Η οργάνωση και η παρακολούθηση πολλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο γραφείο καθημερινά μπορεί να είναι δουλειά από μόνη της. Σήμερα ρίχνουμε μια ματιά στη χρήση χρωματικών κωδικών για να διευκολύνουμε τον εντοπισμό θεμάτων μηνυμάτων και ποιος τα στέλνει.
Αυτή η δυνατότητα ήταν διαθέσιμη στο Office 2007 από την αρχή, αλλά δεν την καλύψαμε ακόμη, και ήταν κάτι που παραβλέψαμε. Αφού έπαιξα για λίγο όμως, διαπίστωσα ότι είναι ένας καλός τρόπος για να διαχειριστώ το πλήθος των email που λαμβάνω καθημερινά. Εδώ θα περάσουμε από το χρωματισμό των επαφών που στέλνουν μηνύματα, ώστε να είναι πιο εύκολο να εντοπιστούν. Επίσης, η κατηγοριοποίηση του αντικειμένου σε διαφορετικές ομάδες χρωμάτων φαίνεται να βοηθά στη διατήρηση της ευθείας.
Αποστολείς χρωματικού κώδικα
Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ για να επισημάνετε το μήνυμα που θέλετε να χρωματίσετε κώδικα.
Μεταβείτε στα Εργαλεία και μετά οργανώστε.
Ανοίγει ο τρόπος οργάνωσης των Εισερχομένων και θέλετε να κάνετε κλικ στην επιλογή Χρήση χρωμάτων. Τώρα μπορείτε να επιλέξετε το χρώμα που θέλετε να συσχετίσετε με αυτήν την επαφή. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο χρώμα για μηνύματα που αποστέλλονται μόνο σε εσάς, το οποίο είναι χρήσιμο ως τρόπος διάκρισης μεταξύ ομαδικών και προσωπικών μηνυμάτων.
Εδώ είναι ένα παράδειγμα του τι μπορεί να γίνει με τα χρώματα. Ίσως θελήσετε μόνο να δημιουργήσετε μερικά χρώματα για τον πιο σημαντικό αποστολέα, ωστόσο, πήγα λίγο παραπάνω με αυτό το παράδειγμα.
Κατηγορίες χρωμάτων
Ένας άλλος χρήσιμος τρόπος οργάνωσης των μηνυμάτων σας είναι η προσθήκη κατηγοριών χρωμάτων σε αυτά. Μπορείτε να προσαρμόσετε ποια θέματα email σχετίζονται με κάθε κατηγορία χρωμάτων.
Το μήνυμα θα έχει τη γραμμή χρώματος κατηγορίας στην κορυφή και μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στη γραμμή για να αλλάξετε το χρώμα.
Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα στην ενότητα Κατηγορίες για να αλλάξετε την κατηγορία.
Μπορείτε να μετονομάσετε κάθε κατηγορία σε ό, τι έχει νόημα για εσάς.
Ίσως θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία για διαφορετικά μηνύματα. Μεταβείτε στις Ενέργειες \ Κατηγοριοποίηση και Όλες οι κατηγορίες.
Στην οθόνη "Κατηγορίες χρωμάτων" κάντε κλικ στο Νέο και δώστε στην κατηγορία ένα όνομα και χρώμα, μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου σε αυτήν.
Τώρα μπορείτε να ταξινομήσετε τα μηνύματα email σας με βάση τον τύπο κατηγορίας στην οποία ανήκουν.
Εάν θέλετε να μπορείτε να ρίξετε μια ματιά στο email σας για να πάρετε μια ιδέα για το τι υπάρχει, η χρήση κατηγοριών χρωμάτων μπορεί να είναι χρήσιμη. Ας ελπίσουμε ότι αυτό θα σας κάνει να ξεκινήσετε με την οργάνωση των email σας, ώστε να γνωρίζετε τι θέλουν τα αφεντικά μυτερά μαλλιά να κάνετε πιο αποτελεσματικά.
