Google Docs har ikke det rotete båndet fullt av funksjoner du finner i Microsoft Office, men det har ganske mange nyttige triks i ermet. Du kan aldri finne disse funksjonene med mindre du ser etter dem.
Google nettbasert kontorsuite har modnet seg gjennom årene og tilbyr nå alt fra offline tilgang til tredjeparts tilleggsstøtte. Det er fortsatt en brukervennlig kontorpakke som fungerer overalt med utmerkede sanntids samarbeidsfunksjoner.
Aktiver tilgang uten nett
Google Dokumenter kan jobber offline . Dette lar deg lage nye dokumenter, fortsette å jobbe med gjeldende dokumenter, og til og med bare vise dokumentene dine mens du ikke har en internettforbindelse. Når du kobler til Internett igjen, blir endringene dine synkronisert online.
Denne funksjonen krever Google Chrome, så den fungerer på Windows, Linux, Mac OS X og Chromebooks. Åpne for å sette opp dette Google Drive-nettstedet , klikk på tannhjulsknappen øverst til høyre på nettstedet og klikk på Innstillinger. I ruten Generelt, sørg for at alternativet “Synkroniser arbeidet ditt med denne datamaskinen slik at du kan redigere frakoblet” er aktivert, og klikk på Ferdig. For å bruke Google Dokumenter uten nett, er det bare å gå tilbake til Google Disk-nettstedet i Chrome når du ikke har en internettforbindelse.
Samarbeid i sanntid
I SLEKT: Hvordan samarbeide om dokumenter over Internett
Google Docs har det bedre samarbeidsfunksjoner enn desktopversjonen av Microsoft Office. Du kan samarbeide i sanntid, og alle med tilgang til dokumentet vil kunne redigere det samtidig. Du ser andres markører i dokumentet og kan se dem skrive i sanntid.
Klikk på Fil> Del for å begynne å dele dokumentet. Du kan invitere enkeltpersoner etter e-postadressene deres eller la alle som har en spesiell lenke til dokumentet redigere det.
Deling handler ikke bare om redigering - Del-funksjonen kan tillate deg å dele et dokument med en eller flere personer slik at de kan se det. De har alltid den nyeste kopien, så dette kan være mer praktisk enn å sende en fil på e-post. Du kan også gi folk muligheten til å legge igjen kommentarer i et dokument, slik at du kan få innspill fra dem uten å la dem endre dokumentet.
Publiser et dokument
Google Docs lar deg raskt publisere et dokument på nettet. Bare klikk Fil> Publiser på nettet, og klikk deretter Start publiserings-knappen. Du vil motta en offentlig lenke til dokumentet i publisert form, slik at du kan dele det med andre, og de kan se det. Du trenger ikke å være vert for dokumentet på dine egne servere et sted.
Denne funksjonen er atskilt fra delingsfunksjonen. Når et dokument blir publisert, kan alle med lenken se det. Når den deles, kan den bare deles med en håndfull mennesker. Når folk får tilgang til et delt dokument, ser de Google Docs-redigereren. Når de får tilgang til et publisert dokument, ser de dokumentet som en vanlig webside.
Gå til Neste skrivefeil / Forrige skrivefeil
For rask korrigering av feil, bruk hurtigtasten Ctrl + ‘for å gå til neste skrivefeil i det gjeldende dokumentet og Ctrl +; for å gå til forrige skrivefeil. Dette lar deg raskt rette skrivefeil uten å bla gjennom det gjeldende dokumentet og se etter de røde understrekningene.
Google Docs fikk også nylig en stavekontrollfunksjon som lar deg raskt bla gjennom problemene i et gjeldende dokument, en funksjon den manglet i lang tid - bare klikk på Verktøy> Stavekontroll for å bruke den.
Søk etter og sett inn lenker
Google Dokumenter inneholder kraften i Google-søk for å hjelpe deg med å enkelt sette inn lenker i det nåværende dokumentet. I stedet for å åpne en ny nettleserfane og søke etter en side du vil koble til, kan du søke rett fra koblingsdialogen. For å gjøre dette, klikk Sett inn> Link-alternativet. Skriv inn et søk i dialogboksen, og Google vil vise sider som samsvarer med søket ditt - klikk på en for å opprette en lenke til den valgte adressen.
