เมื่อคุณเปลี่ยนเป็น Google Docs เอกสารสำเนาของเวอร์ชันก่อนหน้านี้จะถูกบันทึกไว้ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถย้อนกลับการเปลี่ยนแปลง แต่ถ้าคุณต้องการคุณสามารถซ่อนหรือลบประวัติเวอร์ชัน นี่คือวิธี
ซ่อนประวัติเวอร์ชันของเอกสารของ Google Docs
น่าเสียดายที่มันเป็นไปไม่ได้ที่จะซ่อนประวัติรุ่นจากบรรณาธิการเอกสารอื่น ๆ หรือผู้มีส่วนร่วมโดยไม่ต้องทำสำเนาของไฟล์ก่อน หากคุณต้องการ จำกัด การเข้าถึงประวัติรุ่นโดยไม่ทำเช่นนี้คุณจะต้อง จำกัด การเข้าถึงโหมดดูเท่านั้น
ผู้ใช้ที่มีการเข้าถึงแบบดูเฉพาะกับเอกสาร Google Docs สามารถดูสำเนาปัจจุบัน แต่ไม่สามารถดูประวัติรุ่นหรือย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงกลับ หากต้องการสลับเอกสารของคุณเพื่อดูโหมดเท่านั้น เปิดเอกสารของคุณ และคลิกปุ่ม "แชร์" ที่มุมบนขวา
ในหน้าต่างการตั้งค่าการแบ่งปันเชิญผู้ใช้รายอื่นไปดูไฟล์ของคุณโดยพิมพ์ที่อยู่อีเมลของพวกเขาลงในกล่อง "เพิ่มผู้คนและกลุ่ม"
เมื่อมีการแทรกที่อยู่อีเมลแล้วกล่องตัวเลือกการแชร์จะอัปเดต
เลือก "Viewer" จากเมนูแบบเลื่อนลงให้พิมพ์ข้อความเพื่อเพิ่มในคำเชิญ (ส่งทางอีเมลเพื่อแจ้งเตือนผู้ใช้) ลงในกล่อง "ข้อความ" จากนั้นเลือก "ส่ง" เพื่อส่งคำเชิญ
หรือคลิกตัวเลือก "เปลี่ยนเป็นทุกคนที่มีลิงก์ลิงก์" สิ่งนี้จะให้ทุกคนที่มีการเข้าถึงเอกสาร URL ไปยังเอกสาร
เพื่อให้แน่ใจว่าการเข้าถึงแบบดูแบบดูเลือก "Viewer" จากเมนูแบบเลื่อนลง ในการคัดลอกลิงก์ไปยังคลิปบอร์ดของคุณให้เลือกตัวเลือก "คัดลอกลิงก์"
คลิก "เสร็จสิ้น" เพื่อบันทึกการตั้งค่าใหม่ของคุณ
ด้วยการเปิดใช้งานการเข้าถึงแบบดูอย่างเดียวทุกคนที่มีลิงค์เอกสาร (หรือคำเชิญโดยตรงเพื่อดูเอกสาร) จะสามารถดูเนื้อหาของไฟล์ได้ แต่จะไม่สามารถดูประวัติรุ่นได้
ลบประวัติเวอร์ชันเอกสารของ Google Docs
หากคุณต้องการลบประวัติเวอร์ชันของเอกสาร Google Docs อย่างสมบูรณ์คุณจะต้องทำสำเนาของมัน สิ่งนี้จะลบไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้านี้ที่บันทึกไว้ออกให้เฉพาะรุ่นปัจจุบันที่มีให้สำหรับผู้ดูและบรรณาธิการใด ๆ เท่านั้น
จากโฟลเดอร์ Google Drive
ในการทำเช่นนี้ให้เปิด Google Drive โฟลเดอร์ที่มีเอกสารของคุณ คลิกขวาที่เอกสารจากนั้นเลือกตัวเลือก "ทำสำเนา"
สำเนาของเอกสาร (พร้อม "สำเนาของ" เพิ่มในชื่อไฟล์) จะปรากฏในโฟลเดอร์เอกสารของคุณ
ในเอกสาร Google Docs
คุณสามารถทำสำเนาในเอกสาร Google เอกสารของคุณโดยตรง เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้เปิดเอกสารและเลือกไฟล์ & GT; ทำสำเนาเพื่อทำสำเนาเอกสาร
ในกล่อง "คัดลอกเอกสาร" ให้ชื่อไฟล์และตำแหน่งใหม่สำหรับไฟล์ที่ซ้ำกัน
หากคุณต้องการคัดลอกความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะหรือแชร์ไฟล์ที่มีผู้ใช้รายเดิมเป็นต้นฉบับตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบช่องทำเครื่องหมายที่เหมาะสมด้านล่างเมนูแบบเลื่อนลง "โฟลเดอร์" เมื่อคุณพร้อมให้คลิก "ตกลง" เพื่อคัดลอกไฟล์
เมื่อคุณยืนยันตัวเลือกของคุณแล้วสำเนาของไฟล์จะปรากฏในโฟลเดอร์เอกสารที่คุณเลือก
การใช้เมนูเวอร์ชันประวัติ
หากคุณต้องการคัดลอกเอกสารบางรุ่นและลบเวอร์ชันอื่นทั้งหมดให้เริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสาร Google Docs ถัดไปคลิกไฟล์ & gt; ประวัติรุ่น & GT; ดูประวัติรุ่นเพื่อดูประวัติเวอร์ชันสำหรับเอกสารของคุณ
หรือเลือกลิงก์ "แก้ไขล่าสุด" ซึ่งมองเห็นได้ถัดจากตัวเลือก "ความช่วยเหลือ" สิ่งนี้จะสามารถมองเห็นได้สำหรับผู้ใช้ที่มีการเข้าถึง "Editor" ไปยังเอกสารเท่านั้น
ในเมนู "ประวัติรุ่น" คลิกไอคอนเมนูสามจุดถัดจากรายการในแผงด้านขวามือ
จากเมนูแบบเลื่อนลงให้เลือกตัวเลือก "ทำสำเนา"
ในเมนู "คัดลอกเวอร์ชั่น" ยืนยันว่าคุณต้องการบันทึกไฟล์ที่คัดลอกและระบุชื่อไฟล์ใหม่
เลือกช่องทำเครื่องหมาย "แชร์กับบุคคลเดียวกันกับบุคคลเดียวกันเพื่อแชร์ไฟล์กับผู้ใช้เดียวกัน (หากคุณต้องการ) คลิก "ตกลง" เพื่อทำสำเนา
เวอร์ชันของไฟล์ที่คุณคัดลอกจะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ที่คุณเลือก
ที่เกี่ยวข้อง: 10 เคล็ดลับและเทคนิคสำหรับ Google Docs
