At organisere og holde styr på mange e-mails på kontoret hver dag kan være et job for sig selv. I dag ser vi på brugen af farvekoder for at gøre det lettere at identificere emner i meddelelsen, og hvem der sender dem.
Denne funktion har været tilgængelig i Office 2007 fra starten, men vi dækkede den aldrig endnu, og det var noget, jeg overså. Efter at have spillet med det et stykke tid fandt jeg dog ud af, at det er en god måde at administrere de mange e-mails, jeg får hver dag. Her gennemgår vi farvelægning af kontakter, der sender beskeder, så de er nemmere at få øje på. Også at kategorisere emnet i forskellige farvegrupper synes at hjælpe med at holde tingene lige.
Afsendere af farvekoder
Åbn Outlook, og klik for at markere den besked, du vil farvekode.
Gå til Værktøjer og derefter Organiser.
Måder at organisere indbakke åbnes på, og du vil klikke på Brug af farver. Nu kan du vælge den farve, du vil knytte til den kontakt. Du kan også vælge en bestemt farve til meddelelser, der kun sendes til dig, hvilket er nyttigt som en måde at skelne mellem gruppe- og personlige beskeder.
Her er et eksempel på, hvad der kan gøres med farverne. Du vil måske kun oprette et par farver til den vigtigste afsender, men jeg gik lidt overbord med dette eksempel.
Farvekategorier
En anden nyttig måde at visuelt organisere dine beskeder på er at tilføje farvekategorier til dem. Du kan tilpasse, hvilke e-mail-emner der er relateret til hver farvekategori.
Beskeden vil have kategorifarvebjælken over toppen, og du kan højreklikke på bjælken for at ændre farven.
Du kan også højreklikke på en besked under sektionen Kategorier for at ændre kategorien.
Du kan omdøbe hver kategori til det, der giver mening for dig.
Det kan være en god idé at oprette en ny kategori til forskellige mails. Gå til Handlinger \ Kategoriser og Alle kategorier.
På skærmbilledet Farvekategorier skal du klikke på Ny og give kategorien et navn og en farve, du kan også tildele en tastaturgenvej til den også.
Nu kan du sortere dine e-mail-meddelelser ud fra den type kategori, de er i.
Hvis du hurtigt vil kunne se på din e-mail for at få en idé om, hvad der er, kan det være nyttigt at bruge farvekategorier. Forhåbentlig kan dette komme i gang med at organisere dine e-mails, så du ved, hvad de spidshårede chefer vil have dig til at gøre mere effektivt.
