Å organisere og holde styr på mange e-postmeldinger på kontoret hver dag kan være en jobb for seg selv. I dag ser vi på å bruke fargekoder for å gjøre det lettere å identifisere meldingsemner og hvem som sender dem.
Denne funksjonen har vært tilgjengelig i Office 2007 fra begynnelsen, men vi dekket aldri den ennå, og det var noe jeg overså. Etter å ha lekt med det en stund, fant jeg imidlertid ut at det er en god måte å administrere mange e-postmeldinger jeg får hver dag. Her vil vi gå gjennom fargelegging av kontakter som sender meldinger, slik at de blir lettere å få øye på. Å kategorisere emnet i forskjellige fargegrupper ser ut til å hjelpe til med å holde ting rett.
Avsendere av fargekoder
Åpne Outlook og klikk for å markere meldingen du vil fargekode.
Gå til Verktøy og deretter Organiser.
Måter å organisere innboksen på, og du vil klikke Bruk farger. Nå kan du velge fargen du vil knytte til kontakten. Du kan også velge en bestemt farge for meldinger som sendes til bare deg, som er nyttig som en måte å skille mellom gruppe- og personlige meldinger.
Her er et eksempel på hva som kan gjøres med fargene. Du vil kanskje bare lage et par farger for den viktigste avsenderen, men jeg gikk litt overbord med dette eksemplet.
Fargekategorier
En annen nyttig måte å organisere meldingene visuelt på er å legge til fargekategorier i dem. Du kan tilpasse hvilke e-postemner som er relatert til hver fargekategori.
Meldingen vil ha kategorien fargelinje over toppen, og du kan høyreklikke på linjen for å endre fargen.
Du kan også høyreklikke på en melding under Kategori-delen for å endre kategorien.
Du kan gi nytt navn til hver kategori til det som er fornuftig for deg.
Det kan være lurt å lage en ny kategori for forskjellige e-poster. Gå til Handlinger \ Kategoriser og Alle kategorier.
I fargekategoriskjermen klikker du på Ny og gir kategorien et navn og en farge, du kan også tilordne en hurtigtast til den også.
Nå kan du sortere gjennom e-postmeldingene dine basert på typen kategori de er i.
Hvis du raskt vil kunne se på e-posten din for å få en ide om hva som er der, kan det være nyttig å bruke fargekategorier. Forhåpentligvis kan dette komme i gang med å organisere e-postene dine, slik at du vet hva de spisshårede sjefene vil at du skal gjøre mer effektivt.
