We zijn allemaal getraind om elke e-mail te archiveren die we krijgen. We hebben tenslotte in principe oneindige opslag, en we kunnen gewoon alle e-mails vinden die we nodig hebben met een snel zoeken, toch? Klinkt logisch. Maar dat is een val.
Gmail beloofde eindeloze opslag, maar is niet bijgehouden
Of u al dan niet Gmail gebruikt, het is belangrijk om te begrijpen dat het idee van nooit het verwijderen van e-mails op grote schaal wordt gepopulariseerd door Gmail. Daarvoor verwijderden mensen in het algemeen regelmatig hun e-mails. Je moest ze verwijderen om ruimte vrij te maken, zodat je meer e-mails kon krijgen.
Gmail was de aarde-shattering toen het in 2004 werd gelanceerd. Google's e-mailservice leverde een maar liefst 1 GB gratis e-mailopslag. Die zijn concurrenten schaamt - de gratis versie van Microsoft Hotmail bood op dat moment een kleine 2 MB. Ja, Gmail lanceerde met vijfhonderd keer zoveel gratis opslag als Microsoft's e-mailservice. Het is geen wonder dat Gmail zo populair werd. Zijn concurrenten worstelde om bij te blijven , maar zelfs voegden ze veel meer opslagruimte aan.
Google bleef gratis opslagruimte toe. In 2005 werd het eenjarig jubileum van Gmail, de gratis opslagruimte van Gmail verdubbeld tot 2 GB. Georges Harik, de productmanagementdirecteur van Gmail, zei Het juiste ding om te doen was "om mensen meer ruimte voor altijd te geven."
Waarom e-mails verwijderen wanneer Google u tot het einde der tijden meer en meer opslagruimte blijft geven? Zoals Harik erop wees, als technologische vooruitgang, wordt opslag goedkoper voor Google en alle anderen. Klinkt goed ... maar Google heeft zijn geest gewijzigd.
GRATIS Google-accountopslag die in 2013 is vastgelopen
In 2013 Set Google een limiet van 15 GB opslagruimte voor een gratis Google-account. Die Google-accountopslag is samengevoegd in alle Google-services: Gmail, Google Drive en Google Photos. Als u 10 GB bestanden opslaat, heeft u slechts 5 GB over voor e-mails.
Google heeft sindsdien geen gratis opslag toegevoegd. In feite is Google het wegnemen van de gratis opslagruimte die het biedt voor foto's .
Als uw plan was om nooit e-mails te verwijderen en hoop dat Google de opslag van uw account blijft vergroten, die niet is uitgewerkt. Uw e-mailaccount vulde zich de laatste zeven of acht jaar langzaam.
Waarom geld betalen om nutteloze e-mails op te slaan?
Dit is het ding: Google verkoopt opslag als een abonnement als onderdeel van Google een . Als u een maandelijks abonnementskosten betaalt, krijgt u nog veel meer ruimte om uw e-mails op te slaan.
Google is niet het enige bedrijf dat extra kosten voor opslag. Microsoft's Outlook.com biedt 15 GB gratis opslagruimte , gestimuleerd tot 50 GB als u een betaalt Microsoft 365 abonnee. Apple iCloud-e-mail gebruikt uw iCloud-opslag en Apple biedt alleen bekend een kleine 5 GB gratis opslag Voor al uw apparaatback-ups en iCloud-gegevens.
Dat is waarom bedrijven u aanmoedigen om nooit e-mails te verwijderen. Ze maken winst wanneer uw e-mailaccount vult, en u moet betalen voor een abonnement om alles op te slaan.
Het is een beetje op een opslagkluisbedrijf dat je aanmoedigt om nooit je nutteloze rommel weg te geven. Natuurlijk willen ze dat je het behoudt - ze maken winst als je moet betalen om het voor altijd op te slaan.
Ja, die e-mails gebruiken veel ruimte
Maar hoeveel ruimte zijn e-mails innemen, echt? Zijn ze niet klein? Ze zijn gewoon tekst, toch?
