Google Docs har inte det röriga bandet fullt av funktioner som du hittar i Microsoft Office, men det har en hel del användbara knep i ärmen. Du kanske aldrig hittar dessa funktioner om du inte letar efter dem.
Google’s webbaserad kontorssvit har mognat genom åren och erbjuder nu allt från offlineåtkomst till tredje parts tilläggsstöd. Det är fortfarande en lättanvänd kontorssvit som fungerar överallt med utmärkta samarbetsfunktioner i realtid.
Aktivera offlineåtkomst
Google Docs can arbeta offline . Detta gör att du kan skapa nya dokument, fortsätta arbeta med aktuella dokument och till och med bara visa dina dokument medan du inte har en internetanslutning. När du ansluter till Internet igen synkroniseras dina ändringar online.
Den här funktionen kräver Google Chrome, så den fungerar på Windows, Linux, Mac OS X och Chromebooks. För att ställa in detta, öppna webbplatsen Google Drive , klicka på kugghjulsknappen längst upp till höger på webbplatsen och klicka på Inställningar. I rutan Allmänt, se till att alternativet "Synkronisera ditt arbete till den här datorn så att du kan redigera offline" är aktiverat och klicka på Klar. Om du vill använda Google Dokument offline är det bara att gå tillbaka till webbplatsen Google Drive i Chrome när du inte har en internetanslutning.
Samarbeta i realtid
RELATERAD: Hur man samarbetar om dokument över Internet
Google Docs har bättre samarbetsfunktioner än skrivbordsversionen av Microsoft Office. Du kan samarbeta i realtid, och alla som har tillgång till dokumentet kan redigera det på en gång. Du ser andras markörer i dokumentet och kan se dem skriva i realtid.
Klicka på Arkiv> Dela för att börja dela dokumentet. Du kan bjuda in enskilda personer via deras e-postadresser eller låta alla med en speciell länk till dokumentet redigera det.
Delning handlar inte bara om redigering - med funktionen Dela kan du dela ett dokument med en eller flera personer så att de kan se det. De har alltid den senaste kopian, så det kan vara bekvämare än att skicka en fil via e-post. Du kan också ge människor möjlighet att lämna kommentarer till ett dokument så att du kan få deras input utan att de kan ändra ditt dokument.
Publicera ett dokument
Med Google Dokument kan du snabbt publicera ett dokument online. Klicka bara på Arkiv> Publicera på webben och klicka på knappen Starta publicering. Du får en offentlig länk till dokumentet i publicerad form så att du kan dela det med andra så att de kan se det. Du behöver inte vara värd för dokumentet på dina egna servrar någonstans.
Denna funktion är skild från delningsfunktionen. När ett dokument publiceras kan alla med länken se det. När den delas kan den bara delas med en handfull människor. När människor får åtkomst till ett delat dokument ser de Google Docs-redigeraren. När de öppnar ett publicerat dokument ser de dokumentet som en vanlig webbsida.
Gå till Nästa skrivfel / föregående skrivfel
För snabb korrigering av misstag, använd Ctrl + ‘kortkommando för att gå till nästa typsnitt i det aktuella dokumentet och Ctrl +; för att gå till föregående skrivfel. Detta gör att du snabbt kan korrigera skrivfel utan att bläddra igenom det aktuella dokumentet och leta efter de röda understrykningarna.
Google Docs fick också nyligen en stavningskontrollfunktion som gör att du snabbt kan bläddra igenom problemen i ett aktuellt dokument, en funktion som den saknade länge - klicka bara på Verktyg> Stavningskontroll för att använda den.
Sök efter och infoga länkar
Google Dokument innehåller kraften i Googles sökning för att hjälpa dig att enkelt infoga länkar i ditt nuvarande dokument. I stället för att öppna en ny webbläsarflik och söka efter en sida som du vill länka, kan du söka direkt från länkdialogen. För att göra detta, klicka på alternativet Infoga> Länk. Skriv en sökning i dialogrutan så visar Google sidor som matchar din sökning - klicka på en för att skapa en länk till den valda adressen.
