Organizar e controlar vários e-mails no escritório todos os dias pode ser um trabalho em si. Hoje, examinamos o uso de códigos de cores para facilitar a identificação dos assuntos das mensagens e de quem os está enviando.
Esse recurso está disponível no Office 2007 desde o início, mas nunca o cobrimos ainda, e foi algo que esqueci. Depois de brincar um pouco com ele, no entanto, descobri que é uma boa maneira de gerenciar a multidão de e-mails que recebo todos os dias. Aqui, iremos colorir os contatos que estão enviando mensagens para que sejam mais fáceis de identificar. Também categorizar o assunto em grupos de cores diferentes parece ajudar a manter as coisas em ordem.
Remetentes de código de cores
Abra o Outlook e clique para realçar a mensagem que deseja codificar com cores.
Vá para Ferramentas e Organizar.
Maneiras de organizar a caixa de entrada abre e você deseja clicar em Usando cores. Agora você pode selecionar a cor que deseja associar a esse contato. Você também pode escolher uma cor específica para mensagens enviadas apenas para você, o que é útil como uma forma de distinguir entre mensagens de grupo e pessoais.
Aqui está um exemplo do que pode ser feito com as cores. Você pode querer criar apenas algumas cores para o remetente mais importante, porém, exagerei um pouco com este exemplo.
Categorias de cores
Outra maneira útil de organizar visualmente suas mensagens é adicionar categorias de cores a elas. Você pode personalizar quais assuntos de email estão relacionados a cada categoria de cor.
A mensagem terá a barra de cores da categoria na parte superior e você pode clicar com o botão direito na barra para alterar a cor.
Você também pode clicar com o botão direito em uma mensagem na seção Categorias para alterar a categoria.
Você pode renomear cada categoria para o que fizer sentido para você.
Você pode querer criar uma nova categoria para diferentes e-mails. Vá para Ações \ Categorizar e Todas as categorias.
Na tela Categorias de cores, clique em Novo e dê um nome e uma cor à categoria. Você também pode atribuir um atalho de teclado a ela.
Agora você pode classificar suas mensagens de e-mail com base no tipo de categoria em que estão.
Se você deseja ver rapidamente seu e-mail para ter uma ideia do que ele contém, o uso de categorias de cores pode ser útil. Espero que isso ajude você a organizar seus e-mails para que saiba o que os chefes de cabelos pontudos querem que você faça de maneira mais eficaz.
