Du har använt e-post för alltid, men vet du vad allt detta e-postjargong betyder? Fortsätt läsa för att ta reda på mer om skillnaderna mellan de olika sätten du kan få e-post på.
RELATERAD: Hur kan jag ta reda på var ett e-postmeddelande verkligen kommer ifrån?
Oavsett om du använder företagets e-post, en webbtjänst som Gmail eller Outlook.com eller din egen e-postserver, det är mer att ta emot e-post än det kan se ut på ytan. Om du har skapat en e-postklient har du utan tvekan stött på alternativen som POP3, IMAP och Exchange. Vi ska ta en titt på skillnaden mellan e-postklienter och webbmail och de olika protokoll som används.
E-postklienter kontra webbmail
Innan vi förklarar de olika protokollen som används för att ladda ner e-postmeddelanden, låt oss ta några minuter att förstå de enklare grejerna - skillnaden mellan e-postklienter och webbmail . Om du någonsin har startat ett Gmail-, Outlook.com- eller annat e-postkonto online har du använt webbmail. Om du använder en app som Microsoft Outlook, Windows Live Mail eller Mozilla Thunderbird för att hantera dina e-postmeddelanden använder du en e-postklient.
Både webbmail och e-postklienter skickar och tar emot e-post, och de använder liknande metoder för att göra det. Webmail är en app som är skriven för att drivas via internet via en webbläsare - vanligtvis utan nedladdade applikationer eller ytterligare programvara behövs. Allt arbete, så att säga, utförs av fjärrdatorer (dvs. servrar och maskiner du ansluter till via Internet).
E-postklienter är appar du installerar på lokala enheter (dvs. din personliga eller arbetsdator, en surfplatta eller smartphone). Klientapparna interagerar med fjärranslutna e-postservrar för att ladda ner och skicka e-post till vem du än bryr dig. En del av backend-arbetet med att skicka e-post och allt frontend-arbetet med att skapa ett användargränssnitt (vad du tittar på för att få ditt e-postmeddelande) görs på din enhet med den installerade appen, snarare än av din webbläsare med instruktioner från Fjärrserver. Men många webbmailleverantörer tillåter också användare att använda e-postklienter med sin tjänst - och här kan det börja bli förvirrande. Låt oss gå igenom ett snabbt exempel för att förklara skillnaden.
Anta att du registrerar dig för en ny e-postadress med Googles Gmail. Du börjar skicka och ta emot e-post via webbmailtjänsten genom att ansluta till den i din webbläsare. Google tillhandahåller två saker åt dig. Den första är en webbgränssnitt där du kan läsa, organisera och komponera meddelanden. Den andra är en e-postservers baksida där all lagring och dirigering av meddelanden fortsätter.
Anta nu att du bestämmer dig för att du inte gillar Googles Gmail-gränssnitt, så du bestämmer dig för att byta till en e-postklient som stöder Gmail - oavsett om det är det officiella Gmail-gränssnittet eller något liknande den inbyggda e-postappen på din enhet. Nu, istället för att använda din webbaserade klient (Gmails webbgränssnitt) för att interagera med Googles Gmail-servrar, interagerar appen du använder direkt med e-postservrarna, vilket gör att webmail helt och hållet går bort.
Alla webbmailleverantörer erbjuder möjligheten att använda sin webbplats för att bedriva ditt företag eller för att ansluta en klient till sina servrar och göra saker på det sättet.
Om du använder en e-postklient, oavsett om det är att ansluta till en webbmailleverantörs server, din egen e-postserver eller företagets servrar, kommer den klienten att ansluta med ett av olika e-postprotokoll som POP3, IMAP eller Exchange. Så, låt oss titta närmare på dem.
POP3
Post Office Protocol (POP) erbjuder ett sätt att interagera med e-postservrar som går tillbaka till ett helt annat internet än vi använder idag. Datorer tenderade inte att ha permanent Internetåtkomst. Istället kopplade du till Internet, gjorde vad du behövde göra och kopplade sedan bort. Dessa anslutningar var också ganska låg bandbredd jämfört med vad vi har tillgång till idag.
Ingenjörer skapade POP som ett dött enkelt sätt att ladda ner kopior av e-postmeddelanden för offline-läsning. Den första versionen av POP skapades 1984, med POP2-versionen skapades i början av 1985. POP3 är den nuvarande versionen av denna typ av e-postprotokoll och är fortfarande ett av de mest populära e-postprotokollet. POP4 har föreslagits och kan utvecklas en dag, även om det inte har gjorts mycket framsteg på flera år.
POP3 fungerar ungefär så här. Din app ansluter till en e-postserver, hämtar alla meddelanden till din dator som inte har hämtats tidigare och raderar sedan de ursprungliga e-postmeddelandena från servern. Alternativt kan du konfigurera din app och server så att de inte tar bort e-postmeddelanden under en viss tid eller till och med att de inte tar bort e-postmeddelanden från servern alls - även om de har laddats ner av din klient.
Förutsatt att e-postmeddelandena tas bort från servern, är de enda kopiorna av dessa meddelanden i din klient. Du kan inte logga in från en annan enhet eller klient och se dessa e-postmeddelanden.
Även om du ställer in servern så att den inte tar bort meddelanden efter att de har laddats ner blir saker och ting ganska komplicerade när du kontrollerar e-post från flera enheter. Här är några exempel:
- När du skickar ett e-postmeddelande lagras det skickade e-postmeddelandet i klienten som du skickade det från. Du kan inte se dina skickade meddelanden på andra enheter.
- När du tar bort ett e-postmeddelande i en klient raderas det bara i den klienten. Det raderas inte från andra klienter som har laddat ner meddelandet.
