Khi bạn thực hiện một sự thay đổi cho một Google Docs. [số 8] Tài liệu, một bản sao của phiên bản trước được lưu. Điều này cho phép bạn khôi phục các thay đổi trở lại, nhưng nếu bạn thích, bạn có thể ẩn hoặc xóa lịch sử phiên bản. Đây là cách.
Ẩn lịch sử phiên bản của tài liệu Google Docs
Thật không may, không thể ẩn hoàn toàn lịch sử phiên bản khỏi các trình soạn thảo tài liệu hoặc người đóng góp khác mà không tạo một bản sao của tệp trước. Nếu bạn muốn giới hạn quyền truy cập vào lịch sử phiên bản mà không cần thực hiện việc này, tuy nhiên, bạn sẽ phải hạn chế quyền truy cập vào chế độ chỉ xem.
Người dùng có quyền truy cập chỉ xem vào tài liệu Google Docs có thể xem bản sao hiện tại, nhưng không thể xem lịch sử phiên bản hoặc thay đổi quay lại. Để chuyển tài liệu của bạn sang chế độ chỉ xem, Mở tài liệu của bạn [số 8] và nhấp vào nút "Chia sẻ" ở góc trên bên phải.
Trong cửa sổ Cài đặt chia sẻ, mời người dùng khác xem tệp của bạn bằng cách nhập địa chỉ email của họ vào hộp "Thêm người và nhóm".
Khi địa chỉ email được chèn, hộp Tùy chọn chia sẻ sẽ cập nhật.
Chọn "Trình xem" từ menu thả xuống, nhập tin nhắn để thêm vào lời mời (gửi qua email để cảnh báo người dùng) vào hộp "Tin nhắn", sau đó chọn "Gửi" để gửi lời mời.
Ngoài ra, nhấp vào "Thay đổi cho bất kỳ ai có tùy chọn liên kết". Điều này sẽ cung cấp cho bất cứ ai có quyền truy cập URL tài liệu vào tài liệu.
Để đảm bảo truy cập chỉ xem, hãy chọn "Trình xem" từ menu thả xuống. Để sao chép liên kết vào bảng tạm của bạn, hãy chọn tùy chọn "Sao chép liên kết".
Nhấp vào "Xong" để lưu cài đặt mới của bạn.
Với quyền truy cập chỉ xem được bật, bất kỳ ai có liên kết tài liệu (hoặc lời mời trực tiếp để xem tài liệu) sẽ có thể xem nội dung của tệp, nhưng sẽ không thể xem lịch sử phiên bản.
Xóa lịch sử phiên bản tài liệu Google Docs
Nếu bạn muốn xóa hoàn toàn lịch sử phiên bản của tài liệu Google Docs, bạn sẽ cần phải tạo một bản sao của nó. Điều này sẽ xóa các phiên bản trước đó, đã lưu của tệp, chỉ để lại phiên bản hiện tại có sẵn cho bất kỳ người xem và trình soạn thảo nào.
Từ thư mục Google Drive
Để làm điều này, mở Google Drive. [số 8] thư mục chứa tài liệu của bạn. Nhấp chuột phải vào tài liệu, sau đó chọn tùy chọn Tạo một bản sao.
Một bản sao của tài liệu (với "bản sao" được thêm vào tên tệp) sẽ xuất hiện trong thư mục tài liệu của bạn.
Trong tài liệu Google Docs
Bạn cũng có thể tạo một bản sao trong tài liệu Google Docs của bạn trực tiếp. Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu và chọn Tệp & GT; Tạo một bản sao để sao chép tài liệu.
Trong hộp "Sao chép tài liệu", cung cấp tên tệp và vị trí mới cho tệp trùng lặp.
Nếu bạn muốn sao chép các nhận xét hoặc đề xuất hoặc chia sẻ tệp có cùng người dùng với bản gốc, hãy đảm bảo kiểm tra các hộp kiểm thích hợp bên dưới menu thả xuống "Thư mục". Khi bạn đã sẵn sàng, nhấp vào "OK" để sao chép tệp.
Khi bạn đã xác nhận các tùy chọn của mình, một bản sao của tệp sẽ xuất hiện trong thư mục tài liệu bạn đã chọn.
Sử dụng menu Lịch sử Phiên bản
Nếu bạn muốn sao chép một phiên bản nhất định của tài liệu và xóa tất cả các phiên bản khác, hãy bắt đầu bằng cách mở tài liệu Google Docs. Tiếp theo, nhấp vào Tệp & GT; Lịch sử phiên bản & GT; Xem lịch sử phiên bản để xem lịch sử phiên bản cho tài liệu của bạn.
Ngoài ra, chọn liên kết "Chỉnh sửa cuối cùng", hiển thị bên cạnh tùy chọn "Trợ giúp". Điều này sẽ chỉ hiển thị cho người dùng có quyền truy cập "Trình soạn thảo" vào tài liệu.
Trong menu "Lịch sử phiên bản", nhấp vào biểu tượng menu ba chấm bên cạnh một mục trong bảng ở phía bên phải.
Từ menu thả xuống, chọn tùy chọn "Tạo bản sao".
Trong menu "Sao chép phiên bản", xác nhận nơi bạn muốn lưu tệp đã sao chép và cung cấp tên tệp mới.
Chọn hộp kiểm "Chia sẻ nó với cùng một người" để chia sẻ tệp với cùng một người dùng (nếu bạn muốn). Nhấp vào "OK" để tạo bản sao.
Phiên bản của tệp bạn đã sao chép sẽ được lưu vào thư mục bạn đã chọn.
CÓ LIÊN QUAN: 10 mẹo và thủ thuật cho Google Docs [số 8]
