Att kunna dela dokument för att samarbeta är en ovärderlig, diskret förmåga i dagens kontorsapplikationer . Apples iWork-kontorsvit är inte annorlunda, vilket inkluderar möjligheten att dela inte bara från OS X utan också iCloud.
Idag diskuterar vi hur man delar iWork-dokument inklusive sidor, siffror och Keynote-filer. En av de trevliga sakerna med att kunna dela iWork-dokument är att du inte behöver använda OS X för att göra det. Apple ger den som registrerar sig för ett iCloud-konto den möjligheten.
När du skapar eller öppnar ett iWork-dokument på iCloud.com ser du delningssymbolen längst upp till höger i verktygsfältet (markerat med rött).
Genom att klicka på den här knappen öppnas en delningsdialogruta där du kan ge alla som har länken (och lösenordet, om du väljer att lägga till en), redigering eller enkla visningsbehörigheter.
När du väl har delat har du möjlighet att skicka länken till dokumentet via e-post till alla du vill samarbeta med. Du kan fortfarande lägga till ett lösenord eller sluta dela dokumentet.
Om du är OS X-användare är det enkelt att dela dokument direkt från alla iWork-applikationer. Dessutom, dessa dokument synkroniseras (eller bör) automatiskt med iCloud så igen, du kan samarbeta med alla som har länken.
För att dela från iWork för OS X, klicka på delningsknappen längst upp till höger i det övre verktygsfältet. Välj "Dela länk via iCloud".
Precis som på iCloud har du möjlighet att ändra behörigheten från "Tillåt redigering" till "Endast visning". Återigen kan du också lägga till ett lösenord om du vill ha den extra säkerhetsnivån.
Dessutom har du ett antal alternativ att dela dokumentet genom.
Om du redan har delat ett dokument kan du visa delningsinställningarna och vid behov göra ändringar.
Här är till exempel ett dokument som vi har delat, vilket möjliggör redigering. Som med delning från iCloud har du samma alternativ. Återigen kan du lägga till ett lösenord när du har delat (se till att du berättar för någon du redan har delat det med), ändrat behörigheterna eller slutat dela helt.
Och genom att klicka på delningsikonen bredvid länken visas alla sätt på vilka du kan sprida dokumentet.
Tyvärr, och detta är en ganska stor varning, kan du inte spåra ändringar i dokumentet och samarbeta (redigera) samtidigt.
Det verkar som om det kan vara ett ganska stort problem när det gäller äkta samarbete. Om du delar ett dokument med flera andra författare, och alla gör ändringar, verkar det självklart att man kanske vill kunna spåra ändringar som andra författare gör.
RELATERAD: Så här synkroniserar du kontakter, påminnelser och mer med iCloud
Ändå är det trevligt att du kan dela iWork-dokument så enkelt, och inte bara bland andra Mac-användare utan med alla som har ett iCloud-konto.
Delningsproceduren är densamma oavsett om du använder Pages, Numbers eller Keynote, så när du först vet hur du gör det med en kommer du att dela andra på nolltid alls.
