Các nhóm của Microsoft rất phù hợp để hợp tác trên các tài liệu, nhưng việc tìm kiếm lại các tệp có thể khó khăn. Rất may, các đội lưu trữ các tệp của bạn trong một cấu trúc logic trong một trang SharePoint chuyên dụng. Đây là cách truy cập trang web đó và tìm các tệp của bạn.
Khi bạn tạo một nhóm trong các nhóm Microsoft, nó đi kèm với một kênh "chung" mặc định.
Trong kênh này, có ba tab mặc định: bài đăng, tệp và wiki.
Tất cả các tệp mà bạn chia sẻ trong các tab "Bài viết" được tải lên các nhóm của Microsoft và có sẵn trong tab "Tệp".
Cấu trúc này là thiết lập mặc định cho mỗi kênh bạn tạo, chẳng hạn như kênh "Chính sách" này mà chúng tôi đã thêm.
Ngoài việc hiển thị bất kỳ tệp nào bạn đã chia sẻ trong tab "Bài viết", bạn cũng có thể thêm các tệp mới, tải lên các tệp hiện có hoặc kéo và thả các tệp vào tab "Tệp".
Đằng sau hậu trường, tất cả các tệp này được lưu trữ trong một trang SharePoint dành riêng cho nhóm. Mỗi khi bạn tạo một đội mới, một trang SharePoint mới sẽ được tạo để giữ các tệp.
Để truy cập trang web này, hãy mở tab "Tệp" và nhấp vào "Mở trong SharePoint". Tùy thuộc vào kích thước màn hình của bạn, bạn có thể cần nhấp vào biểu tượng menu ba dấu chấm để truy cập tùy chọn.
Điều này sẽ mở trang SharePoint được đính kèm với nhóm. (Bạn có thể cần đăng nhập vào SharePoint bằng cách sử dụng chi tiết tài khoản Microsoft của mình trước.) Nó sẽ hiển thị tên của nhóm, tên của kênh và các tài liệu được lưu vào kênh đó.
Nếu bạn nhấp vào tùy chọn "Tài liệu" trong menu bên trái, tất cả các thư mục trong thư viện đó sẽ được hiển thị. Có một thư mục cho mỗi kênh trong nhóm của bạn.
Nhấp đúp vào bất kỳ thư mục nào để mở chúng lên. Bạn có thể thêm, chỉnh sửa và xóa tài liệu trong SharePoint giống như bạn có thể trong các nhóm của Microsoft và bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện sẽ được đồng bộ hóa với tab "Tệp" trong kênh trong nhóm của bạn.
