Att organisera och hålla reda på många e-postmeddelanden på kontoret varje dag kan vara ett jobb för sig själv. Idag tittar vi på att använda färgkoder för att göra det lättare att identifiera meddelandets ämnen och vem som skickar dem.
Den här funktionen har funnits i Office 2007 från början men vi täckte den aldrig ännu, och det var något jag förbises. Efter att ha lekt med det ett tag fann jag dock att det är ett bra sätt att hantera de många e-postmeddelanden jag får varje dag. Här går vi igenom färgläggning av kontakter som skickar meddelanden så att de blir lättare att upptäcka. Att också kategorisera ämnet i olika färggrupper verkar hjälpa till att hålla saken rak.
Avsändare av färgkod
Öppna Outlook och klicka för att markera det meddelande du vill färga koden.
Gå till Verktyg och sedan Organisera.
Sätt att organisera inkorgen öppnas och du vill klicka på Använd färger. Nu kan du välja den färg du vill associera med den kontakten. Du kan också välja en specifik färg för meddelanden som skickas till endast dig, vilket är användbart som ett sätt att skilja mellan grupp- och personliga meddelanden.
Här är ett exempel på vad som kan göras med färgerna. Du kanske bara vill skapa ett par färger för den viktigaste avsändaren men jag gick lite överbord med detta exempel.
Färgkategorier
Ett annat användbart sätt att visuellt organisera dina meddelanden är att lägga till färgkategorier till dem. Du kan anpassa vilka e-postämnen som är relaterade till varje färgkategori.
Meddelandet kommer att ha kategorifärgfältet överst och du kan högerklicka på fältet för att ändra färg.
Du kan också högerklicka på ett meddelande under avsnittet Kategorier för att ändra kategori.
Du kan byta namn på varje kategori till vad som är vettigt för dig.
Du kanske vill skapa en ny kategori för olika mejl. Gå till Åtgärder \ Kategorisera och Alla kategorier.
På skärmen Färgkategorier klickar du på Ny och ger kategorin ett namn och en färg, du kan också tilldela en kortkommando till den också.
Nu kan du sortera dina e-postmeddelanden baserat på vilken typ av kategori de är i.
Om du vill kunna snabbt titta på din e-post för att få en uppfattning om vad som finns där, kan det vara bra att använda färgkategorier. Förhoppningsvis kan detta komma igång med att organisera dina e-postmeddelanden så att du vet vad de spetsiga hårcheferna vill att du ska göra mer effektivt.
