Организация и отслеживание множества электронных писем в офисе каждый день может быть самостоятельной работой. Сегодня мы рассмотрим использование цветовых кодов, чтобы упростить определение тем сообщений и того, кто их отправляет.
Эта функция была доступна в Office 2007 с самого начала, но мы еще не рассматривали ее, и я упустил это из виду. Поигравшись с ним некоторое время, я обнаружил, что это хороший способ управлять множеством писем, которые я получаю каждый день. Здесь мы раскрасим контакты, отправляющие сообщения, чтобы их было легче обнаружить. Кроме того, разделение предмета на разные цветовые группы, кажется, помогает сохранить ясность.
Отправители цветового кода
Откройте Outlook и щелкните, чтобы выделить сообщение, которое вы хотите закрасить.
Перейдите в Инструменты, а затем Организовать.
Откроется окно «Способы организации папки входящих», и вы хотите нажать «Использование цветов». Теперь вы можете выбрать цвет, который хотите связать с этим контактом. Вы также можете выбрать определенный цвет для сообщений, отправляемых только вам, что удобно, поскольку позволяет различать групповые и личные сообщения.
Вот пример того, что можно сделать с цветами. Возможно, вы захотите создать только пару цветов для самого важного отправителя, но я немного переборщил с этим примером.
Цветовые категории
Еще один полезный способ визуальной организации ваших сообщений - добавление к ним цветовых категорий. Вы можете настроить, какие темы электронного письма относятся к каждой цветовой категории.
Вверху сообщения будет цветная полоса категории, и вы можете щелкнуть ее правой кнопкой мыши, чтобы изменить цвет.
Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши сообщение в разделе «Категории», чтобы изменить категорию.
Вы можете переименовать каждую категорию по своему усмотрению.
Возможно, вы захотите создать новую категорию для разных писем. Перейдите в Действия \ Категоризация и Все категории.
На экране «Цветовые категории» нажмите «Создать» и присвойте категории имя и цвет. Вы также можете назначить ей сочетание клавиш.
Теперь вы можете сортировать сообщения электронной почты в зависимости от категории, в которой они находятся.
Если вы хотите быстро просмотреть электронную почту, чтобы понять, что там написано, может оказаться полезным использование цветовых категорий. Надеюсь, это поможет вам начать систематизировать электронную почту, чтобы вы знали, чего от вас хотят добиться от вас остроконечные боссы.