Konfigurera dina textformat
I stället för att manuellt formatera varje bit text i ditt dokument, bör du istället formatera din text med hjälp av stilar. Detta innebär att du, i stället för att ställa in alla dina rubriker till en viss typsnittstorlek och fet text, bara klickar på stilrutan och ställer in dem på "Rubrik 1"
Du kan också enkelt redigera teckensnittsinställningarna som används för olika stilar. Formatera först lite text för att använda den typ av formatering du vill använda för en stil. Markera den texten, klicka på stilrutan högst upp på skärmen och klicka på pilen till höger om den stil du vill ändra. Klicka på "Uppdatera" Style Name "för att matcha" och den stilen använder nu den typ av formatering du valt.
För att spara dessa anpassade stilar och använda dem i andra dokument, klicka på Alternativ-menyn längst ner i listan här och välj "Spara som min standardformat."
Hantera din personliga ordbok
Om Google Docs tycker att ett ord är ett stavfel men du vet att det är korrekt kan du högerklicka på det understrukna ordet och välja Lägg till i personlig ordlista. Du kan sedan klicka på Verktyg> Personlig ordlista och redigera listan med ord i din personliga ordlista. Om du av misstag lägger till ett felstavat ord i den här listan måste du ta bort det härifrån innan Google varnar dig för det igen.
Det här alternativet är en ganska ny funktion - tidigare tillåter Google Docs dig inte att ta bort ord som du har lagt till i den här listan. Du kanske vill se listan och se till att du av misstag inte lagt till felaktiga ord i listan tidigare.
Kopiera och klistra in med webb Urklipp
Google Docs har en webbklippfunktion som den delar över Google Docs, Sheets och Slides. Detta urklipp är kopplat till ditt Google-konto, så det följer dig på alla datorer du använder. Till skillnad från ditt standardklipp ur operativsystemet kan webbklippstavlan innehålla flera objekt. Urklipp stöder, text, bilder, ritningar och andra bitar av data från Google-dokument.
För att använda den här funktionen väljer du lite text, klickar på Redigera, använder menyn Web Clipboard. Detta är det bästa sättet att kopiera vissa typer av data, till exempel ritningar, mellan olika typer av Google-dokument. Objekt som du sparar på ditt webbklipp raderas efter 30 dagar om du inte interagerar med dem.
Använd forskningsverktyget
Google Docs innehåller ett sidofält som är utformat för forskning - öppna det genom att klicka på Verktyg> Forskning. I det här sidofältet kan du söka efter bilder, citat och webbresultat så att du enkelt kan infoga dem i ett dokument. Det gör det också enkelt att söka efter akademiska studier och snabbt infoga lämpliga fotnoter eller citat för MLA, APA eller Chicago citatformat. Du kan också snabbt infoga citat till webbresultat - det kan vara ett enkelt sätt att bygga en bibliografi för en skolpapper.
Installera tillägg
Tillägg är en ganska ny funktion. Dessa är programvaror från tredje part som tillverkats med Google Apps Script. Du kan installera dem genom att klicka på Verktyg> Hantera tillägg. De kan sedan användas från tilläggsmenyn.
Du kan till exempel installera en tilläggsbok för tesaurus som låter dig välja vilket ord som helst och klicka på Tillägg> Tesaurus> Sök synonymer för valt ord för att visa synonymer medan du skriver ett dokument. Andra tillägg inkluderar en enkel skapare av bibliografi, diagramverktyg och generator för innehållsförteckning.
Google Docs har också fler knep i ärmen. Menyn Arkiv> Ladda ner som är särskilt användbar, så att du kan ladda ner ditt dokument i många olika format. Du kan ladda ner den som en PDF eller ett Microsoft Office-dokument om du behöver skicka eller skicka dokumentet i ett specifikt filformat.
