχείο
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να σαρώσετε έγγραφα σε PDF με την κάμερα του τηλεφώνου σας Android
Η βασική διαδικασία είναι απλή. Αρχικά, θα πρέπει να σαρώσετε το έγγραφο που θέλετε να στείλετε με φαξ, σαν να επρόκειτο να στείλετε αυτό το έγγραφο μέσω email. αν δεν έχετε σαρωτή γύρω, ίσως θέλετε να δοκιμάσετε σάρωση με το smartphone σας . Εάν το έγγραφο είναι ήδη αρχείο στον υπολογιστή σας, συγχαρητήρια - δεν χρειάζεται να σαρώσετε τίποτα.
Με το έγγραφο τώρα σε ψηφιακή μορφή, μπορείτε να το στείλετε σε μια υπηρεσία που θα κάνει το ενοχλητικό φαξ για εσάς.
Αποστολή φαξ στο Διαδίκτυο, δωρεάν
Υπάρχουν τόσες πολλές διαδικτυακές υπηρεσίες φαξ εκεί έξω που είναι δύσκολο να λάβετε μια τεκμηριωμένη απόφαση σχετικά με το ποια θα επιλέξετε. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι τι είδους χρήστης είστε, πόσο συχνά θα στέλνετε φαξ και ποιες λειτουργίες χρειάζεστε.
Χρήστης ισχύος: RingCentral Fax
Εάν πρόκειται να στέλνετε ευαίσθητα φαξ όλη την ώρα ή εργάζεστε για μια εταιρεία και προσπαθείτε να επιλέξετε μια υπηρεσία, RingCentral Fax , το οποίο ανήκει εν μέρει από τη Cisco και την AT&T, είναι πιθανώς η καλύτερη επιλογή για τις ανάγκες σας, ειδικά επειδή διαθέτουν πολλές εξαιρετικές δυνατότητες ασφάλειας και υποστήριξη για πολλούς χρήστες με ξεχωριστές γραμμές φαξ.
Διαθέτει όλες τις δυνατότητες που μπορείτε να φανταστείτε, συμπεριλαμβανομένων των ενοποιήσεων με το Outlook, το Google Drive, το Dropbox, το Box και μπορείτε ακόμη και να λάβετε έναν αριθμό χωρίς χρέωση. Έχει επίσης πολλές δυνατότητες ασφάλειας που θα ήταν χρήσιμες για επιχειρήσεις ή άτομα που μεταδίδουν ασφαλείς πληροφορίες.
Φυσικά, αν θέλετε απλώς να στείλετε μερικά fax, μπορείτε να εγγραφείτε σε ένα από τα φθηνά πακέτα τους… και μετά να ακυρώσετε μετά από έναν ή δύο μήνες.
Περιστασιακός χρήστης
Εάν πρέπει να στείλετε περιστασιακά φαξ, σας συνιστούμε να εγγραφείτε για μια δωρεάν δοκιμή του MyFax , που θα σας επιτρέψει να στείλετε έως και 100 σελίδες, δηλαδή περισσότερες σελίδες ανά μήνα από ό, τι οι περισσότεροι άνθρωποι πρέπει να στέλνουν φαξ ανά έτος. Εάν χρειάζεστε συχνά φαξ, μπορείτε αναβάθμιση σε κανονικό πρόγραμμα .
Λήψη φαξ
Εάν πρέπει να λάβετε φαξ, θα πρέπει να εγγραφείτε για μια υπηρεσία επί πληρωμή. Η υπηρεσία θα πρέπει να δημιουργήσει έναν αποκλειστικό αριθμό τηλεφώνου για τη γραμμή φαξ σας, και αυτό κοστίζει χρήματα. RingCentral , MyFax και πολλές άλλες υπηρεσίες θα το κάνουν εάν πληρώσετε
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να υπογράψετε ηλεκτρονικά έγγραφα PDF χωρίς να τα εκτυπώσετε και να τα σαρώσετε
Ευτυχώς, θα πρέπει τουλάχιστον να μπορείτε να λάβετε δωρεάν δοκιμή - RingCentral προσφέρει 30 ημέρες δωρεάν λήψη φαξ, για παράδειγμα.
Υπάρχουν πολλές υπηρεσίες φαξ για χρήση και εάν απλώς πρέπει να στείλετε περιστασιακά φαξ, μπορείτε να το κάνετε δωρεάν, αλλά αν θέλετε να λάβετε φαξ, θα πρέπει να εγγραφείτε για δοκιμαστικό λογαριασμό . Μπορείτε πάντα να ακυρώσετε εάν θέλετε.
Πιστωτική εικόνα: Ο Matt Jiggins στο Flickr , Ο David Voegtle στο Flickr
