Este posibil ca unele companii cu mișcare lentă și agenții guvernamentale să nu accepte documente prin e-mail, obligându-vă să le trimiteți prin fax. Dacă sunteți forțat să trimiteți un fax, îl puteți face gratuit de pe computer.
Am acoperit anterior modalități de semnare electronică a documentelor fără a fi tipărite și scanate . Cu acest proces, puteți să semnați digital un document și să îl trimiteți prin fax la o companie - totul pe computerul dvs. și fără a fi necesară imprimarea.
Cum funcționează faxurile (și de ce sunt atât de incomode)
Nu este atât de ușor pe cât ar trebui. Aparatele de fax sunt toate conectate la liniile telefonice vechi. Când utilizați un aparat de fax standard, aparatul de fax respectiv efectuează un apel telefonic la numărul specificat. Aparatul de fax de la numărul de destinație răspunde și documentul este transmis printr-un apel telefonic.
Acest proces a fost inventat înainte de internet și pare ridicol de arhaic în acest moment. Pentru a efectua un fax, o persoană poate tasta un document, îl poate imprima și scana în aparatul de fax care îl trimite pe linia telefonică. Persoana care primește faxul poate scana documentul faxat și îl poate transforma înapoi într-un fișier digital. Au făcut un cerc complet - documentul a fost trimis de la un computer la alt computer, cu multă muncă suplimentară și calitatea imaginii pierdută.
LEGATE DE: Cum să semnați electronic documente PDF fără a le imprima și a le scana
În mod ideal, ați putea trimite un document prin e-mail sau printr-o metodă online mai sigură. Multe companii consideră că faxul este o metodă sigură de transmitere a documentelor, dar într-adevăr nu este așa - dacă cineva ascundea linia telefonică, ar putea intercepta cu ușurință toate documentele trimise prin fax.
Nu există nicio modalitate de a vă conecta la un aparat de fax direct prin Internet, deoarece aparatul de fax este conectat doar la liniile telefonice. Pentru a efectua un fax online, vom avea nevoie de un fel de gateway care acceptă documente prin Internet și transmite documentul către un aparat de fax. Aici intervin serviciile de mai jos. Dă-le un document și vor face treaba enervantă de apelare a faxului și trimiterea documentului tău prin linia telefonică.
Ai putea trimite prin fax doar computerul tău, dar ...
Puteți sări peste serviciile de mai jos, desigur. Microsoft Windows conține chiar și o aplicație Fax și scanare care vă permite să trimiteți faxuri. Nemaipomenit este că ai avea nevoie de computerul tău conectat la linia telefonică - da, asta înseamnă că ai avea nevoie de un modem fax dial-up. De asemenea, ar trebui să aveți o conexiune telefonică fixă și ar trebui să le spuneți oamenilor să nu stea la telefon atunci când trimiteți faxuri, la fel ca în zilele vechi de Internet dial-up. Desigur, dacă ați trimite foarte mult prin fax, ați putea plăti pentru o linie telefonică de fax dedicată - acest lucru ar putea fi chiar necesar dacă primiți o mulțime de faxuri.
Evident, acest lucru nu este ideal. Sigur, dacă trebuie să trimiteți câteva faxuri, mergeți mai departe și cumpărați un fax sau un modem și conectați-l la telefonul fix. Dar probabil că nu este nevoie să trimiteți și să primiți faxuri atât de des - sperăm că trebuie doar să trimiteți faxuri ocazionale ori de câte ori vă întâlniți cu o organizație blocată în trecut.
Scanați documentul sau utilizați un fișier digital existent
LEGATE DE: Cum să scanați documente în format PDF cu camera telefonului dvs. Android
Procesul de bază este simplu. Mai întâi, va trebui să scanați documentul pe care doriți să îl trimiteți prin fax, la fel ca și cum ați fi trimis documentul respectiv prin e-mail. dacă nu aveți un scaner în jur, vă recomandăm să încercați scanându-l cu smartphone-ul . Dacă documentul este deja un fișier de pe computer, felicitări - nu trebuie să scanați nimic.
Cu documentul acum în formă digitală, îl puteți trimite împreună cu un serviciu care va face lucrurile deranjante de fax pentru dvs.
Trimiteți faxuri online, gratuit
Există atât de multe servicii de fax online, încât este greu să iei o decizie în cunoștință de cauză cu privire la care să alegi. Primul lucru care trebuie luat în considerare este ce fel de utilizator sunteți, cât de des veți trimite prin fax și ce funcții aveți nevoie.
Utilizator puternic: Fax RingCentral
Dacă veți trimite tot timpul faxuri sensibile sau lucrați pentru o companie și încercați să alegeți un serviciu, Fax RingCentral , care este parțial deținut de Cisco și AT&T, este probabil cea mai bună alegere pentru nevoile dvs., mai ales că au o mulțime de caracteristici de securitate excelente și suport pentru mai mulți utilizatori cu linii de fax separate.
Are toate caracteristicile pe care ți le poți imagina, inclusiv integrări cu Outlook, Google Drive, Dropbox, Box și poți obține chiar și un număr gratuit. De asemenea, are o mulțime de caracteristici de securitate care ar fi utile pentru companii sau persoane care transmit informații sigure.
Desigur, dacă doriți doar să trimiteți câteva faxuri, vă puteți înscrie la unul dintre planurile lor ieftine ... și apoi puteți anula după o lună sau două.
Utilizator ocazional
Dacă trebuie să trimiteți fax ocazional, vă recomandăm să vă înscrieți pentru o încercare gratuită de MyFax , care vă va permite să trimiteți până la 100 de pagini, adică mai multe pagini pe lună decât majoritatea oamenilor trebuie să trimită prin fax pe an. Dacă trebuie să trimiteți frecvent prin fax, puteți treceți la un plan obișnuit .
Primirea faxurilor
Dacă trebuie să primiți faxuri, va trebui să vă înscrieți pentru un serviciu cu plată. Serviciul va trebui să stabilească un număr de telefon dedicat liniei dvs. de fax, care costă bani. RingCentral , MyFax , și multe alte servicii vor face acest lucru dacă plătiți.
LEGATE DE: Cum să semnați electronic documente PDF fără a le imprima și a le scana
Din fericire, cel puțin ar trebui să puteți obține o încercare gratuită - RingCentral oferă 30 de zile de primire gratuită a faxurilor, de exemplu.
Există multe servicii de fax de utilizat și, dacă trebuie doar să trimiteți faxuri ocazionale, puteți face acest lucru gratuit, dar dacă doriți să primiți un fax, va trebui să vă înscrieți pentru un cont de probă . Puteți oricând să anulați dacă doriți.
Credit de imagine: Matt Jiggins pe Flickr , David Voegtle pe Flickr
