Organizace a sledování četných e-mailů v kanceláři každý den může být práce sama pro sebe. Dnes se podíváme na používání barevných kódů, abychom usnadnili identifikaci subjektů zpráv a toho, kdo je posílá.
Tato funkce je v Office 2007 k dispozici od začátku, ale ještě jsme ji nikdy nepokryli a bylo to něco, co jsem přehlédl. Poté, co jsem si s tím chvíli pohrával, jsem však zjistil, že je to dobrý způsob, jak spravovat množství e-mailů, které dostávám každý den. Zde projdeme kolorujícími kontakty, které posílají zprávy, aby je bylo možné snáze zjistit. Zdá se, že také kategorizace učiva do různých barevných skupin pomáhá udržovat věci rovné.
Odesílatelé barevných kódů
Otevřete Outlook a kliknutím zvýrazněte zprávu, kterou chcete barevně označit.
Přejděte na Nástroje a poté Uspořádat.
Otevře se způsob, jak uspořádat doručenou poštu, a chcete kliknout na Používání barev. Nyní můžete vybrat barvu, kterou chcete spojit s daným kontaktem. Můžete také zvolit konkrétní barvu pro zprávy zasílané pouze vám, což se hodí jako způsob, jak rozlišit mezi skupinovými a osobními zprávami.
Zde je příklad toho, co lze s barvami udělat. Možná budete chtít vytvořit jen pár barev pro nejdůležitějšího odesílatele, ale v tomto příkladu jsem přešel trochu přes palubu.
Barevné kategorie
Dalším užitečným způsobem, jak vizuálně uspořádat vaše zprávy, je přidávat do nich barevné kategorie. Můžete přizpůsobit, které e-mailové předměty souvisejí s každou barevnou kategorií.
Zpráva bude mít v horní části barevný pruh kategorie a můžete klepnout pravým tlačítkem na lištu a změnit barvu.
Můžete také kliknout pravým tlačítkem na zprávu v sekci Kategorie a změnit kategorii.
Každou kategorii můžete přejmenovat na to, co vám dává smysl.
Možná budete chtít vytvořit novou kategorii pro různé e-maily. Přejděte na Akce \ Kategorizovat a Všechny kategorie.
Na obrazovce Barevné kategorie klikněte na Nové a pojmenujte kategorii a barvu, můžete jí také přiřadit klávesovou zkratku.
Nyní můžete třídit e-mailové zprávy podle typu kategorie, ve které se nacházejí.
Pokud chcete mít možnost rychle se podívat na svůj e-mail a získat představu o tom, co tam je, může být užitečné použití barevných kategorií. Doufejme, že to může začít s organizací vašich e-mailů, abyste věděli, co chtějí špičatí šéfové, abyste dělali efektivněji.