- Varje klient laddar ner alla meddelanden från servern. Du kommer att få flera kopior av meddelanden på olika enheter, utan något bra sätt att reda ut vad du har läst och när. Åtminstone inte utan att göra en hel del vidarebefordran av e-post eller portera runt brevlådefiler.
Även om dessa begränsningar är stora är POP3 fortfarande ett snabbt, robust protokoll som är särskilt användbart om du bara kontrollerar e-post från en enhet. Om du till exempel bara kontrollerar e-post från din dator med Windows Live Mail, finns det ingen anledning att inte använda POP3.
IMAP
Internet Messaging Access Protocol (IMAP) skapades 1986, men passar den moderna världen av allestädes närvarande, alltid på-Internet-anslutning ganska bra. Tanken bakom IMAP var att användarna inte skulle behöva vara bundna till en enda e-postklient, vilket gav dem möjlighet att läsa sina e-postmeddelanden som om de var "i molnet."
Till skillnad från POP3 lagrar IMAP alla meddelanden på servern. När du ansluter till en IMAP-server låter klientappen dig läsa dessa e-postmeddelanden (och till och med hämtar kopior för att läsa offline), men all verklig verksamhet sker på servern. När du tar bort ett meddelande i en klient tas det meddelandet bort på servern, så du ser det inte om du ansluter till servern från andra enheter. Skicka meddelanden lagras också på servern, liksom information om vilka meddelanden som har lästs.
I slutändan är IMAP ett mycket bättre protokoll att använda om du ansluter till din e-postserver från flera enheter. Och i en värld där människor har vant sig vid att kontrollera e-post från sina datorer, telefoner och surfplattor är det en viktig skillnad.
IMAP är dock inte problemfritt.
Eftersom IMAP lagrar e-post på en fjärrserver har du vanligtvis en begränsad postlådestorlek (men det beror på inställningarna som tillhandahålls av e-posttjänsten). Om du har ett stort antal e-postmeddelanden som du vill behålla, kan du stöta på problem med att skicka och ta emot e-post när din låda är full. Vissa användare kringgår detta problem genom att göra lokala arkiverade kopior av e-postmeddelanden med sin e-postklient och sedan ta bort dem från fjärrservern.
Microsoft Exchange, MAPI och Exchange ActiveSync
Microsoft började utveckla Messaging API (MAPI) inte länge efter att IMAP och POP först utvecklades. Och den är faktiskt utformad för mer än bara e-post. Att noggrant jämföra IMAP och POP med MAPI är ganska tekniskt och utom räckvidd för den här artikeln.
Men enkelt, MAPI ger ett sätt för e-postklienter och andra appar att kommunicera med Microsoft Exchange-servrar. MAPI kan synkronisera IMAP-stil av e-post, kontakter, kalendrar och andra funktioner, som alla är knutna till lokala e-postklienter eller appar. Om du någonsin har använt Microsoft Outlook på jobbet har du använt MAPI. I själva verket fungerar alla saker som Outlook gör - e-post, kalendersynkronisering, leta upp ledig / upptagen information, synkronisera kontakter med företaget och så vidare - via MAPI.
Den här synkroniseringsfunktionen är märkt av Microsoft som "Exchange ActiveSync." Beroende på vilken enhet, telefon eller klient du använder kan samma teknik kallas något av de tre Microsoft-protokollen - Microsoft Exchange, MAPI eller Exchange ActiveSync - men erbjuder en mycket liknande serverbaserad e-postsynkronisering som den som tillhandahålls av IMAP.
Eftersom Exchange och MAPI är Microsoft-produkter kommer du troligtvis bara att stöta på detta protokoll om du använder e-post från ett företag som använder Exchange-mailservrar. Många e-postklienter, inklusive standardappar för Android och iPhone, är Exchange ActiveSync-kapabla.
Andra e-postprotokoll
Ja det finns andra protokoll för att skicka, ta emot och använda e-post , men de allra flesta använder ett av de tre huvudprotokollen - POP3, IMAP eller Exchange. Eftersom dessa tre tekniker sannolikt täcker behoven hos nästan alla våra läsare kommer vi inte att gå i detalj om de andra protokollen. Men om du har någon erfarenhet av att använda e-postprotokoll som inte listas här är vi intresserade av att höra om det - gärna diskutera dem i kommentarerna.
RELATERAD: Hur man skickar stora filer via e-post
Kort sagt: Vilka använder jag för att ställa in min e-post?
Beroende på din personliga stil för att kommunicera din e-postleverantör kan du ganska snabbt begränsa hur du ska använda din e-post.
- Om du använder kontrollerar du din e-post från många enheter, telefoner eller datorer, använder en webbmailtjänst eller ställer in dina e-postklienter för att använda IMAP.
- Om du använder mest webbmail och vill att din telefon eller iPad ska synkroniseras med din webbmail, använd också IMAP.
- Om du använder en e-postklient på en dedikerad maskin (säg på kontoret) kanske du går bra med POP3, men vi rekommenderar fortfarande IMAP.
- Om du har en enorm e-posthistoria och du använder en gammal e-postleverantör utan mycket hårddiskutrymme, kanske du vill använda POP3 för att undvika att ta slut på utrymmet på fjärr-e-postservern.
- Om du använder företags-e-post och ditt företag använder en Exchange-server måste du använda Exchange.
För våra nördigare läsare som redan känner till det här är du välkommen att delta i diskussionen! Låt oss veta hur du förklarar för släktingar och tekniskt utmanade medarbetare skillnaden i vanliga e-postinställningar. Ännu bättre, håll den här guiden till hands och spara dig besväret med att förklara den!
