गूगल दस्तावेज आपके पास Microsoft Office में पाई जाने वाली सुविधाओं से भरी हुई रिबन नहीं है, लेकिन इसकी आस्तीन में कुछ उपयोगी ट्रिक्स हैं। जब तक आप उनकी तलाश नहीं करेंगे, आपको ये सुविधाएँ कभी नहीं मिल सकती हैं।
गूगल की वेब-आधारित कार्यालय सुइट पिछले कुछ वर्षों में परिपक्व हुआ है और अब यह ऑफलाइन एक्सेस से लेकर थर्ड-पार्टी ऐड-ऑन सपोर्ट तक सब कुछ उपलब्ध कराता है। यह अभी भी एक आसान उपयोग वाला कार्यालय सुइट है जो हर जगह उत्कृष्ट वास्तविक समय सहयोग सुविधाओं के साथ काम करता है।
ऑफ़लाइन पहुँच सक्षम करें
Google डॉक्स कर सकते हैं ऑफलाइन काम करें । इससे आप नए दस्तावेज़ बना सकते हैं, वर्तमान दस्तावेज़ों पर काम करना जारी रख सकते हैं, और यहां तक कि इंटरनेट कनेक्शन होने के दौरान भी अपने दस्तावेज़ों को केवल देख सकते हैं। जब आप फिर से इंटरनेट से जुड़ेंगे, तो आपके परिवर्तन ऑनलाइन सिंक्रनाइज़ हो जाएंगे।
इस सुविधा के लिए Google Chrome की आवश्यकता होती है, इसलिए यह Windows, Linux, Mac OS X और Chromebook पर काम करता है। इसे सेट करने के लिए, खोलें Google ड्राइव वेबसाइट , साइट के ऊपरी-दाएँ कोने में गियर बटन पर क्लिक करें, और सेटिंग्स पर क्लिक करें। सामान्य फलक पर, "अपने काम को इस कंप्यूटर पर सिंक करें ताकि आप ऑफ़लाइन संपादन कर सकें" विकल्प को सक्षम करें, और संपन्न पर क्लिक करें। ऑफ़लाइन होने के दौरान Google डॉक्स का उपयोग करने के लिए, Chrome में Google ड्राइव वेबसाइट पर तभी वापस लौटें जब आपके पास इंटरनेट कनेक्शन न हो।
वास्तविक समय में सहयोग करें
सम्बंधित: कैसे इंटरनेट पर दस्तावेजों पर सहयोग करने के लिए
Google डॉक्स बेहतर है सहयोग सुविधाएँ Microsoft Office के डेस्कटॉप संस्करण की तुलना में। आप वास्तविक समय में सहयोग कर सकते हैं, और दस्तावेज़ तक पहुंच वाले हर कोई इसे एक बार में संपादित करने में सक्षम होगा। आप दस्तावेज़ में अन्य लोगों के अभिशापों को देखेंगे और उन्हें वास्तविक समय में देख सकते हैं।
दस्तावेज़ साझा करना शुरू करने के लिए फ़ाइल> शेयर पर क्लिक करें। आप अपने ईमेल पते के द्वारा अलग-अलग लोगों को आमंत्रित कर सकते हैं या किसी विशेष दस्तावेज़ के साथ किसी को भी इसे संपादित करने की अनुमति दे सकते हैं।
साझा करना केवल संपादन के बारे में नहीं है - साझा सुविधा आपको एक या अधिक लोगों के साथ दस्तावेज़ साझा करने की अनुमति दे सकती है ताकि वे इसे देख सकें। उनके पास हमेशा सबसे हाल की प्रति होती है, इसलिए यह फ़ाइल ईमेल करने से अधिक सुविधाजनक हो सकती है। आप लोगों को एक दस्तावेज़ पर टिप्पणी छोड़ने की क्षमता भी दे सकते हैं ताकि आप अपने दस्तावेज़ को संशोधित करने की अनुमति के बिना उनका इनपुट प्राप्त कर सकें।
एक दस्तावेज़ प्रकाशित करें
Google डॉक्स आपको दस्तावेज़ को ऑनलाइन प्रकाशित करने की अनुमति देता है। बस फ़ाइल> वेब पर प्रकाशित करें और प्रकाशन प्रकाशन बटन पर क्लिक करें। आप दस्तावेज़ को प्रकाशित रूप में एक सार्वजनिक लिंक प्राप्त करेंगे, ताकि आप इसे अन्य लोगों के साथ साझा कर सकें और वे इसे देख सकें। आपको कहीं अपने स्वयं के सर्वर पर दस्तावेज़ की मेजबानी नहीं करनी है।
