U gebruikt e-mail altijd al, maar weet u wat al dat e-mailjargon betekent? Blijf lezen om meer te weten te komen over de verschillen tussen de verschillende manieren waarop u e-mail kunt ontvangen.
VERWANT: Hoe kom ik erachter waar een e-mail echt vandaan komt?
Of u nu zakelijke e-mail, een webservice zoals Gmail of Outlook.com of uw eigen e-mailserver gebruikt, het ontvangen van e-mail is meer dan het op het eerste gezicht lijkt. Als u een e-mailclient heeft ingesteld, zult u ongetwijfeld opties tegenkomen zoals POP3, IMAP en Exchange. We gaan kijken naar het verschil tussen e-mailclients en webmail, en naar de verschillende gebruikte protocollen.
E-mailclients versus webmail
Voordat we de verschillende protocollen die worden gebruikt om e-mails te downloaden uitleggen, nemen we een paar minuten de tijd om de eenvoudigere dingen te begrijpen: het verschil tussen e-mailclients en webmail . Als je ooit een Gmail-, Outlook.com- of ander online e-mailaccount hebt gestart, heb je webmail gebruikt. Als u een app zoals Microsoft Outlook, Windows Live Mail of Mozilla Thunderbird gebruikt om uw e-mails te beheren, gebruikt u een e-mailclient.
Zowel webmail- als e-mailclients verzenden en ontvangen e-mail, en ze gebruiken hiervoor vergelijkbare methoden. Webmail is een app die is geschreven om via internet via een browser te worden bediend, meestal zonder dat er gedownloade applicaties of aanvullende software nodig zijn. Al het werk wordt als het ware gedaan door externe computers (d.w.z. servers en machines waarmee u verbinding maakt via internet).
E-mailclients zijn apps die u op lokale apparaten installeert (d.w.z. uw persoonlijke of zakelijke pc, een tablet of smartphone). De client-apps werken samen met externe e-mailservers om e-mail te downloaden en te verzenden naar wie u maar wilt. Een deel van het back-end werk van het verzenden van e-mail en al het front-end werk van het maken van een gebruikersinterface (waar je naar kijkt om je e-mail te ontvangen) wordt gedaan op je apparaat met de geïnstalleerde app, in plaats van door je browser met instructies van de externe server. Bij veel webmailproviders kunnen gebruikers echter ook e-mailclients gebruiken bij hun service - en hier kan het verwarrend worden. Laten we een kort voorbeeld bekijken om het verschil uit te leggen.
Stel dat u zich aanmeldt voor een nieuw e-mailadres met Gmail van Google. U begint met het verzenden en ontvangen van e-mail via de webmailservice door er verbinding mee te maken in uw browser. Google biedt u twee dingen. De eerste is een web-front-end waar u berichten kunt lezen, ordenen en opstellen. De tweede is een e-mailserver-back-end waar alle berichten worden opgeslagen en gerouteerd.
Stel nu dat u besluit dat u de Gmail-interface van Google niet leuk vindt, dus u besluit over te schakelen naar een e-mailclient die Gmail ondersteunt, of dat nu de officiële Gmail-interface is of zoiets als de ingebouwde e-mailapp op uw apparaat. In plaats van uw webgebaseerde client (de webinterface van Gmail) te gebruiken om te communiceren met de Gmail-servers van Google, werkt de app die u gebruikt rechtstreeks samen met de e-mailservers, waardoor webmail helemaal wordt omzeild.
Alle webmailproviders bieden de mogelijkheid om hun website te gebruiken om zaken te doen of om een client met hun servers te verbinden en dingen op die manier te doen.
Als u een e-mailclient gebruikt, of het nu is om verbinding te maken met de server van een webmailprovider, uw eigen e-mailserver of de servers van uw bedrijf, die client maakt verbinding via een van de verschillende e-mailprotocollen zoals POP3, IMAP of Exchange. Laten we die dus eens nader bekijken.
POP3
Post Office Protocol (POP) biedt een manier om te communiceren met mailservers die dateren van een heel ander internet dan we tegenwoordig gebruiken. Computers hadden meestal geen permanente internettoegang. In plaats daarvan maakte u verbinding met internet, deed u wat u moest doen en verbrak u de verbinding. Die verbindingen hadden ook een vrij lage bandbreedte in vergelijking met waar we vandaag toegang toe hebben.
