Щоденна організація та відстеження численних електронних листів в офісі може бути самою роботою. Сьогодні ми розглянемо використання кольорових кодів, щоб полегшити ідентифікацію тем повідомлення та того, хто їх надсилає.
Ця функція була доступна в Office 2007 з самого початку, але ми ще ніколи не охоплювали її, і це було те, що я пропустив. Погравшись з ним деякий час, я виявив, що це хороший спосіб керувати безліччю електронних листів, які я отримую щодня. Тут ми розглянемо кольорові контакти, які надсилають повідомлення, щоб їх було легше помітити. Також класифікація предмета на різні кольорові групи допомагає підтримувати ситуацію прямо.
Відправники кольорових кодів
Відкрийте Outlook і натисніть, щоб виділити повідомлення, яке потрібно забарвити.
Перейдіть до Інструменти, а потім впорядкуйте.
Відкриється "Способи організації вхідних", і ви хочете натиснути кнопку Використання кольорів. Тепер ви можете вибрати колір, який хочете пов’язати з цим контактом. Ви також можете вибрати певний колір для повідомлень, надісланих лише вам, що стане в нагоді як спосіб розрізнити групові та особисті повідомлення.
Ось приклад того, що можна зробити з кольорами. Можливо, вам захочеться створити лише пару кольорів для найважливішого відправника, хоча я трохи переборщив із цим прикладом.
Категорії кольорів
Ще одним корисним способом візуальної організації повідомлень є додавання до них кольорових категорій. Ви можете налаштувати, які теми електронної пошти стосуються кожної категорії кольорів.
Повідомлення матиме кольорову панель категорії вгорі, і ви можете клацнути правою кнопкою миші панель, щоб змінити колір.
Ви також можете клацнути правою кнопкою миші на повідомлення в розділі Категорії, щоб змінити категорію.
Ви можете перейменувати кожну категорію на те, що для вас має сенс.
Можливо, ви захочете створити нову категорію для різних листів. Перейдіть до Дії \ Категорізувати та Усі категорії.
На екрані "Категорії кольорів" натисніть "Нове" та надайте категорії назву та колір, ви також можете призначити йому комбінацію клавіш.
Тепер ви можете сортувати повідомлення електронної пошти залежно від типу категорії, в якій вони перебувають.
Якщо ви хочете мати можливість швидко поглянути на свою електронну пошту, щоб отримати уявлення про те, що там є, використання кольорових категорій може бути корисним. Сподіваємось, це може допомогти вам розпочати з організації своїх електронних листів, щоб ви знали, що зачіпають волосся боси від вас більш ефективно.
