Google Docs ไม่มีริบบิ้นที่รกรุงรังเต็มไปด้วยคุณสมบัติที่คุณจะพบใน Microsoft Office แต่มันมีกลเม็ดที่เป็นประโยชน์อยู่บ้าง คุณอาจไม่พบคุณสมบัติเหล่านี้เว้นแต่คุณจะไปหา
ของ Google ชุดสำนักงานบนเว็บ ครบกำหนดในช่วงหลายปีที่ผ่านมาและตอนนี้มีทุกอย่างตั้งแต่การเข้าถึงแบบออฟไลน์ไปจนถึงการสนับสนุนส่วนเสริมของบุคคลที่สาม ยังคงเป็นชุดสำนักงานที่ใช้งานง่ายซึ่งทำงานได้ทุกที่พร้อมคุณสมบัติการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ที่ยอดเยี่ยม
เปิดใช้งานการเข้าถึงแบบออฟไลน์
ที่เกี่ยวข้อง: ไม่มีค่าธรรมเนียมการอัพเกรดเพิ่มเติม: ใช้ Google เอกสารหรือ Office Web Apps แทน Microsoft Office
Google เอกสารสามารถ ทำงานออฟไลน์ . วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารใหม่ทำงานในเอกสารปัจจุบันต่อไปและแม้แต่เพียงแค่ดูเอกสารของคุณในขณะที่คุณไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เมื่อคุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้งการเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกซิงโครไนซ์ทางออนไลน์
คุณลักษณะนี้ต้องใช้ Google Chrome จึงทำงานได้บน Windows, Linux, Mac OS X และ Chromebooks ในการตั้งค่านี้ให้เปิด เว็บไซต์ Google Drive คลิกปุ่มเฟืองที่มุมขวาบนของไซต์แล้วคลิกการตั้งค่า ในบานหน้าต่างทั่วไปตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้ตัวเลือก“ ซิงค์งานของคุณกับคอมพิวเตอร์เครื่องนี้เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขแบบออฟไลน์” แล้วคลิกเสร็จสิ้น หากต้องการใช้ Google เอกสารขณะออฟไลน์เพียงกลับไปที่เว็บไซต์ Google ไดรฟ์ใน Chrome เมื่อคุณไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการทำงานร่วมกันบนเอกสารทางอินเทอร์เน็ต
Google เอกสารดีกว่า คุณสมบัติการทำงานร่วมกัน กว่า Microsoft Office เวอร์ชันเดสก์ท็อป คุณสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารจะสามารถแก้ไขได้ในครั้งเดียว คุณจะเห็นเคอร์เซอร์ของคนอื่นในเอกสารและสามารถดูพวกเขาพิมพ์แบบเรียลไทม์
คลิกไฟล์> แชร์เพื่อเริ่มแชร์เอกสาร คุณสามารถเชิญบุคคลแต่ละคนโดยใช้ที่อยู่อีเมลหรืออนุญาตให้ทุกคนที่มีลิงก์พิเศษไปยังเอกสารแก้ไขได้
การแชร์ไม่ได้เป็นเพียงแค่การแก้ไขเท่านั้นคุณลักษณะแชร์ช่วยให้คุณสามารถแชร์เอกสารกับบุคคลหนึ่งคนขึ้นไปเพื่อให้พวกเขาสามารถดูได้ พวกเขาจะมีสำเนาล่าสุดเสมอดังนั้นวิธีนี้อาจสะดวกกว่าการส่งไฟล์ทางอีเมล คุณยังสามารถให้คนอื่นสามารถแสดงความคิดเห็นในเอกสารเพื่อให้คุณสามารถรับข้อมูลที่พวกเขาป้อนได้โดยไม่ต้องอนุญาตให้พวกเขาแก้ไขเอกสารของคุณ
เผยแพร่เอกสาร
