Organizarea și urmărirea zilnică a numeroaselor e-mailuri la birou poate fi o sarcină pentru sine. Astăzi ne uităm la utilizarea codurilor de culoare pentru a facilita identificarea subiectelor mesajului și cine le trimite.
Această caracteristică a fost disponibilă în Office 2007 de la început, dar nu am acoperit-o niciodată și a fost ceva ce am trecut cu vederea. Cu toate acestea, după ce m-am jucat o vreme cu el, am constatat că este o modalitate bună de a gestiona multitudinea de e-mailuri pe care le primesc în fiecare zi. Aici vom trece prin colorarea contactelor care trimit mesaje, astfel încât acestea să fie mai ușor de observat. De asemenea, clasificarea subiectului în diferite grupuri de culori pare să ajute la menținerea corectă a lucrurilor.
Expeditori de coduri de culoare
Deschideți Outlook și faceți clic pentru a evidenția mesajul pe care doriți să îl colorați.
Accesați Instrumente și apoi Organizați.
Modurile de organizare a Mesajelor primite se deschid și doriți să faceți clic pe Utilizarea culorilor. Acum puteți selecta culoarea pe care doriți să o asociați cu acel contact. De asemenea, puteți alege o culoare specifică pentru mesajele trimise numai dvs., care este utilă ca modalitate de a distinge între mesajele de grup și cele personale.
Iată un exemplu de ceea ce se poate face cu culorile. Este posibil să doriți să creați doar câteva culori pentru cel mai important expeditor, totuși, am trecut puțin peste bord cu acest exemplu.
Categorii de culori
Un alt mod util de a vă organiza vizual mesajele este adăugarea de categorii de culori la acestea. Puteți personaliza ce subiecte de e-mail sunt legate de fiecare categorie de culori.
Mesajul va avea bara de culoare a categoriei deasupra și puteți face clic dreapta pe bara pentru a schimba culoarea.
De asemenea, puteți face clic dreapta pe un mesaj din secțiunea Categorii pentru a modifica categoria.
Puteți redenumi fiecare categorie în ceea ce are sens pentru dvs.
S-ar putea să doriți să creați o nouă categorie pentru diferite mesaje. Accesați Acțiuni \ Categorizare și Toate categoriile.
În ecranul Categorii de culori faceți clic pe Nou și dați categoriei un nume și o culoare, de asemenea, îi puteți atribui o comandă rapidă de la tastatură.
Acum puteți să sortați mesajele dvs. de e-mail pe baza tipului de categorie în care se află.
Dacă doriți să puteți arunca o privire rapidă asupra e-mailului dvs. pentru a vă face o idee despre ceea ce există, utilizarea categoriilor de culori poate fi utilă. Sperăm că acest lucru vă poate ajuta să vă începeți organizarea e-mailurilor, astfel încât să știți ce vor șefii cu păr ascuțit să faceți mai eficient.