यह फीचर शेयरिंग फीचर से अलग है। जब कोई दस्तावेज़ प्रकाशित होता है, तो लिंक वाला कोई भी इसे देख सकता है। जब इसे साझा किया जाता है, तो इसे केवल कुछ मुट्ठी भर लोगों के साथ साझा किया जा सकता है। जब लोग एक साझा दस्तावेज़ का उपयोग करते हैं, तो वे Google डॉक्स संपादक देखेंगे। जब वे किसी प्रकाशित दस्तावेज़ तक पहुँचते हैं, तो वे दस्तावेज़ को एक विशिष्ट वेब पेज के रूप में देखते हैं।
अगला टाइपो / पिछला टाइपो पर जाएं
गलतियों के त्वरित सुधार के लिए, वर्तमान दस्तावेज़ में अगले टाइपो में जाने के लिए Ctrl + correction कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें और Ctrl +; पिछले टाइपो में जाने के लिए। यह आपको मौजूदा दस्तावेज़ के माध्यम से स्क्रॉल किए बिना टाइपो को जल्दी ठीक करने और उन लाल अंडरलाइनों की तलाश करने की अनुमति देता है।
Google डॉक्स ने हाल ही में एक स्पेल चेक सुविधा भी प्राप्त की है जो आपको वर्तमान दस्तावेज़ में समस्याओं के माध्यम से जल्दी से स्किम करने की अनुमति देता है, एक सुविधा जिसकी इसमें लंबे समय से कमी थी - बस इसका उपयोग करने के लिए टूल्स> स्पेल चेक पर क्लिक करें।
लिंक्स खोजें और डालें
Google डॉक्स Google खोज की शक्ति को आसानी से आपके वर्तमान दस्तावेज़ में लिंक सम्मिलित करने में आपकी सहायता करता है। नया ब्राउज़र टैब खोलने और उस पृष्ठ की खोज करने के लिए जिसे आप लिंक करना चाहते हैं, आप लिंक डायलॉग से सही खोज सकते हैं। ऐसा करने के लिए, सम्मिलित करें> लिंक विकल्प पर क्लिक करें। संवाद में एक खोज टाइप करें और Google आपकी खोज से मेल खाने वाले पृष्ठों को प्रदर्शित करेगा - चयनित पते का लिंक बनाने के लिए एक पर क्लिक करें।
अपने पाठ शैलियों को कॉन्फ़िगर करें
अपने दस्तावेज़ में प्रत्येक बिट को मैन्युअल रूप से फ़ॉर्मेट करने के बजाय, आपको इसके बजाय शैलियों का उपयोग करके अपने पाठ को प्रारूपित करना चाहिए। इसका मतलब है कि, एक निश्चित फ़ॉन्ट आकार और बोल्ड टेक्स्ट के लिए अपने सभी हेडलाइन सेट करने के बजाय, आपको बस स्टाइल बॉक्स पर क्लिक करना चाहिए और उन्हें "हेडिंग 1." पर सेट करना चाहिए।
आप विभिन्न शैलियों के लिए उपयोग की जाने वाली फ़ॉन्ट सेटिंग्स को भी आसानी से संपादित कर सकते हैं। सबसे पहले, एक शैली के लिए आप जिस स्वरूपण का उपयोग करना चाहते हैं, उसके प्रकार का उपयोग करने के लिए कुछ पाठ को प्रारूपित करें। उस पाठ का चयन करें, स्क्रीन के शीर्ष पर शैली बॉक्स पर क्लिक करें, और उस शैली के दाईं ओर तीर पर क्लिक करें जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं। "अपडेट Name स्टाइल नेम टू मैच" विकल्प पर क्लिक करें और वह शैली अब आपके द्वारा चयनित स्वरूपण के प्रकार का उपयोग करेगी।
इन अनुकूलित शैलियों को सहेजने और उन्हें अन्य दस्तावेज़ों में उपयोग करने के लिए, सूची के नीचे स्थित विकल्प मेनू पर क्लिक करें और "मेरी शैली के रूप में सहेजें" का चयन करें।
अपने व्यक्तिगत शब्दकोश का प्रबंधन करें
यदि Google डॉक्स को लगता है कि एक शब्द एक टाइपो है, लेकिन आप इसे सही जानते हैं, तो आप अंडरलाइन शब्द पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और Add to personal dictionary को चुन सकते हैं। फिर आप टूल> पर्सनल डिक्शनरी पर क्लिक कर सकते हैं और अपने व्यक्तिगत शब्दकोश में शब्दों की सूची को संपादित कर सकते हैं। यदि आप गलती से इस सूची में कोई गलत शब्द जोड़ देते हैं, तो Google द्वारा आपको इसके बारे में चेतावनी देने से पहले आपको इसे यहां से हटाना होगा।