Google เอกสารช่วยให้คุณเผยแพร่เอกสารทางออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว เพียงคลิกไฟล์> เผยแพร่ทางเว็บแล้วคลิกปุ่มเริ่มการเผยแพร่ คุณจะได้รับลิงก์สาธารณะไปยังเอกสารในรูปแบบที่เผยแพร่เพื่อให้คุณสามารถแบ่งปันกับคนอื่น ๆ และพวกเขาสามารถดูได้ คุณไม่จำเป็นต้องโฮสต์เอกสารบนเซิร์ฟเวอร์ของคุณเองที่ไหนสักแห่ง
คุณลักษณะนี้แยกจากคุณลักษณะการแบ่งปัน เมื่อเผยแพร่เอกสารทุกคนที่มีลิงก์จะสามารถดูเอกสารได้ เมื่อแชร์แล้วจะแชร์ได้เพียงไม่กี่คน เมื่อผู้คนเข้าถึงเอกสารที่แชร์พวกเขาจะเห็นตัวแก้ไข Google เอกสาร เมื่อเข้าถึงเอกสารที่เผยแพร่พวกเขาจะเห็นเอกสารเป็นเหมือนหน้าเว็บทั่วไป
ไปที่ Next Typo / Previous Typo
หากต้องการแก้ไขข้อผิดพลาดอย่างรวดเร็วให้ใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl + ‘เพื่อไปยังการพิมพ์ผิดครั้งถัดไปในเอกสารปัจจุบันและ Ctrl + เพื่อไปยังการพิมพ์ผิดก่อนหน้านี้ วิธีนี้ช่วยให้คุณแก้ไขการพิมพ์ผิดได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเลื่อนดูเอกสารปัจจุบันและมองหาขีดเส้นใต้สีแดงเหล่านั้น
เมื่อเร็ว ๆ นี้ Google เอกสารได้รับคุณลักษณะการตรวจสอบการสะกดที่ช่วยให้คุณสามารถอ่านปัญหาในเอกสารปัจจุบันได้อย่างรวดเร็วซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ขาดหายไปเป็นเวลานานเพียงคลิกเครื่องมือ> ตรวจสอบการสะกดเพื่อใช้งาน
ค้นหาและแทรกลิงค์
Google เอกสารรวมพลังของการค้นหาของ Google เพื่อช่วยให้คุณแทรกลิงก์ลงในเอกสารปัจจุบันของคุณได้อย่างง่ายดาย แทนที่จะเปิดแท็บเบราว์เซอร์ใหม่และค้นหาหน้าที่คุณต้องการเชื่อมโยงคุณสามารถค้นหาได้ทันทีจากกล่องโต้ตอบลิงก์ ในการดำเนินการนี้ให้คลิกตัวเลือกแทรก> ลิงก์ พิมพ์คำค้นหาลงในกล่องโต้ตอบและ Google จะแสดงหน้าที่ตรงกับการค้นหาของคุณ - คลิกที่หนึ่งเพื่อสร้างลิงก์ไปยังที่อยู่ที่เลือก
กำหนดค่าลักษณะข้อความของคุณ
แทนที่จะจัดรูปแบบข้อความทุกบิตในเอกสารของคุณด้วยตนเองคุณควรจัดรูปแบบข้อความของคุณโดยใช้สไตล์แทน ซึ่งหมายความว่าแทนที่จะตั้งค่าหัวเรื่องทั้งหมดของคุณเป็นขนาดตัวอักษรและข้อความตัวหนาคุณควรคลิกที่ช่องลักษณะและตั้งค่าเป็น "หัวเรื่อง 1"
คุณยังสามารถแก้ไขการตั้งค่าแบบอักษรที่ใช้สำหรับสไตล์ต่างๆได้อย่างง่ายดาย ขั้นแรกจัดรูปแบบข้อความเพื่อใช้ประเภทการจัดรูปแบบที่คุณต้องการใช้สำหรับสไตล์ เลือกข้อความนั้นคลิกกล่องลักษณะที่ด้านบนสุดของหน้าจอแล้วคลิกลูกศรทางด้านขวาของสไตล์ที่คุณต้องการแก้ไข คลิกตัวเลือก "อัปเดต" ชื่อสไตล์ "เพื่อจับคู่" และตอนนี้สไตล์นั้นจะใช้ประเภทการจัดรูปแบบที่คุณเลือก
หากต้องการบันทึกสไตล์ที่กำหนดเองเหล่านี้และใช้ในเอกสารอื่น ๆ ให้คลิกเมนูตัวเลือกที่ด้านล่างของรายการที่นี่และเลือก“ บันทึกเป็นสไตล์เริ่มต้นของฉัน”
จัดการพจนานุกรมส่วนตัวของคุณ
