I takt med att den globala arbetskraften skiftar till en work-from-home-modell har konferensrumsmöten flyttats till videosamtal online. Om du är ny inom videokonferenser är vi här för att hjälpa dig!
Stäng andra appar för bästa prestanda
Innan du startar videokonferensen, ta dig tid att spara ditt arbete och stäng appar du inte behöver. Du vill särskilt stänga alla program som innehåller personuppgifter eller använder för mycket CPU-kraft.
För många öppna appar saktar ner din dator medan du är i ett videosamtal. Det beror på att samtalet i sig kräver mycket resurser, särskilt om du använder en lätt bärbar dator. Om du hör fansen snurra under ett samtal eller om videokonferensappen börjar släpa, avsluta alla andra öppna appar.
Vidta försiktighetsåtgärder innan du delar skärmen
Om du ska dela skärmen under ett videosamtal är det en bra idé att ta extra precautions så människor kan inte se något privat eller potentiellt pinsamt. Gå först till din webbläsare och stäng alla flikar, särskilt allt du inte vill att någon annan ska se.
Aktivera sedan Stör ej-läge på din Mac eller Windows-dator . Detta säkerställer att andra inte av misstag ser meddelanden från privata konversationer när du delar din skärm.
RELATERAD: Hur du delar din skärm utan att avslöja privat information
Kontrollera internetanslutningen
Innan du ringer ska du använda ett hastighetstestverktyg som www.fast.com eller Speedtest.net , för att testa din internethastighet. Om du inte får tillräckligt med hastighet, flytta dig närmare din Wi-Fi-router eller prova någon annan tips för att öka din Wifi-signal . Du kan också använda en av dessa verktyg för att påskynda din internetanslutning.
RELATERAD: Hur man får en bättre trådlös signal och minskar störningar av trådlöst nätverk
Välj en ljuspunkt och en neutral bakgrund
Det är bäst att ringa ett videosamtal på en plats med gott om naturligt ljus. På så sätt blir ditt ansikte klart. Men om ditt rum inte har mycket solljus, försök att sitta under mjuk lysrörsbelysning (inget för hårt).
Det är bäst att välja en plats med neutral bakgrund också - inget för upptagen. Om du bara sitter framför en vägg borde det vara bra.
Om du inte hittar en lämplig bakgrund kan du försöka suddiga din bakgrund på Skype. Om du använder Zoom kan du till och med byta till en virtuell bakgrund .
RELATERAD: Hur man döljer din bakgrund under videosamtal i zoom
Testa video och ljud
Innan du startar ett videosamtal, se till att både dina video- och ljudenheter är anslutna och fungerar korrekt. De flesta videokonferensverktyg har en testsamtalstjänst. Titta under alternativ- eller inställningsmenyn i din videokonferensapp.
I Skype kan du till exempel gå till avsnittet "Ljud och video" i "Inställningar" för att ringa ett testsamtal.
Placera kameran i ögonhöjd
Det är viktigt att du placera kameran på optimal nivå. Försök att sätta den rätt i ögonhöjd så att du inte tittar upp eller ner. Du vill inte att dina kollegor letar upp näsborrarna under ett viktigt möte.
När du pratar ska du inte titta på dig själv eller chattfönstret - titta rakt in i kameran. På det här sättet kommer andra inte att känna att du är distraherad.
RELATERAD: 4 sätt att se bättre ut på konferenssamtal och streaming av video
Skaffa en bättre mikrofon eller kamera
För enstaka samtal bör den inbyggda mikrofonen och kameran på din bärbara dator klara sig bra. Men om din bärbara dator är ett par år gammal kanske du märker att videon inte ens är så tydlig som din smartphones kamera.
Om du kommer att delta i onlinemöten varje dag kanske du vill överväga att köpa en bättre kamera och / eller headset.
Försök sedan använda hörlurar eller öronsnäckor när du är i ett videosamtal. På grund av närheten till munnen låter det bättre än att använda den bärbara datorns inbyggda mikrofon. För att undvika latens, gå med trådbundna hörlurar.
Organisera i förväg
Om du håller ett möte, försök att ha alla dina samtal och dokument redo i förväg. Om dina kollegor behöver se ett dokument, skicka det innan samtalet och se till att alla har tillgång till all nödvändig information före videomötet.
På det här sättet behöver du inte spendera de första minuterna av samtalet och vänta på att alla ska få fart.
Klä dig på rätt sätt
Bara för att du arbetar hemifrån betyder inte att du kan delta i pyjamasmöten. Naturligtvis finns det heller ingen anledning att överdriva det med en fulldragen kostym i tre delar. Hitta en mellanväg och klä dig in affärsavslappnad eller formell eller vad klädkoden är på din arbetsplats.
Ja, byxor är valfria, men varför riskera det? Om du glömmer att stänga av kameran innan du står upp någon gång kan det vara katastrofalt.
Stumma dig själv när du inte talar
När du deltar i ett videomöte med många deltagare medan du är hemma är det bäst att hålla dig tyst för det mesta. Slå bara av dig själv när du behöver tala.
Detta eliminerar eventuellt bakgrundsbrus i slutet. Om någon går in i rummet och börjar prata medan du är i samtal (en mycket verklig möjlighet eftersom du är hemma), behöver du inte skynda dig för att hitta den tysta knappen.
Fokusera som om du deltar personligen
Även om det är frestande att använda videokonferenstid för att titta på din inkorg eller läsa artiklar, borde du förmodligen inte göra det. Försök att vara uppmärksam när någon talar och håll ögonen på kameran.
I grund och botten, behandla det på samma sätt som du skulle göra ett verkligt möte. Skulle du bläddra igenom kattmemor på Reddit om du var i ett konferensrum just nu? Om inte, gör inte det på ett videosamtal heller.
Om du skriver eller tittar på något kommer dina kollegor att kunna säga att du inte är uppmärksam.
Försök att hålla husdjur och barn borta, men stressa inte
Om du har barn eller husdjur är det bäst att be någon att ta hand om dem medan du är i ett videosamtal. Om det inte finns någon annan som kan titta på dem, försök att engagera dem i en aktivitet de tycker om, som att titta på tecknade serier.
Även om du tar dessa steg kan dina barn fortfarande pråla in i rummet, men stressa inte för mycket med det. Med tanke på den nuvarande situationen bör alla vara ganska förståelse.
Om detta händer, fråga bara dina kollegor artigt om du kan gå bort ett ögonblick så kommer de säkert att förstå.
Om du är helt ny på att arbeta hemifrån, ta en titt på det några tips och tricks för att förbättra upplevelsen.
RELATERAD: Tips för att arbeta hemifrån (från en kille som har gjort det under ett decennium)