Ingenieurs hebben POP gemaakt als een doodeenvoudige manier om kopieën van e-mails te downloaden voor offline lezen. De eerste versie van POP werd gemaakt in 1984, met de POP2-revisie begin 1985. POP3 is de huidige versie van deze specifieke stijl van e-mailprotocol en blijft nog steeds een van de meest populaire e-mailprotocollen. POP4 is voorgesteld en kan op een dag worden ontwikkeld, hoewel er in de afgelopen jaren niet veel vooruitgang is geboekt.
POP3 werkt ongeveer zo. Uw app maakt verbinding met een e-mailserver, downloadt alle berichten naar uw pc die niet eerder zijn gedownload en verwijdert vervolgens de oorspronkelijke e-mails van de server. Als alternatief kunt u uw app en server zo configureren dat ze gedurende een bepaalde tijd geen e-mails verwijderen, of zelfs helemaal geen e-mails van de server verwijderen, zelfs niet als ze door uw klant zijn gedownload.
Ervan uitgaande dat de e-mails van de server worden verwijderd, staan de enige kopieën van die berichten in uw client. U kunt zich niet vanaf een ander apparaat of client aanmelden en die e-mails bekijken.
Zelfs als u uw server zo instelt dat berichten niet worden verwijderd nadat ze zijn gedownload, wordt het nog steeds behoorlijk ingewikkeld wanneer u uw e-mail controleert vanaf meerdere apparaten. Hier zijn een paar voorbeelden:
- Wanneer u een e-mail verzendt, wordt de verzonden e-mail opgeslagen in de client van waaruit u deze heeft verzonden. Je kunt je verzonden berichten niet zien op andere apparaten.
- Wanneer u een e-mail in een client verwijdert, wordt deze alleen in die client verwijderd. Het wordt niet verwijderd van andere clients die het bericht hebben gedownload.
- Elke client downloadt alle berichten van de server. Je krijgt uiteindelijk meerdere kopieën van berichten op verschillende apparaten, zonder dat er een goede manier is om uit te zoeken wat je hebt gelezen en wanneer. Tenminste, niet zonder veel e-mailforwarding of portering rond mailboxbestanden.
Hoewel die beperkingen aanzienlijk zijn, is POP3 nog steeds een snel, robuust protocol dat vooral handig is als u uw e-mail slechts vanaf één apparaat controleert. Als u bijvoorbeeld alleen e-mail vanaf uw pc controleert met Windows Live Mail, is er geen reden om POP3 niet te gebruiken.
IMAP
Het Internet Messaging Access Protocol (IMAP) is gemaakt in 1986, maar past goed in de moderne wereld van alomtegenwoordige, altijd actieve internetverbindingen. Het idee achter IMAP was om te voorkomen dat gebruikers gebonden zijn aan één e-mailclient, waardoor ze hun e-mails kunnen lezen alsof ze 'in de cloud' zijn.
In tegenstelling tot POP3 slaat IMAP alle berichten op de server op. Wanneer u verbinding maakt met een IMAP-server, kunt u met de client-app die e-mails lezen (en zelfs kopieën downloaden om offline te lezen), maar al het echte werk gebeurt op de server. Wanneer u een bericht in een client verwijdert, wordt dat bericht van de server verwijderd, zodat u het niet ziet als u vanaf andere apparaten verbinding maakt met de server. Verstuurde berichten worden ook op de server opgeslagen, evenals informatie over welke berichten zijn gelezen.
Uiteindelijk is IMAP een veel beter protocol om te gebruiken als je vanaf meerdere apparaten verbinding maakt met je mailserver. En in een wereld waar mensen gewend zijn geraakt aan het controleren van e-mail vanaf hun pc's, telefoons en tablets, is dat een essentieel onderscheid.
IMAP is echter niet zonder problemen.