หาก Google เอกสารคิดว่าคำหนึ่งพิมพ์ผิด แต่คุณรู้ว่าถูกต้องคุณสามารถคลิกขวาที่คำที่ขีดเส้นใต้แล้วเลือกเพิ่มในพจนานุกรมส่วนตัว จากนั้นคุณสามารถคลิกเครื่องมือ> พจนานุกรมส่วนตัวและแก้ไขรายการคำศัพท์ในพจนานุกรมส่วนตัวของคุณ หากคุณเพิ่มคำที่สะกดผิดในรายการนี้โดยไม่ได้ตั้งใจคุณจะต้องลบคำนั้นออกจากที่นี่ก่อนที่ Google จะเตือนคุณอีกครั้ง
ตัวเลือกนี้เป็นคุณลักษณะล่าสุด - ก่อนหน้านี้ Google เอกสารจะไม่อนุญาตให้คุณลบคำที่คุณเพิ่มในรายการนี้ คุณอาจต้องการดูรายชื่อและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ใส่คำที่ไม่ถูกต้องลงในรายการโดยไม่ได้ตั้งใจ
คัดลอกและวางด้วยคลิปบอร์ดของเว็บ
Google เอกสารมีคุณลักษณะคลิปบอร์ดของเว็บที่แชร์ใน Google เอกสารชีตและสไลด์ คลิปบอร์ดนี้เชื่อมโยงกับบัญชี Google ของคุณดังนั้นคลิปบอร์ดจะติดตามคุณในคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่คุณใช้ ซึ่งแตกต่างจากคลิปบอร์ดระบบปฏิบัติการมาตรฐานของคุณคลิปบอร์ดของเว็บสามารถมีได้หลายรายการ คลิปบอร์ดรองรับข้อความรูปภาพภาพวาดและข้อมูลอื่น ๆ จาก Google เอกสาร
ในการใช้คุณสมบัตินี้ให้เลือกข้อความบางส่วนคลิกแก้ไขใช้เมนูคลิปบอร์ดของเว็บ นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการคัดลอกข้อมูลบางประเภทเช่นภาพวาดระหว่างเอกสาร Google ประเภทต่างๆ รายการที่คุณบันทึกลงในคลิปบอร์ดของเว็บจะถูกล้างหลังจาก 30 วันหากคุณไม่โต้ตอบ
ใช้เครื่องมือวิจัย
Google เอกสารมีแถบด้านข้างที่ออกแบบมาสำหรับการค้นคว้า - เปิดโดยคลิกเครื่องมือ> การวิจัย แถบด้านข้างนี้ช่วยให้คุณค้นหารูปภาพใบเสนอราคาและผลการค้นหาเว็บเพื่อให้คุณสามารถแทรกลงในเอกสารได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังช่วยให้ค้นหาการศึกษาทางวิชาการได้ง่ายและใส่เชิงอรรถหรืออ้างอิงที่เหมาะสมสำหรับรูปแบบการอ้างอิง MLA, APA หรือ Chicago ได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถแทรกการอ้างอิงลงในผลการค้นหาเว็บได้อย่างรวดเร็วเช่นกันซึ่งอาจเป็นวิธีง่ายๆในการสร้างบรรณานุกรมสำหรับเอกสารของโรงเรียน
ติดตั้ง Add-on
ส่วนเสริมเป็นคุณลักษณะที่ค่อนข้างใหม่ ซอฟต์แวร์เหล่านี้เป็นบิตของบุคคลที่สามที่สร้างด้วย Google Apps Script คุณสามารถติดตั้งได้โดยคลิกเครื่องมือ> จัดการส่วนเสริม จากนั้นสามารถใช้งานได้จากเมนู Add-on
ตัวอย่างเช่นคุณสามารถติดตั้งโปรแกรมเสริม Thesaurus ที่ให้คุณเลือกคำใดก็ได้แล้วคลิก Add-ons> Thesaurus> Find Synonyms for Selected Word เพื่อดูคำพ้องความหมายในขณะที่เขียนเอกสาร ส่วนเสริมอื่น ๆ ได้แก่ ผู้สร้างบรรณานุกรมอย่างง่ายเครื่องมือสร้างไดอะแกรมและตัวสร้างสารบัญ
Google เอกสารมีกลเม็ดอื่น ๆ อีกมากมายเช่นกัน เมนูไฟล์> ดาวน์โหลดเป็นมีประโยชน์อย่างยิ่งช่วยให้คุณสามารถดาวน์โหลดเอกสารของคุณในรูปแบบต่างๆ คุณสามารถดาวน์โหลดเป็น PDF หรือเอกสาร Microsoft Office ได้หากคุณต้องการส่งหรือส่งเอกสารทางอีเมลในรูปแบบไฟล์เฉพาะ
