การจัดระเบียบและติดตามอีเมลจำนวนมากที่สำนักงานทุกวันอาจเป็นงานสำหรับตัวมันเอง วันนี้เรามาดูการใช้รหัสสีเพื่อให้ง่ายต่อการระบุหัวเรื่องของข้อความและใครเป็นผู้ส่ง
ฟีเจอร์นี้พร้อมใช้งานใน Office 2007 ตั้งแต่แรก แต่เรายังไม่เคยพูดถึงเลยและเป็นสิ่งที่ฉันมองข้ามไป หลังจากเล่นไปสักพักฉันพบว่ามันเป็นวิธีที่ดีในการจัดการอีเมลจำนวนมากที่ฉันได้รับทุกวัน ในที่นี้เราจะพูดถึงการระบายสีผู้ติดต่อที่กำลังส่งข้อความเพื่อให้มองเห็นได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้การจัดหมวดหมู่หัวข้อเป็นกลุ่มสีต่างๆดูเหมือนจะช่วยในการรักษาสิ่งที่ตรง
ผู้ส่งรหัสสี
เปิด Outlook แล้วคลิกเพื่อเน้นข้อความที่คุณต้องการใส่รหัสสี
ไปที่เครื่องมือแล้วจัดระเบียบ
วิธีจัดระเบียบกล่องจดหมายจะเปิดขึ้นและคุณต้องการคลิกการใช้สี ตอนนี้คุณสามารถเลือกสีที่คุณต้องการเชื่อมโยงกับผู้ติดต่อนั้นได้ คุณยังสามารถเลือกสีเฉพาะสำหรับข้อความที่ส่งถึงคุณเพียงคนเดียวซึ่งมีประโยชน์ในการแยกความแตกต่างระหว่างข้อความกลุ่มและข้อความส่วนตัว
นี่คือตัวอย่างของสิ่งที่สามารถทำได้ด้วยสี คุณอาจต้องการสร้างสีเพียงไม่กี่สีสำหรับผู้ส่งที่สำคัญที่สุด แต่ฉันก็ลงน้ำเล็กน้อยกับตัวอย่างนี้
หมวดหมู่สี
อีกวิธีที่มีประโยชน์ในการจัดระเบียบข้อความของคุณด้วยสายตาคือการเพิ่มหมวดหมู่สีให้ คุณสามารถกำหนดหัวข้ออีเมลที่เกี่ยวข้องกับแต่ละประเภทสีได้
ข้อความจะมีแถบสีของหมวดหมู่อยู่ด้านบนและคุณสามารถคลิกขวาที่แถบเพื่อเปลี่ยนสีได้
คุณยังสามารถคลิกขวาที่ข้อความในส่วนหมวดหมู่เพื่อเปลี่ยนหมวดหมู่
คุณสามารถเปลี่ยนชื่อแต่ละหมวดหมู่เป็นอะไรก็ได้ที่เหมาะสมกับคุณ
คุณอาจต้องการสร้างหมวดหมู่ใหม่สำหรับอีเมลอื่น ไปที่การดำเนินการ \ จัดหมวดหมู่และหมวดหมู่ทั้งหมด
ในหน้าจอหมวดหมู่สีให้คลิกที่ใหม่และตั้งชื่อและสีให้กับหมวดหมู่คุณยังสามารถกำหนดแป้นพิมพ์ลัดให้กับมันได้เช่นกัน
ตอนนี้คุณสามารถจัดเรียงข้อความอีเมลของคุณตามประเภทของหมวดหมู่ที่พวกเขาอยู่
หากคุณต้องการดูอีเมลของคุณอย่างรวดเร็วเพื่อทำความเข้าใจว่ามีอะไรอยู่บ้างการใช้หมวดหมู่สีจะเป็นประโยชน์ หวังว่าสิ่งนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นจัดระเบียบอีเมลของคุณเพื่อให้คุณรู้ว่าเจ้านายผมหัวแหลมต้องการให้คุณทำอะไรอย่างมีประสิทธิภาพ