यह विकल्प एक हालिया विशेषता है - पहले, Google डॉक्स आपको इस सूची में जोड़े गए शब्दों को निकालने की अनुमति नहीं देगा। आप सूची को एक रूप देना चाहते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपने गलती से अतीत में सूची में गलत शब्द नहीं जोड़े हैं।
वेब क्लिपबोर्ड के साथ कॉपी और पेस्ट करें
Google डॉक्स में एक वेब क्लिपबोर्ड सुविधा है जो इसे Google डॉक्स, शीट्स और स्लाइड्स पर साझा करती है। यह क्लिपबोर्ड आपके Google खाते से संबद्ध है, इसलिए यह आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सभी कंप्यूटरों का अनुसरण करेगा। आपके मानक ऑपरेटिंग सिस्टम क्लिपबोर्ड के विपरीत, वेब क्लिपबोर्ड में कई आइटम हो सकते हैं। क्लिपबोर्ड Google दस्तावेजों से पाठ, चित्र, चित्र और डेटा के अन्य बिट्स का समर्थन करता है।
इस सुविधा का उपयोग करने के लिए, कुछ पाठ का चयन करें, संपादन पर क्लिक करें, वेब क्लिपबोर्ड मेनू का उपयोग करें। विभिन्न प्रकार के Google दस्तावेज़ों के बीच, कुछ प्रकार के डेटा, जैसे ड्रॉइंग को कॉपी करने का यह सबसे अच्छा तरीका है। आपके द्वारा अपने वेब क्लिपबोर्ड पर सहेजे गए आइटम 30 दिनों के बाद साफ़ हो जाएंगे यदि आप उनके साथ बातचीत नहीं करते हैं।
रिसर्च टूल का इस्तेमाल करें
Google डॉक्स में शोध के लिए डिज़ाइन किया गया एक साइडबार है - इसे टूल> रिसर्च पर क्लिक करके खोलें। यह साइडबार आपको छवियों, उद्धरणों और वेब परिणामों की खोज करने की अनुमति देता है ताकि आप आसानी से उन्हें एक दस्तावेज़ में सम्मिलित कर सकें। यह अकादमिक अध्ययनों के लिए खोज करना और एमएलए, एपीए, या शिकागो स्वच्छता प्रारूपों के लिए उपयुक्त फ़ुटनोट्स या उद्धरण सम्मिलित करना आसान बनाता है। आप जल्दी से वेब परिणामों के लिए उद्धरण सम्मिलित कर सकते हैं, यह भी - स्कूल के पेपर के लिए ग्रंथ सूची बनाने का एक आसान तरीका हो सकता है।
ऐड-ऑन स्थापित करें
ऐड-ऑन एक काफी नई सुविधा है। ये Google Apps Script के साथ बनाए गए सॉफ़्टवेयर के थर्ड-पार्टी बिट्स हैं। आप टूल> प्रबंधित ऐड-ऑन पर क्लिक करके उन्हें स्थापित कर सकते हैं। फिर उन्हें ऐड-ऑन मेनू से उपयोग किया जा सकता है।
उदाहरण के लिए, आप एक थिसॉरस ऐड-ऑन स्थापित कर सकते हैं जो आपको किसी भी शब्द का चयन करने और ऐड-ऑन> थिसॉरस पर क्लिक करने के लिए चुनता है। डॉक्यूमेंट लिखते समय समानार्थी शब्द देखने के लिए चयनित शब्द के पर्यायवाची खोजें। अन्य ऐड-ऑन में एक आसान ग्रंथ सूची निर्माता, आरेख उपकरण और सामग्री जनरेटर की तालिका शामिल है।
Google डॉक्स के पास अपनी आस्तीन पर भी अधिक तरकीबें हैं। फ़ाइल> मेनू के रूप में डाउनलोड विशेष रूप से उपयोगी है, जिससे आप अपने दस्तावेज़ को कई अलग-अलग स्वरूपों में डाउनलोड कर सकते हैं। यदि आप दस्तावेज़ को किसी विशिष्ट फ़ाइल स्वरूप में सबमिट करना या ईमेल करना चाहते हैं, तो आप इसे PDF या Microsoft Office दस्तावेज़ के रूप में डाउनलोड कर सकते हैं।