Omdat IMAP e-mails op een externe mailserver opslaat, heeft u doorgaans een beperkte mailboxgrootte (hoewel dat afhankelijk is van de instellingen die door de e-mailservice worden verstrekt). Als u een groot aantal e-mails wilt bewaren, kunt u problemen krijgen met het verzenden en ontvangen van e-mail als uw box vol is. Sommige gebruikers omzeilen dit probleem door lokaal gearchiveerde kopieën van e-mails te maken met hun e-mailclient en deze vervolgens van de externe server te verwijderen.
Microsoft Exchange, MAPI en Exchange ActiveSync
Microsoft begon met de ontwikkeling van de Messaging API (MAPI) niet lang nadat IMAP en POP voor het eerst waren ontwikkeld. En het is eigenlijk ontworpen voor meer dan alleen e-mail. Het grondig vergelijken van IMAP en POP met MAPI is behoorlijk technisch en valt buiten het bereik van dit artikel.
Maar eenvoudig gezegd biedt MAPI een manier voor e-mailclients en andere apps om te communiceren met Microsoft Exchange-servers. MAPI kan e-mails, contacten, agenda's en andere functies in IMAP-stijl synchroniseren, die allemaal zijn gekoppeld aan lokale e-mailclients of apps. Als u ooit Microsoft Outlook op het werk heeft gebruikt, heeft u MAPI gebruikt. In feite werken alle dingen die Outlook doet - e-mails, agendasynchronisatie, beschikbaar / bezet-informatie opzoeken, contacten met het bedrijf synchroniseren, enzovoort - via MAPI.
Deze synchronisatiefunctie wordt door Microsoft gebrandmerkt als "Exchange ActiveSync." Afhankelijk van het apparaat, de telefoon of de client die u gebruikt, kan dezelfde technologie een van de drie Microsoft-protocollen worden genoemd - Microsoft Exchange, MAPI of Exchange ActiveSync - maar biedt een zeer vergelijkbare servergebaseerde e-mailsynchronisatie als die van IMAP.
Omdat Exchange en MAPI Microsoft-producten zijn, komt u dit protocol waarschijnlijk alleen tegen als u e-mail gebruikt van een bedrijf dat Exchange-mailservers gebruikt. Veel e-mailclients, waaronder de standaard e-mailapps van Android en iPhone, zijn geschikt voor Exchange ActiveSync.
Andere e-mailprotocollen
Ja er zijn andere protocollen voor het verzenden, ontvangen en gebruiken van e-mail , maar de overgrote meerderheid van de mensen gebruikt een van de drie belangrijkste protocollen: POP3, IMAP of Exchange. Aangezien deze drie technologieën waarschijnlijk de behoeften van bijna al onze lezers dekken, zullen we niet in detail treden over de andere protocollen. Als u echter ervaring heeft met het gebruik van e-mailprotocollen die hier niet worden vermeld, horen we dat graag. Bespreek ze gerust in de opmerkingen.
VERWANT: Grote bestanden verzenden via e-mail
In het kort: welke gebruik ik om mijn e-mail in te stellen?
Afhankelijk van uw persoonlijke communicatiestijl met uw e-mailprovider, kunt u vrij snel bepalen hoe u uw e-mail moet gebruiken.
- Als u uw e-mail vanaf veel apparaten, telefoons of computers gebruikt, gebruik dan een webmailservice of stel uw e-mailclients in om IMAP te gebruiken.
- Als u voornamelijk webmail gebruikt en u wilt dat uw telefoon of iPad synchroniseert met uw webmail, gebruik dan ook IMAP.
- Als u één e-mailclient op één speciale machine gebruikt (bijvoorbeeld op kantoor), komt u misschien goed uit met POP3, maar we raden IMAP toch aan.
- Als je een enorme e-mailgeschiedenis hebt en je een oude e-mailprovider gebruikt zonder veel schijfruimte, kun je POP3 gebruiken om te voorkomen dat er te weinig ruimte op de externe e-mailserver komt.
- Als u bedrijfse-mail gebruikt en uw bedrijf een Exchange-server gebruikt, moet u Exchange gebruiken.
Voor onze geekierlezers die dit al kennen, voel je vrij om deel te nemen aan de discussie! Laat ons weten hoe u aan familieleden en technisch onderlegde collega's het verschil in algemene e-mailconfiguraties uitlegt. Beter nog, houd deze gids bij de hand en bespaar uzelf de moeite om het uit te leggen!