Nou, als je daadwerkelijk gigabytes van e-mails in je account hebt, weet je dat dat niet helemaal waar is.
Natuurlijk zijn individuele e-mails klein - maar ze zijn ertoe aan. Als uw e-mailaccount vol is, hebt u veel ruimte gebruikt door nutteloze e-mails. Al die nieuwsbrieven, meldingen, waarschuwingen en andere rommel die u in de loop der jaren hebt ontvangen, gebruiken waarschijnlijk nogal wat ruimte - wanneer u ze toevoegt.
Als u Gmail gebruikt, wordt bijvoorbeeld de Google One Storage-pagina weergegeven Hoeveel ruimte wordt gebruikt door uw Gmail-e-mails .
Je hebt de meesten niet nodig en zoekt niet ideaal
Hoe vaak ga je terug en zoek of kijk je naar je oude e-mails? Natuurlijk, je hebt waarschijnlijk een aantal belangrijke e-mails die je wilt behouden, maar de meesten van hen zijn waarschijnlijk helemaal niet belangrijk. Je hebt ze niet nodig en je zou het nooit hebben opgemerkt als je op "Verwijderen" klikt in plaats van "Archive" op die nutteloze e-mailnieuwsbrief.
Wat erger is, met tientallen of honderdduizenden e-mails maakt het moeilijker om naar de e-mails te zoeken waar je het om geeft. "Alles archiveren en gebruik Zoeken om te vinden waar je om geeft" wordt moeilijk als je 200.000 e-mails rondliggen, en je probeert dat een belangrijke e-mail van tien jaar geleden te vinden.
Verwijderen in plaats van archief en houd alleen waar je om geeft
In plaats van elke e-mail te archiveren, probeer je degene te verwijderen die je niet geeft. Je maakt ruimte vrij en je hoeft niet te betalen om nutteloze e-mails op te slaan.
Als een e-mail belangrijk is, archiveren die een-of overweeg het in een map of label te plaatsen die het in de toekomst gemakkelijker maken. Maar zelfs als u alleen de e-mails archiveert waar u om geeft (in plaats van alle e-mails), bent u een stuk beter af.
In de VS worden e-mails 'verlaten' na 180 dagen
Dat zijn allemaal goede argumenten voor het opruimen van uw e-mailaccount, zelfs als u zich niet bijzonder zorgen maakt over e-mailprivacy. Maar als u zich zorgen maakt over privacy, weet dit:
In de VS worden e-mails na 180 dagen als "verlaten" beschouwd. De overheid kan deze e-mails zonder warrant bekijken dankzij de Wet Electronic Communications Protection, een wet in 1986, toen elektronische communicatie heel anders was.
Als Bedrade Wees in 2013 op: "Het is niet meer dan belachelijk dat e-mail (maar niet post) is achtergelaten uit privacywetten."
Er zijn pogingen geweest om deze maaivol op te lossen en vereisen de overheid om een bevelschrift te krijgen voordat ze meer dan 180 dagen oud zijn. De meest opvallende poging was in 2016, toen De E-mail Privacy Act Unaniem gepasseerd in het Amerikaanse huis van vertegenwoordigers en ging door met sterven in de Senaat. Vanaf januari 2021 staat de wet.
Dus, als je veel oude e-mails opbergt in een online account, moet je dit in gedachten houden.
Tijd om die oude nutteloze e-mails te verwijderen
Nu moet u alleen maar beginnen met het opruimen van al die gearchiveerde e-mails die u gedurende een decennium of meer ronddraait.
Hoe u dit doet, hangt af van wat voor soort e-mails ruimte innemen. Als u bijvoorbeeld regelmatig nieuwsbrieven van [email protected] krijgt en u ze archiveren, zoekt u uw e-mails voor "[email protected]" en verwijdert u alle berichten van die afzender.
Hier zijn een paar Tips voor het bevrijden van ruimte in Gmail .
VERWANT: Hoe ruimte vrij te maken in Gmail: 5 manieren om ruimte te reclaimeren
