Lukuisten sähköpostiviestien järjestäminen ja seuraaminen päivittäin toimistossa voi olla työ itsellesi. Tänään tarkastelemme värikoodien käyttöä, jotta viestin aiheiden ja kenen lähettäminen on helpompaa tunnistaa.
Tämä ominaisuus on ollut saatavana Office 2007: ssä alusta alkaen, mutta emme ole vielä käsitelleet sitä, ja se oli jotain, jota unohdin. Pelattuani sen kanssa jonkin aikaa, huomasin kuitenkin, että se on hyvä tapa hallita lukuisia sähköposteja, joita saan päivittäin. Täällä käymme läpi värejä kontakteille, jotka lähettävät viestejä, jotta heitä on helpompi havaita. Myös aiheen luokitteleminen eri väriryhmiin näyttää auttavan pitämään asian suorana.
Värikoodin lähettäjät
Avaa Outlook ja napsauta korostaaksesi viesti, jonka haluat värittää.
Valitse Työkalut ja sitten Järjestä.
Tapoja järjestää postilaatikko avautuu ja haluat napsauttaa Värien käyttö. Nyt voit valita värin, jonka haluat liittää kyseiseen yhteystietoon. Voit myös valita tietyn värin vain sinulle lähetetyille viesteille, mikä on kätevä tapa erottaa ryhmä- ja henkilökohtaiset viestit.
Tässä on esimerkki siitä, mitä väreillä voidaan tehdä. Haluat ehkä luoda vain pari väriä tärkeimmälle lähettäjälle, mutta menin hieman yli laidan tämän esimerkin kanssa.
Väriluokat
Toinen hyödyllinen tapa järjestää viestisi visuaalisesti on lisätä värejä niihin. Voit muokata sitä, mitkä sähköpostikohteet liittyvät kuhunkin väriluokkaan.
Viestin yläosassa on luokan väripalkki, ja voit vaihtaa väriä napsauttamalla palkkia hiiren kakkospainikkeella.
Voit myös muuttaa luokkaa napsauttamalla Luokat-osion alla olevaa viestiä hiiren kakkospainikkeella.
Voit nimetä kukin luokka mihin tahansa sinulle järkevään.
Haluat ehkä tehdä uuden luokan eri viesteille. Valitse Toiminnot \ Luokittele ja Kaikki luokat.
Napsauta Väriluokat-näytössä Uusi ja anna luokalle nimi ja väri, ja voit myös määrittää sille pikanäppäimen.
Nyt voit lajitella sähköpostiviestisi niiden luokan mukaan.
Jos haluat pystyä vilkaisemaan nopeasti sähköpostiosoitteesi saadaksesi käsityksen siitä, mitä siellä on, väriluokkien käyttäminen voi olla hyödyllistä. Toivottavasti tämä voi auttaa sinua aloittamaan sähköpostien järjestämisen, jotta tiedät mitä teräväkarvaiset pomot haluavat sinun tekevän tehokkaammin.
