Alors que la main-d'œuvre mondiale passe à un modèle de travail à domicile, les réunions en salle de conférence sont passées aux applications d'appel vidéo en ligne. Si vous êtes nouveau dans la visioconférence, nous sommes là pour vous aider!
Fermez les autres applications pour de meilleures performances
Avant de commencer votre visioconférence, prenez le temps d'enregistrer votre travail et fermez toutes les applications dont vous n'avez pas besoin. Vous souhaitez en particulier fermer tous les programmes qui contiennent des données personnelles ou utilisent trop de puissance CPU.
Un trop grand nombre d'applications ouvertes ralentiront votre ordinateur pendant que vous participez à un appel vidéo. En effet, l'appel lui-même nécessite beaucoup de ressources, surtout si vous utilisez un ordinateur portable léger. Si vous entendez les fans tourner pendant un appel ou si l'application de visioconférence commence à ralentir, fermez toutes les autres applications ouvertes.
Prenez des précautions avant de partager votre écran
Si vous prévoyez de partager votre écran pendant un appel vidéo, c'est une bonne idée de prendre précautions supplémentaires afin que les gens ne puissent rien voir de privé ou de potentiellement embarrassant. Tout d'abord, accédez à votre navigateur et fermez tous les onglets, en particulier tout ce que vous ne voudriez pas que quelqu'un d'autre voie.
Ensuite, activez le mode Ne pas déranger sur votre Mac ou Windows computer . Cela garantit que les autres ne verront pas accidentellement les messages de conversations privées lorsque vous partagez votre écran.
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Vérifiez la connexion Internet
Avant votre appel, utilisez un outil de test de vitesse, comme www.fast.com ou Speedtest.net , pour tester votre vitesse Internet. Si vous n'obtenez pas suffisamment de vitesse, rapprochez-vous de votre routeur Wi-Fi ou essayez-en un autre conseils pour booster votre signal Wifi . Vous pouvez également utiliser l'un des ces outils pour accélérer votre connexion Internet.
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Choisissez un point lumineux et un arrière-plan neutre
Il est préférable de passer un appel vidéo dans un endroit bien éclairé. De cette façon, votre visage sera clair. Cependant, si votre pièce n’a pas beaucoup de soleil, essayez de vous asseoir sous un éclairage fluorescent doux (rien de trop dur).
Il est également préférable de choisir un endroit avec un arrière-plan neutre, rien de trop fréquenté. Si vous vous asseyez juste devant un mur, ça devrait aller.
Si vous ne trouvez pas un arrière-plan approprié, vous pouvez essayer de brouiller votre arrière-plan sur Skype. Si vous utilisez Zoom, vous pouvez même passer à un fond virtuel .
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Testez la vidéo et l'audio
Avant de démarrer un appel vidéo, assurez-vous que vos appareils vidéo et audio sont connectés et fonctionnent correctement. La plupart des outils de visioconférence ont un service d'appel de test. Regardez sous le menu des options ou des paramètres de votre application de visioconférence.
Par exemple, dans Skype, vous pouvez accéder à la section «Audio et vidéo» dans «Préférences» pour passer un appel test.
Positionnez la caméra au niveau des yeux
Il est important que vous positionner la caméra au niveau optimal. Essayez de le placer au niveau des yeux pour ne pas regarder vers le haut ou vers le bas. Vous ne voulez pas vraiment que vos collègues regardent vos narines lors d’une réunion importante.
De plus, lorsque vous parlez, ne vous regardez ni vous-même, ni la fenêtre de discussion, mais regardez directement dans la caméra. De cette façon, les autres ne se sentiront pas distraits.
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Obtenez un meilleur micro ou une meilleure caméra
Pour les appels occasionnels, le microphone et la caméra intégrés de votre ordinateur portable devraient fonctionner correctement. Mais si votre ordinateur portable a quelques années, vous remarquerez peut-être que la vidéo n'est même pas aussi claire que la caméra de votre smartphone.
Si vous prévoyez de participer à des réunions en ligne tous les jours, vous pouvez envisager d’acheter un meilleur appareil photo et / ou casque.
Ensuite, essayez d'utiliser des écouteurs ou des écouteurs lorsque vous participez à un appel vidéo. En raison de la proximité de votre bouche, le son sera meilleur que l’utilisation du microphone intégré à votre ordinateur portable. Pour éviter la latence, optez pour des écouteurs filaires.
Organisez-vous à l'avance
Si vous organisez une réunion, essayez d’avoir à l’avance tous vos points de discussion et documents. Si vos collègues ont besoin de voir un document, envoyez-le avant l'appel et assurez-vous que tout le monde a accès à toutes les données nécessaires avant la visioconférence.
De cette façon, vous n'aurez pas à passer les premières minutes de l'appel à attendre que tout le monde se mette au courant.
Être habillé correctement
Ce n'est pas parce que vous travaillez à domicile que vous pouvez assister à des réunions en pyjama. Bien sûr, il n’ya pas non plus besoin d’en faire trop avec un complet trois pièces. Trouvez un terrain d'entente et habillez-vous vêtement décontracté ou formel , ou quel que soit le code vestimentaire sur votre lieu de travail.
Oui, les pantalons sont facultatifs, mais pourquoi le risquer? Si vous oubliez d'éteindre votre appareil photo avant de vous lever à un moment donné, cela pourrait être désastreux.
Mettez-vous en sourdine lorsque vous ne parlez pas
Lorsque vous participez à une visioconférence avec de nombreux participants pendant que vous êtes à la maison, il est préférable de rester silencieux la plupart du temps. Ne réactivez le son que lorsque vous avez besoin de parler.
Cela élimine tout bruit de fond de votre côté. De plus, si quelqu'un entre dans la pièce et commence à parler pendant que vous êtes en communication (une possibilité très réelle puisque vous êtes chez vous), vous n'aurez pas à vous précipiter pour trouver le bouton de sourdine.
Concentrez-vous comme vous assistez en personne
Bien qu'il soit tentant d'utiliser le temps de la visioconférence pour consulter votre boîte de réception ou lire des articles, vous ne devriez probablement pas le faire. Essayez de faire attention lorsque quelqu'un parle et gardez les yeux sur la caméra.
En gros, traitez-le comme vous le feriez pour une réunion réelle. Feriez-vous défiler les mèmes de chat sur Reddit si vous étiez dans une salle de conférence en ce moment? Sinon, ne le faites pas non plus lors d'un appel vidéo.
Si vous tapez ou regardez quelque chose, vos collègues pourront vous dire que vous ne faites pas attention.
Essayez d'éloigner les animaux domestiques et les enfants, mais pas de stress
Si vous avez des enfants ou des animaux domestiques, il est préférable de demander à quelqu'un de s'occuper d'eux pendant que vous participez à un appel vidéo. S'il n'y a personne d'autre pour les regarder, essayez de les engager dans une activité qu'ils aiment, comme regarder des dessins animés.
Même si vous suivez ces étapes, vos enfants risquent de faire irruption dans la pièce, mais ne vous en faites pas trop. Compte tenu de la situation actuelle, tout le monde devrait être assez compréhensif.
Si cela se produit, demandez poliment à vos collègues si vous pouvez vous éloigner un instant, et ils comprendront sûrement.
Si vous êtes nouveau dans le domaine du travail à domicile, jetez un œil à quelques trucs et astuces pour améliorer l'expérience.
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