Konfigurer tekststiler
I stedet for manuelt å formatere hver tekstbit i dokumentet, bør du formatere teksten din ved hjelp av stiler i stedet. Dette betyr at i stedet for å sette alle overskriftene til en viss skriftstørrelse og fet tekst, bør du bare klikke på stilboksen og sette dem til "Overskrift 1".
Du kan også enkelt redigere skriftinnstillingene som brukes til forskjellige stiler. Først må du formatere litt tekst for å bruke formateringstypen du vil bruke til en stil. Velg den teksten, klikk stilboksen øverst på skjermen, og klikk pilen til høyre for stilen du vil endre. Klikk på “Oppdater‘ Style Name ’to Match” -alternativet, og den stilen bruker nå formattypen du valgte.
For å lagre disse tilpassede stilene og bruke dem i andre dokumenter, klikk Alternativer-menyen nederst i listen her og velg "Lagre som standardstiler."
Administrer din personlige ordbok
Hvis Google Docs mener at et ord er en skrivefeil, men du vet at det er riktig, kan du høyreklikke på det understrekede ordet og velge Legg til i personlig ordbok. Du kan deretter klikke Verktøy> Personlig ordbok og redigere listen over ord i din personlige ordbok. Hvis du ved et uhell legger til et feilstavet ord i denne listen, må du fjerne det herfra før Google advarer deg om det igjen.
Dette alternativet er en ganske nylig funksjon. Tidligere tillot ikke Google Dokumenter deg å fjerne ord du la til i denne listen. Det kan være lurt å gi listen et blikk og sørge for at du ikke tilfeldigvis ikke la til feil ord i listen tidligere.
Kopier og lim inn med nettutklippstavlen
Google Docs har en nettutklippstavlefunksjon den deler på tvers av Google Docs, Sheets og Slides. Dette utklippstavlen er tilknyttet Google-kontoen din, så den vil følge deg på tvers av alle datamaskinene du bruker. I motsetning til ditt standard utklippstavle for operativsystem, kan nettutklippstavlen inneholde flere elementer. Utklippstavlen støtter, tekst, bilder, tegninger og andre biter av data fra Google-dokumenter.
For å bruke denne funksjonen, velg litt tekst, klikk Rediger, bruk menyen Web Clipboard. Dette er den beste måten å kopiere noen typer data, for eksempel tegninger, mellom forskjellige typer Google-dokumenter. Elementer du lagrer på utklippstavlen på nettet slettes etter 30 dager hvis du ikke kommuniserer med dem.
Bruk forskningsverktøyet
Google Dokumenter inneholder et sidefelt designet for undersøkelser - åpne det ved å klikke Verktøy> Forskning. Dette sidefeltet lar deg søke etter bilder, sitater og nettresultater, slik at du enkelt kan sette dem inn i et dokument. Det gjør det også enkelt å søke etter akademiske studier og raskt sette inn passende fotnoter eller sitater for MLA, APA eller Chicago sitatformater. Du kan også raskt sette inn sitater i nettresultater - det kan være en enkel måte å lage en bibliografi for en skolepapir på.
Installer tillegg
Tillegg er en ganske ny funksjon. Dette er tredjeparts programvare laget med Google Apps Script. Du kan installere dem ved å klikke Verktøy> Administrer tillegg. De kan deretter brukes fra tilleggsmenyen.
For eksempel kan du installere et synonymtillegg som lar deg velge hvilket som helst ord og klikke på tillegg> synonymordbok> Finn synonymer for valgt ord for å se synonymer mens du skriver et dokument. Andre tillegg inkluderer en enkel bibliografioppretter, diagramverktøy og innholdsgenerator.
Google Docs har også flere triks i ermet. Filen> Last ned som-menyen er spesielt nyttig, slik at du kan laste ned dokumentet i mange forskjellige formater. Du kan laste den ned som en PDF eller et Microsoft Office-dokument hvis du trenger å sende inn eller sende dokumentet i et bestemt filformat.
