Vi har alla utbildats att arkivera varje e-post vi får. När allt kommer omkring har vi i princip oändlig lagring, och vi kan bara hitta alla e-postmeddelanden som vi behöver med en snabb sökning, eller hur? Är vettigt. Men det är en fälla.
Gmail lovade oändliga förvaring men har inte hållit upp
Oavsett om du använder Gmail är det viktigt att förstå att tanken på att aldrig ta bort e-postmeddelanden var allmänt populär av Gmail. Innan det raderade folk i allmänhet sina e-postmeddelanden regelbundet. Du var tvungen att radera dem för att frigöra utrymme så att du kunde få fler e-postmeddelanden.
Gmail var jord-shattering när den lanserades tillbaka 2004. Googles e-posttjänst levererade en hel del 1 GB gratis e-postförvaring. Det satte sina konkurrenter att skämma - den fria versionen av Microsoft Hotmail erbjöd en liten 2 MB vid den tiden. Ja, Gmail lanserades med femhundra gånger så mycket gratis lagring som Microsofts e-posttjänst. Det är inte konstigt att Gmail blev så populär. Dess konkurrenter kämpade för att hålla sig upp , men även de lade till mycket mer lagringsutrymme.
Google fortsatte att lägga till gratis lagringsutrymme. År 2005, på Gmails ettårsjubileum, var Gmails fria lagringsutrymme fördubblats till 2 GB. Georges Harik, produktleddirektör för Gmail, sagt Det rätta att göra var "för att fortsätta ge människor mer utrymme för alltid."
Varför radera e-postmeddelanden när Google kommer att fortsätta ge dig mer och mer lagringsutrymme fram till slutet av tiden? Som Harik påpekade, som tekniska framsteg, blir lagring billigare för Google och alla andra. Låter bra ... men Google ändrade sitt sinne.
Gratis Google Account-lagring stalled i 2013
År 2013 satte Google en gräns på 15 GB lagring för ett gratis Google-konto. Att Google-konto lagring fusionerades över alla Google-tjänster: Gmail, Google Drive och Google-bilder. Om du lagrar 10 GB filer har du bara 5 GB kvar för e-post.
Google har inte lagt till någon fri lagring sedan dess. Faktum är att Google är Ta bort det fria lagringsutrymmet det erbjuder för foton .
Om din plan skulle aldrig ta bort e-postmeddelanden och hoppas att Google fortsätter att öka ditt konto, det har inte fungerat. Ditt e-postkonto har långsamt fyllts i de senaste sju eller åtta åren.
Varför betala pengar för att lagra värdelösa e-postmeddelanden?
Här är saken: Google säljer lagring som en prenumeration som en del av Google en . Om du betalar en månatlig abonnemangsavgift får du mycket mer utrymme för att lagra dina e-postmeddelanden.
Google är inte det enda företaget som tar ut extra för lagring. Microsofts Outlook.com erbjuder 15 GB fri lagringsutrymme , ökade till 50 GB om du är en betalande Microsoft 365 abonnent. Apple iCloud-e-post använder din iCloud-lagring, och Apple berömmer bara En liten 5 GB fri lagring För alla dina säkerhetskopior och iCloud-data.
Därför uppmuntrar företag att aldrig ta bort e-postmeddelanden. De gör en vinst när ditt e-postkonto fylls upp, och du måste betala för en prenumeration för att hålla lagring av allt.
Det är lite som ett lagringsskåp som uppmuntrar dig att aldrig ge bort din värdelösa skräp. Självklart vill de att du ska behålla det - de gör en vinst när du måste betala för att lagra den för alltid.
Ja, de e-postmeddelandena använder mycket utrymme
Men hur mycket utrymme är e-post som tar upp, verkligen? Är de inte små? De är bara text, eller hur?
Tja, om du faktiskt har gigabyte av e-postmeddelanden i ditt konto, vet du att det inte är riktigt sant.
Visst är enskilda e-postmeddelanden små, men de lägger till. Om ditt e-postkonto är fullt har du mycket utrymme som används av meningslösa e-postmeddelanden. Alla dessa nyhetsbrev, meddelanden, varningar och annan skräp du har fått under åren kommer sannolikt att använda ganska lite utrymme - när du lägger till dem.
Om du använder Gmail, till exempel, visar Google One Storage-sidan Hur mycket utrymme används av dina Gmail-e-postmeddelanden .
Du behöver inte de flesta av dem, och sök är inte idealisk
Hur ofta går du tillbaka och söker igenom eller tittar på dina gamla e-postmeddelanden? Visst, du har förmodligen några viktiga e-postmeddelanden som du vill hålla - men de flesta är förmodligen inte viktiga alls. Du behöver inte dem, och du skulle aldrig ha märkt om du klickade på "Ta bort" istället för "Arkiv" på det värdelösa e-postnyhetsbrevet.
Vad som är värre, med tiotals eller hundratusentals e-postmeddelanden gör det svårare att söka efter de e-postmeddelanden du bryr dig om. "Arkivera allt och använd sökning för att hitta det du bryr dig om" blir svårt när du har 200 000 e-postmeddelanden som ligger, och du försöker hitta det ett viktigt e-post från tio år sedan.
Radera istället för arkiv, och behåll bara vad du bryr dig om
I stället för att arkivera varje enskild e-post får du, försök att radera de du bryr dig inte om. Du kommer att frigöra utrymme, och du behöver inte betala för att lagra värdelösa e-postmeddelanden.
Om ett e-postmeddelande är viktigt, arkivera den där-eller överväga att placera den i en mapp eller etikett som gör det lättare att hitta i framtiden. Men även om du bara arkiverar de e-postmeddelanden du bryr dig om (istället för alla e-postmeddelanden), blir du mycket bättre.
I USA är e-postmeddelanden "övergivna" efter 180 dagar
Det är alla goda argument för att städa upp ditt e-postkonto, även om du inte är särskilt bekymrad över e-post sekretess. Men om du är orolig för integritet, vet det här:
I USA betraktas e-postmeddelanden "övergivna" efter 180 dagar. Regeringen kan titta på dessa e-postmeddelanden utan en garanti tack vare den elektroniska kommunikationsskyddslagen, en lag som passerade 1986 när elektronisk kommunikation var väldigt annorlunda.
Som Trådbunden Påpekade 2013, "Det är bortom löjligt att e-post (men inte mail) har lämnats ut ur sekretesslagar."
Det har varit försök att fixa detta smutthål och kräva att regeringen får en garanti innan du får tillgång till e-post över 180 dagar gamla. Det mest anmärkningsvärda försöket var 2016, när E-postsekretesslagen passerade enhälligt i U.S. representanthuset och fortsatte att dö i senaten. Från och med januari 2021 står lagen.
Så, om du lagrar många gamla e-postmeddelanden i ett online-konto, bör du hålla det i åtanke.
Tiden att ta bort de gamla värdelösa e-postmeddelandena
Nu behöver du bara börja städa upp alla de arkiverade e-postmeddelanden du har dragit runt i ett decennium eller mer.
Hur du gör det beror på vilken typ av e-postmeddelanden som tar upp utrymme. Till exempel, om du regelbundet får nyhetsbrev från [email protected] och du har arkiverat dem, sök i dina e-postmeddelanden för "[email protected]" och ta bort alla meddelanden från den avsändaren.
Här är några Tips för att frigöra utrymme i Gmail .
RELATERAD: Hur man frigör utrymme i Gmail: 5 sätt att återkräva utrymme
